Die Software speichert und verwaltet alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter in einer einzigen digitalen Akte, sodass alle personenbezogenen Daten für die Sachbearbeiter online direkt und vollständig zugänglich sind. Der Zugang zur digitalen Personalakte kann über Rechtefreigaben für unterschiedliche Benutzergruppen gesichert und der Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumentenarten beschränkt werden. Die einfache Handhabung macht es den HR-Mitarbeitern bei Thales leicht, mit der Lösung zu arbeiten. Vorschaubilder gestatten beispielsweise ein einfaches, virtuelles Durchblättern der Dokumente, und eine Listenansicht gewährt eine schnelle Orientierung und einen Gesamteindruck über den Mitarbeiter.

Der Archivraum ist out

Von Lenthe freut sich über die Erfolge der Digitalisierung: „Unsere HR-Prozesse sind in jedem Fall einfacher geworden. Es gibt kein Laufen zu den Archivräumen mehr und auch kein Ablegen in Papierakten. Viel erledigen wir heute einfach per Einscannen.“ Dabei zahlt sich auch die Desktop-Integration der neuen digitalen Personalakte aus. „Relevante E-Mails können wir zum Beispiel heute direkt in der digitalen Akte ablegen, ohne Medienbruch“, sagt Richter. Dabei muss die neue Lösung ein riesiges Spektrum unterschiedlicher Arbeitsverträge abbilden: „Da gibt es normale Mitarbeiter, tarifliche Mitarbeiter, außertarifliche Mitarbeiter“, erläutert Richter, „die Zahl an Varianten ist wirklich groß.“ Dennoch war der Schulungsbedarf überschaubar. „Wir versorgen unsere Anwender aus dem HR-Bereich mit Präsentationen und umfassenden User Guides“, so Richter, „aber das passiert innerhalb von nur zwei mal zwei Stunden.“ Von Lenthe pflichtet ihm bei: „Im Grunde läuft das total von selbst.“ Im Großen und Ganzen komme Thales Deutschland auch ohne Support aus. Es könne schon einmal passieren, dass der Storage-Speicher volllaufe, und selten gebe es vielleicht ein Problem mit Dokumentformaten, so von Lenthe. „Wenn wir noch Kontakt mit Forcont haben, dann eher wegen der Escriba-Schnittstelle, wegen Mengenaufträgen“, sagt sie. Ein großer Vorzug sei es, so Richter, nicht in Tickets gepresst zu werden: „Wir fühlen uns sehr gut aufgehoben – bei anderen externen Dienstleistern erleben wir das in dieser Form nicht.“

Die nächste Ausbaustufe der Digitalisierung erreicht

Der erste große Digitalisierungsschritt ist in der HR-Abteilung von Thales Deutschland jedenfalls gelungen: Das Allermeiste ist nun digitalisiert. „Unter vielen Dokumenten haben wir jetzt gescannte elektronische Unterschriften“, sagt Richter. „Nur seinen Arbeitsvertrag muss ein Mitarbeiter noch von Hand unterzeichnen.“

Mittlerweile haben von Lenthe und Richter schon die nächste Ausbaustufe erreicht. Im Sommer 2018 wurde in der Thales Gruppe weltweit das cloudbasierte Human Capital Management System Workday eingeführt, auf welches Mitarbeiter und Führungskräfte zugreifen können, um ihre persönlichen Daten einzusehen oder Prozesse anzustoßen. Um bestehende Prozesse in Verbindung mit der digitalen Personalakte nicht zu beeinflussen, war eine tiefgreifende Integration zwischen Workday und SAP nötig. Perspektivisch sollen sämtliche Prozesse, die mit einer Dokumentenerstellung in Verbindung stehen, nach Workday migriert werden, so dass erzeugte Mitarbeiter-Dokumente direkt von Workday in die bestehende Personalakte einfließen können. Dies wird aber erst in weiteren Ausbaustufen realisiert werden können.

„Eines steht jedoch fest: Nach den positiven Erfahrungen werden wir unsere digitale Personalakte jedenfalls behalten“, sagt von Lenthe.

Thomas Möller, freier Redakteur aus Offenbach / ag