Die Ausnahme beherrschen

Erfolgsfaktor für E-Commerce: optimiertes Auftragsmanagement

"Mit Sage ERP X3 konnten wir unser Auftragsmanagement wesentlich verbessern", benennt Erdt-Manager Illius die für ihn wichtigste Funktion der Sage-Lösung. Bisher behalf sich Erdt Concepts mit einem selbstentwickelten System, das den Versandprozess nur teilweise unterstützte. Die Mitarbeiter in der Auftragsabteilung mussten viele Ablaufschritte manuell vornehmen. Eine Verknüpfung zwischen Bestellwesen und Logistik fehlte gänzlich. Diese Lücke schließt Sage ERP X3. Die Lösung für den international agierenden Mittelstand bildet bei Erdt die gesamte Informationskette zwischen Webshop, Auftragsbearbeitung, Auslieferungslager und Transport ab. Dadurch hat der Fulfillment-Dienstleister immer den genauen Überblick, in welchem Stadium sich eine Bestellung befindet.

Bei der Auswahl des ERP-Programms fiel besonders die Mehr-Mandantenfähigkeit der Sage-Software ins Gewicht. Sie ermöglicht es Erdt, jedem Auftraggeber einen extra Software-Mandanten zuzuweisen und damit die jeweilige Spezifikation des Kunden abzubilden. "Jeder unserer Kunden betreibt sein E-Commerce-Geschäft anders; die spezifischen E-Commerce-Regeln und -Vorgehensweisen decken wir mit jeweils einem Sage ERP X3-Mandanten ab, und das auch noch nach den gesetzlichen Vorschriften im Land des jeweiligen Kunden", erläutert Mathias Illius von Erdt.

Keine triviale Aufgabe: Integration zweier Systeme

Den Ausschlag für Sage und seinen Partner Datatronic aus Flörsheim-Dalsheim gaben die Schnittstellenthematik und das Vertrauen in das Lösungsteam. Die Verknüpfung der zwei Systeme, die an der Auftragserfüllung beteiligt sind - das Betriebswirtschafts-, Lager- sowie Logistiksystem der Transporteure - musste hundertprozentig klappen. "Datatronic und Sage boten nicht nur eine Software, sondern eine Lösung", erklärt Erdt-Projektverantwortlicher Illius und betont: "Das A und O ist der exakte Abgleich zwischen den Bestandszahlen im ERP- und im Lagerführungssystem."

Besonders wichtig ist das im Retouren-Fall, wenn die Ware aus den verschiedensten Gründen wieder in das Erdt-Lager zurückkehrt und zurückgebucht werden muss. Mit der neuen Lösung von Sage kann Erdt auch den Retouren-Fall exakt managen, sei es, weil eine Ware die Zieladresse nicht fand, defekt ist, nicht passt oder der Käufer z. B. eine Ersatzlieferung wünscht. Ebendiese Ausnahmen zu beherrschen, sei entscheidend, so Illius.

Endlich nachvollziehbare Rechnungen

Von großem Vorteil ist für den Erdt-Projektverantwortlichen auch, dass das ERP-System bei Erdt Concepts die Leistungsberechnung sehr vereinfacht. Die vielen Posten, aus denen sich eine Rechnung an den E-Commerce-Händler zusammensetzt, sammelt Sage ERP X3 schnell aus den unterschiedlichen Systemen ein und erzeugt daraus eine transparente Rechnung. "Das konnten wir mit unserem ehemaligen, rudimentären System nicht abbilden", erklärt Illius.

Nicht allein das Auftragsmanagement profitiert von Sage ERP X3. Auch in anderen Geschäftseinheiten der Erdt Gruppe kommt die Software heute zur Anwendung. Zum Beispiel beim IT-Systemhaus Erdt Systems für die Angebotserstellung und Auftragsabwicklung sowie als übergreifende Einkaufslösung für die gesamte Erdt Gruppe. Auch den Einkauf, den Erdt als Third-Party-Dienstleister - samt Bestandsfinanzierung - für seine Kunden übernimmt, deckt die Software von Sage ab. Nicht zuletzt ebnet die Multi-Legislations- und -Währungsfähigkeit der Sage Software den Weg für Expansion und Kundengewinnung im Ausland.

Der Anwender

Die Erdt Unternehmensgruppe hat sich seit ihrer Gründung 1990 auf Konfektionierung, Verpackung und Versand spezialisiert - insbesondere im Medizinbereich. Inzwischen reichen die Leistungen weit über das Angebot eines klassischen Logistikdienstleisters hinaus. Zusätzlich zum reinen Fulfillment mit Lagerung, Auftragsabwicklung und Retouren-Management, bzw. Copacking inklusive Veredelung von hochwertigen Gütern, bietet die Erdt Gruppe moderne Marketing-Unterstützung wie etwa kundenspezifische Webshops etc. Derzeit erarbeiten 400 Mitarbeiter mehr als 30 Mio. Euro Umsatz auf 14.000 Quadratmetern Logistikfläche. Pro Jahr werden rund 53 Millionen Artikel bei Erdt umgeschlagen.

Der Anbieter

Die Sage Gruppe ist ein führender Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software für kleine und mittlere Unternehmen auf der ganzen Welt. Gegründet im Jahr 1981 hat Sage heute über 6 Millionen Kunden und mehr als 12.700 Mitarbeiter in 24 Ländern. Wir wollen unseren Kunden das Plus an Freiheit geben, mit dem sie erfolgreich sein können. Denn jedes Unternehmen ist anders. Deshalb bieten wir Produkte und Services an, die unterschiedlichste Bedürfnisse abdecken, einfach und komfortabel zu bedienen und sicher und effizient sind. Im deutschen Mittelstand ist die Sage Software GmbH mit 250.000 Kunden und mehr als 1.000 Fachhändlern einer der Marktführer für betriebswirtschaftliche Software und Services. Im Geschäftsjahr 2012/2013 erwirtschaftete Sage in Deutschland einen Umsatz von über 100 Millionen Euro und beschäftigte ca. 750 Mitarbeiter. kf