Den Druckprozess gewinnen

Modernes Document-Output-Management (DOM) versteht sich als unternehmensweite Schaltzentrale für die Vertei- lung von Informationen an alle Prozessbeteiligten. Das können sowohl Funktionen im eigenen Haus als auch externe Partner wie Kunden und Lieferanten sein. Damit ist es gerechtfertigt, von einer verfahrensintegrierten Dokumentenlogistik zu sprechen.

Für eine prozessorientierte Nutzung von Ausgabediensten ist die Strukturierung und Zuordnung von Dokumenten eine notwendige Voraussetzung. Die wird in der Regel durch PLM-, PDM-, DMS- oder ERP-Systeme abgebildet. Typische Strukturierungsmerkmale sind Stücklisten, Baugruppen, Technische Plätze, Bemusterungen oder Änderungsprozesse. Neben anderen Objekten lassen sich diesen Strukturen auch dateibasierte Objekte wie Zeichnungen, Berechnungen, Vorschriften oder Spezifikationen zuordnen. Die genannten Ordnungssysteme beziehungsweise Arbeitsumgebungen bilden damit entlang des Produktentstehungsprozesses geregelt alle Informationen und Beziehungen ab, die für eine Recherchierbarkeit und die betriebliche Weiternutzung erforderlich sind.

Für die Dokumentenverteilung innerhalb des Engineeringprozesses schafft das Ausgabemanagement die systemunabhängige Plattform zur Verteilung von Unterlagen. Ad-hoc erfolgen Drucke aus Anwendungen wie CAD- oder FEM-Systemen oder die Bereitstellung von Unterlagenpaketen für eine Weiterverteilung. Außerdem verfügt ein modernes Output-Management über Zusatzoptionen zur Pflege und Dokumentation von anspruchsvollen Verteilprozessen. Dazu gehören dokument- und prozessbezogene Verfahren und die Einrichtung von Empfängerdefinitionen und Verteilmappen. Für den Dokumentenaustausch auf Großbaustellen und im Anlagenbau kann dies bis zur Abbildung von ausgefeilten Transmittal-Verfahren gehen. Im regulierten Umfeld, also der Medizinaltechnik sind oft Zusatzfunktionen für die Visualisierung von Freigabe- und Signatur- verfahren gefordert.

Die weitaus häufigere Nutzung von Dokumenten findet jedoch nicht während der Konstruktionsphase statt, sondern danach. Und das dauerhaft während des kompletten Lebenszyklusses eines Produktes. In der Regel lassen sich diese betrieblichen Abläufe in die Prozesse Fertigung, Beschaffung und Instandhaltung unterteilen. In vielen Branchen bilden diese Schritte die Basis der wesentlichen betrieblichen Abläufe. Und die Verfahren benötigen in den meisten Fällen Dokumente aus der Konstruktion. Hier spielt ein Ausgabemanagementsystem seine ganze Bedeutung aus, indem alle Dokumente für einen Prozess automatisiert identifiziert und bereitgestellt werden – unabhängig vom digitalen Ablageort und vom technischen Dateiformat. Besonders effizient sind diese Verfahren, wenn Informationen aus verschiedenen Systemen und Strukturen wie ERP-, PLM- oder Dokumentenmanagement-Lösungen ausgewertet und zusammengeführt werden können. Damit entstehen Ausgabepakete, die alle Prozessinformationen und Dokumente in der erforderlichen Vollständigkeit und Reihenfolge enthalten. Ausgabemanagement bedeutet also auch, Methoden zur Auswertung von Strukturen in verschiedenen Führungssystemen bereitzustellen, damit die Dokumentenlogistik fehlerfrei funktioniert.

Ausgabemanagement optimiert die Präzision und Geschwindigkeit der Unterlagenbereitstellung. Außerdem schafft es zusätzliche Prozesssicherheit durch das Bereitstellen von Verteilinformationen. Jedes Dokument kann mit einstellbaren Zusatzinformationen versehen werden, die den Status des Dokumentes im Führungssystem abbilden – dieses sind oftmals Freigabe- und Versionierungsdaten. Werden zudem noch Informationen addiert, die den Ausgabeprozess selbst dokumentieren, dann ist der Prozess online und offline perfekt nachvollziehbar. Häufige Methoden sind hier Deck- und Endblätter sowie Zeitstempel und Absender-/Empfängerinformationen.

Die digitale Verteilung über eine DOM-Lösung (Document-Output-Management) hat einen hohen Praxisvorteil, denn die elektronischen Wege sind genauso einfach zu erreichen wie ein Drucker. Alle vorhandenen Prozess-Schnittstellen können weiter genutzt werden. Damit stehen sofort alle Wege für eine papierlose Verteilung zur Verfügung. Ein erster Schritt ist oft ein Ausgabeverfahren Print-to-PDF, gekoppelt mit einer E-Mail-Verteilung. Große Datenmengen lassen sich auf diesem Wege nicht mehr bewegen; dann geht es mit einer CD/DVD-Ausgabe oder über das Internet weiter. Moderne Ausgabemanagementsysteme können über eine eigene Verteilportal-Lösung verfügen oder sich an bestehende Lieferantenportale andocken. Zusätzlich können neben den druckbaren Formaten wie CGM, TIFF, PDF, HPGL auch native Office (DOC, XLS, PPT) oder CAD-Formate (3D und 2D) über diese Methoden versendet werden.

Seit vielen Jahren ist ein wesentlicher Vorteil von Ausgabemanagement die Entkopplung von Anwendungen und Verfahren von der Geräteinfrastruktur für das Drucken und Plotten. Damit entfallen umfangreiche Tests bei sich ändernder Druckerausstattung und die Integration weiterer Systeme reduziert sich auf das einmalige Andocken an das DOM-System – und das über Standort-, Server- und Betriebssystem-Grenzen hinweg.

Wenn Unternehmen bis zu 20 Prozent der IT-Helpdesk-Aktivitäten für Druckprobleme buchen müssen, dann wird erkennbar, welche Effizienzsteigerungen sich mit Werkzeugen zur vereinfachten Administration erreichen lassen. Besondere Bedeutung kommen hier einerseits Ausgabemanagement-Tools zur Geräteüberwachung und Auftragsverfolgung sowie zur Einrichtung und Verwaltung von Gerätedefinitionen und Servern andererseits zu. Dienste für Statistik und Abrechung runden den Service für die IT-Anwendungen ab.

In der Vergangenheit waren Ausgabemanagementsysteme für das Engineering technische Problemlösungen zur Steuerung von komplexen Großformat-Plottern mit guten Integrationen in CAD-Anwendungen. Betriebssicherheit, Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit waren die Investitionskriterien. Diese Merkmale sind heute die notwendige Voraussetzung für eine prozessorientierte Verteilung von kompletten Dokumentpaketen, deren Strukturierung durch moderne Engineering-Systeme vorgegeben wird. Mit der funktionsbreiten und anwenderfreundlichen Integration in die Führungssysteme wird das Ausgabemanagement zur effizienten Schaltzentrale für die unternehmensweite Dokumentenlogistik. -fr-

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