Werkzeug vom virtuellen Markt

Was beim Kauf von Büchern oder CDs durch die Online Bestell-Center Amazon oder BOL für den Privatmann schon selbstverständlich ist, setzt sich nun langsam aber sicher auch in traditionellen Industrieunternehmen durch: Per Mausklick aus einem Katalog bestellen und das Produkt innerhalb von 24 Stunden in den Händen halten. Die Hoffmann-Gruppe, Marktführer in Deutschland und einer der führenden Systempartner für Qualitätswerkzeuge in Europa, ist ein Beispiel für ein Industrie-Unternehmen, das den Schritt zum ¿echten¿ E-Business-Anbieter bereits geschafft hat.

Im Onlineshop der Hoffmann-Gruppe stehen rund 35 000 Qualitätswerkzeuge aus den Segmenten Zerspanung, Spanntechnik, Messtechnik sowie Schleif-/Trenntechnik bis hin zu Handwerkzeugen, Betriebseinrichtungen und Werkstattbedarf zum Abruf bereit. Zudem sind 500 weltweit führende Hersteller von Qualitätswerkzeugen neben der Exklusiv-Marke Garant mit ihren Markenprodukten im Online-Bestell-Center vertreten.

Um den Internet-Einkauf für die Kunden möglichst komfortabel, informativ und effektiv zu gestalten, wird diesen eine Vielzahl an wichtigen Zusatzinformationen zu den einzelnen Artikeln ¿ wie beispielweise Bilder, detaillierte Produktbeschreibungen oder Tipps zur optimalen Anwendung ¿ angeboten. Die Artikel sind im gleichen System angeordnet wie im gedruckten Katalog; ein Vorteil, den besonders die langjährigen Kunden der Hoffmann-Gruppe schätzen. Je besser die Übersicht, desto schneller ist ein Artikel gefunden ¿ denn ¿Time is Money¿ und das gilt besonders für das E-Business.

Shop around the clock

Den Einkaufen rund um die Uhr ermöglicht das Münchener Unternehmen mit seinem Internet-Bestell-Center für Kunden aus Gewerbe, Industrie, Handwerk und Behörden. Der Service des Centers geht allerdings über das bloße Bestellen weit hinaus. Ein intelligentes System unterstützt die Kunden bei der Optimierung sämtlicher Prozesse rund um die Werkzeugbeschaffung: Die Kunden können sich ganz nach ihren Bedürfnissen einen persönlichen Katalog zusammenstellen, ihre Einkaufsstatistiken aufrufen und durch einen mitlaufenden Warenkorb stets ihr Bestellvolumen mitverfolgen.

Außerdem ¿ und hier enden die Gemeinsamkeiten mit herkömmlichen Online-Shops ¿ ermöglicht das Internet-Einkaufs-Center die direkte Übernahme der Bestelldaten in das Warenwirtschaftssystem des Kunden. Nach Einschätzung der Hoffmann-Gruppe können Unternehmen durch die Reduzierung von Lieferanten, Lagerhaltung und Bestellaufwand dadurch bis zu 50 Prozent Beschaffungskosten einsparen.

Rund 3500 Kunden nutzen derzeit aktiv diese Bestellmöglichkeit. Im Jahr 2001 wurden über 80 000 Bestellpositionen im Online-Bestell-Center der Hoffmann-Gruppe abgewickelt.

Der Warenkorb denkt mit

Das Online-Shoppen ist einfach: Der Einkäufer loggt sich mit der Nummer des Bestell-Centers seiner Firma sowie seinem individuellen Benutzernamen und Passwort ein. Er kann bereits an dieser Stelle eine vordefinierte Kostenstelle wählen, zu deren Lasten die Einkäufe getätigt werden. Überdies ist aber auch eine Kostenstellen-Zuordnung bis auf die Positionsebene im Warenkorb möglich. Dieser läuft während des ganzen Einkaufs automatisch im Hintergrund mit und kann bis zum Abschicken der Bestellung noch verändert werden.

Eine klar strukturierte Navigation mit Suchfunktion und einfacher Benutzerführung sorgt dafür, dass die Anzahl der Mausklicks bis zum gewünschten Artikel auf das notwendige Maß beschränkt bleibt. Wenn es der Kunde wünscht, kann er sogar direkt mit bekannten Artikelnummern bestellen oder danach suchen. Um dem Einkäufer einen schnellen Überblick zu verschaffen und um Einkaufsberechtigungen optimal zu steuern, ist das Erstellen eines individualisierten Kataloges für jeden Benutzer möglich. Aus diesem tätigt er im Rahmen seines Budgets und bis zu einem maximalen Artikelwert seine Bestellungen. Das Budget wird selbstverständlich mit jeder Bestellung automatisch aktualisiert und angepasst.

Kundenfreundlich

Als registrierter Kunde sieht man nicht die Katalog-, sondern die Nettopreise, die ab einem Bestellwert von 50 Euro netto gelten. Eine kundenfreundliche Besonderheit: Wenn sich aus einer aktuellen Aktionswerbung bessere Preise als angezeigt ergeben, erhält man automatisch den günstigeren Preis.

Das eigentliche Potential des Bestell-Centers der Hoffmann-Gruppe kommt aber erst nach dem Abschicken der Bestellung zur Geltung. Denn in der Prozessoptimierung durch eine medienbruchfreie Anbindung an die elektronischen Systeme des Kunden liegen enorme Einsparmöglichkeiten. Diese können oftmals nicht genutzt werden, weil nur wenige Online-Systeme die Daten auch wieder strukturiert zum Einkäufer zurücksenden. Das Bestell-Center der Hoffmann-Gruppe hingegen ist in der Lage über seine OCI (Open Catalogue Interface) und seine Ariba-Punch-Out Schnittstelle alle notwendigen Bestelldaten an das Warenwirtschaftssystem des Kunden zu übermitteln.

Die Technik dahinter

Die OCI und andere Schnittstellen, die permanent erweitert und ergänzt werden, ermöglichen den Datentransfer zu SAP- oder anderen Warenwirtschaftssystemen. Mit der Anbindung ihres SAP-EBP (Enterprise Buyer Professional) an das Bestell-Center der Hoffmann-Gruppe haben Kunden bereits gute Erfahrungen gesammelt: Das OCI sorgt dafür, dass die Warenkorbinformationen immer aktuell sind. Kunden wie beispielsweise SEW-Eurodrive, Epcos oder MAN, nutzen bereits die Vorteile der vollelektronischen Prozessabwicklung. Gleichzeitig ersparen sie sich damit die extrem aufwändige Pflege der Katalogdaten.

Für alle Artikel kann in den Schnittstellen auch die ¿E-Class-Klassifizierung¿ übermittelt werden. Moderne Managementsysteme benötigen für elektronische Beschaffung und innerbetriebliche Abwicklung einheitliche Strukturen. ¿eCl@ss¿ ist ein Klassifikationsnummernsystem von Produkten, Materialien, Waren und Dienstleistungen. Erfahrene Nutzer können durch Eingabe der Klassifikationsnummer direkt zur gewünschten Klasse gelangen.

SAP-EBP bildet die Brücke zu der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware SAP R/3. Durch die Übernahme der Daten in SAP R/3 kann der Einkaufs-Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung der Ware komplett elektronisch erfolgen. Zeitersparnis, Vermeidung von Fehlern und Kostenreduktion sind die Vorteile, die sich dadurch ergeben.

Kosten für ¿echtes¿ E-Business

Um das Bestell-Center der Hoffmann-Gruppe zu nutzen, braucht man prinzipiell nur einen Internet-Anschluss. Benutzt ein Unternehmen bereits SAP R/3 und sollen die Prozesse komplett elektronisch ablaufen, fallen dazu noch die Kosten für das SAP-EBP-Modul an: Lizenzkosten plus 60 Manntage für Implementierung plus Hardware.

Mit dieser Investition und der Registrierung als Kunde bei der Hoffmann-Gruppe kann es dann losgehen mit ¿echtem¿ E-Business: Einfach per Mausklick bestellen und alle weiteren Prozesse laufen automatisch ab.

Stefan Graf

Links: http://www.hoffmann-gruppe.de, http://www.sap-ag.de