Weiche Ware für harte Nüsse

¿Wag the dog¿ heißt auf gut deutsch ¿Der Schwanz wedelt mit dem Hund¿ ¿ ein Kinoknüller im Frühjahr und leider oft traurige Realität bei der Einführung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) in Industrieunternehmen. Dabei sind die Wünsche der Anwender leicht zu verstehen: die Software soll Geschäftsprozesse abbilden und steuern. Statt Produktionsabläufe zu optimieren und damit die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, verlangen jedoch manche Systeme und Berater zuerst einen ¿Kopfstand¿ vom Kunden. Gerade bei der Einführung scheint folgendes Motto zu gelten: Möglichst viele Veränderungen durchsetzen und vor allem Tagessätze schinden.

Berlin im Juli 1998. Ungewöhnlich das Wetter, denn es gießt schon den ganzen Tag in Strömen und das Thermometer erklimmt nur mit Mühe 14 Grad. Ganz gewöhnlich dagegen die Skyline von Berlin-Mitte: Baukräne, halbfertige Gebäude, überall Bauzäune und ständig Lärm und Dreck. Für meinen Besuch bei den Machern der ERP-Software Psipenta hätte ich mir eigentlich schönere Bedingungen gewünscht. Ein modernes, helles Bürogebäude und ein Nachmittag mit kompetenten Gesprächspartnern und interessanten Themen entschädigen mich allerdings später dafür.

Den Begriff ERP (Enterprise Resource Planning) nutzen vor allem internationale Anbieter integrierter Standardsoftware und verwirren damit meistens deutsche Interessenten, denn bei uns hält sich hartnäckig die Bezeichnung PPS (Produktionsplanung und -steuerung). Dabei können beide Begriff gut nebeneinander bestehen, da sie einen unterschiedlichen Funktionsumfang beschreiben: PPS ist auf die Produktion beschränkt, ERP plant und steuert das gesamte Unternehmen.

Gleichgültig, welcher Begriff zum Einsatz kommt, der Markt für diese Systeme boomt. Der Erfolg von Anbietern wie SAP, Baan, QAD, Psipenta und vielen anderen kommt nicht von ungefähr, sondern ist auf den enormen Wettbewerbsdruck zurückzuführen. Nur wer schnell, flexibel und wirtschaftlich fertigt, kann international bestehen. ¿Time to Market¿ heißt die Devise, um schneller als die Konkurrenz zu sein. Nur wer seine Geschäftsprozesse flexibel gestalten kann und blitzschnell auf veränderte Marktbedingungen reagiert, ist gerüstet für den kommenden globalen Wettbewerb.

Cash-Cow Mittelstand

Daß dies nicht nur Großunternehmen betrifft, sondern auch die mittelständische Fertigungsindustrie, haben die meisten Manager längst begriffen. Software-Häuser und Beraterfirmen ebenso, denn die haben den deutschen Mittelstand als Zukunftsmarkt entdeckt. Kein Wunder, daß die SAP-Leute immer wieder betonen, daß ihre Software R/3 auch für mittlere Betriebe geeignet ist. Der Nimbus einer überdimensionierten Lösung mit hohem Einführungsaufwand ¿ und daher nur für Konzerne geeignet ¿ haftet ihnen jedoch immer noch an.

Einfacher hat es dagegen die Psipenta Software Systems als hundertprozentige Tochter der PSI AG, denn die seit kurzem an der Börse vertretene Muttergesellschaft entwickelt seit rund 30 Jahre Standardsoftware für die mittelständische Fertigungsindustrie. Etwa 250 Mitarbeiter sind für das Tochterunternehmen derzeit in Deutschland an sechs Standorten mit der Entwicklung und dem Vertrieb der Software beschäftigt, und das Wachstum schreitet rasant voran. Neben dem deutschen Markt wurden weitere Geschäftsstellen in Europa und den USA etabliert. Die Anzahl der Kunden wuchs so in den letzten Jahren auf mehr als 300 Unternehmen in 17 Ländern. Dazu zählen Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus, der Elektrotechnik und Elektronik sowie der Automobilzulieferbranche.

Die gleichnamige Standardsoftware Psipenta wurde für komplexe Logistikprozesse konzipiert. Sie ist ein modernes, vollständig objektorientiertes System (alle Funktionen werden im Programm als ¿Objekte¿ dargestellt und sind dadurch flexibel bedienbar), das gezielt für die Anforderungen der mittelständischen Fertigungsindustrie entwickelt wurde. Es unterstützt diese gleichermaßen in der Einzel-, Serien-, Misch-, oder Variantenfertigung. Das komplette System enthält die Module Vertrieb, Materialwirtschaft, Beschaffung, Projektmanagement, Produktion, Rechnungswesen, Leitstand und BDE. Durch die Unterstützung des Microsoft-Objektstandards Com/Dcom ermöglicht Psipenta das Anbinden von Fremdsystemen: CAD-Systeme oder Office-Pakete lassen sich dadurch integrieren. Umgekehrt ist auch der Zugriff aus Fremdanwendungen heraus auf Objekte und Daten von Psipenta möglich.

Als große Pluspunkte sieht der Hersteller fünf wesentliche Eigenschaften: Schnelligkeit, Gestaltungsfreiheit, Wirtschaftlichkeit, Leistungsstärke und Zukunftssicherheit.

Die Qual der Wahl

Meinen Gesprächspartnern Richard Cook (Geschäftsführer) und Harmut Kusch (Marketingleiter Europa) mache ich es mit meinen Fragen nicht leicht, denn statt über technische Details und die vielen Funktionen der Software Psipenta zu sprechen, interessieren mich vor allem zwei Fragen: Warum sollen Betriebe auf neue ERP-Systeme umsteigen? Und warum soll sich ein mittelständiges Fertigungsunternehmen ausgerechnet für Psipenta entscheiden?

Der Kanadier Cook mit IBM- und Baan-Background kennt den ERP-Markt seit Jahrzehnten und sieht den Einstieg lediglich als Frage des Zeitpunktes: ¿Manche Unternehmen ohne Software-Unterstützung kommen irgendwann an den Punkt, ab dem sich die Fertigung nicht mehr vernünftig steuern läßt. Sie strukturieren und reorganisieren ihre Abläufe und planen gleichzeitig den Einsatz eines PPS- oder ERP-Systems. Andere arbeiten schon länger mit Systemen älterer Machart und stellen fest, daß sich Abläufe nach einer Umstrukturierung nicht mehr mit der alten Software abbilden lassen. Das System ist einfach überfordert.¿

Kusch sieht für den Einsatz moderner Systeme auch die PPS-Historie als Grund, da es früher Bestrebungen gab, die komplette Fertigung mit CIM (Computer Integrated Manufacturing) zu automatisieren: ¿Die menschenleere Fabrikhalle wurde als Optimalfall stilisiert. Später galt PPS als alter Hut und die Japaner kamen mit dem Modell ¿Zettel-Fabrik¿ ¿ Fertigung in kleinen Teams, und Abhaken von Arbeitsgängen auf Zetteln wurde als einfache aber effiziente Lösung gepriesen. Als danach PPS wiederum Einzug hielt, mußte es die ¿Riesentanker-Lösung¿ sein, mit hunderten von Modulen, die alles bis zur letzten Kostenstelle abdeckt.¿ Kusch ist der Meinung, daß heute alle Beteiligten die Problematik wesentlich sachlicher sehen und der Mensch wieder im Mittelpunkt steht, unterstützt von flexibler Software. Psipenta setze deshalb auf ein standardisiertes System, das jederzeit etwa um Komponenten wie E-Mail oder CAD erweiterbar sei und zwar ¿steckerkompatibel¿: ¿Die Computer machen die Arbeit, aber der Mensch steuert aktiv und kann jederzeit eingreifen.¿

Mittelpunkt statt Mittel-Punkt

Auch Cook sieht darin einen wesentlichen Punkt: ¿Früher wollte jeder immer mehr Funktionen und Verantwortung der Software übertragen. Der Mensch wurde so zum dezentralen Entscheidungsträger. Einfach gesagt: Früher war er Mittel-Punkt, heute ist er der Mittelpunkt.¿

Ein zentrales Thema ist für Cook die Vorgehensweise von Mittelständlern bei der Auswahl eines ERP-Systems: ¿Normalerweise steht am Anfang eine Analyse der Geschäfts- und Produktionsprozesse, bei der externe Berater miteinbezogen werden. Danach erfolgt deren Optimierung auf Papier und eine Marktsondierung: Was wird angeboten, welches Paket könnte passen? Danach sind in der Regel nur noch zwei bis drei Anbieter übrig. Die Unternehmen nehmen nun Kontakt zu diesen auf.¿

Übrigens: Eine gute Basis zur Formulierung von K.O.-Kriterien ist die Datenbank ¿Bapsy4¿ des Forschungsinstituts für Rationalisierung in Aachen die im Internet unter der Adresse http://www.fir.rwth-aachen.de finden.

Key-User mit am Tisch

Besteht der Kontakt zu Psipenta und sind die Ziele definiert, erfolgen laut Marketingleiter Kusch sehr intensive Workshops mit den Kunden in spe: ¿Wir machen eine Datenaufnahme vor Ort mit Echtdaten, verarbeiten beziehungsweise bewerten diese und diskutieren die weitere Vorgehensweise mit den Beteiligten. Uns ist wichtig, daß in dieser Phase neben dem Geschäftsführer und DV-Leiter auch die Key-User mit am Tisch sitzen, da diese am besten wissen, wo der Schuh drückt.¿

Für Psipenta Geschäftsführer Cook ist dies die wichtigste Phase, da die meisten Betriebe keine Probleme mit dem Rechnungswesen, sondern mit der Fertigung haben: ¿Vor allem dort setzt unser System an. Es plant und steuert die gesamte Produktion, wird zum Herzen des Unternehmens. Deshalb müssen wir ein absolut zuverlässiger Partner sein, denn der Kunde begibt sich auf Gedeih und Verderb in eine Abhängigkeit.¿

Kusch sieht die Flexibilität der Software auch als Wettbewerbsfaktor: ¿Unser System muß leicht anpassungsfähig sein, damit es den Anforderungen des Kunden gerecht wird. Viele Anbieter arbeiten mit sogenannten Referenzmodellen, das heißt sie passen ihr System einmalig für Branchen an. Der Effekt daraus ist für den Kunden gering, denn so arbeiten viele mit dem gleichen System. Wo soll da der Wettbewerbsvorteil herkommen?¿ Ein weiterer wichtiger Punkt sei auch die Akzeptanz bei Entscheidern und Anwendern. Denn viele sogenannte Business-Reengineering-Berater neigten dazu, ganze Unternehmen umzukrempeln, alles von Grund auf neu zu organisieren. ¿Wir halten davon nichts, denn jeder Kunde hat seine Stärken, auch wenn dies nicht immer bis aufs ¿i-Tüpfelchen¿ analysierbar ist. Solche Bereiche tasten wir nicht an. Der Kunde sollte sich aber Ziele definieren, sich Gedanken machen, wie beispielsweise die Durchlaufzeiten zu halbieren sind oder der Lagerbestand gesenkt werden kann.¿

Software-Herz für die Fertigung

Ein Blick auf die Anwenderseite: Die Unternehmensgruppe Mahr ist eine bekannte Größe in der Fertigungsmeßtechnik und weltweit mit dreizehn Niederlassungen und insgesamt über 1000 Mitarbeitern vertreten. Neben hochwertigen Meßgeräten zur Prüfung der Werkstückgeometrie gehören Spinn- und Dosierpumpen zum Produktportfolio. Seit 1991 ist die mittelständische Unternehmensgruppe Kunde bei Psipenta. Damals starteten die Göttinger mit dem Vorläuferprodukt Piuss-O auf Unix-Basis. Das System ist bis heute im Einsatz und wird nun vom Nachfolger Psipenta abgelöst.

EDV-Leiter Norbert Voll war bei der damaligen (und heutigen) Umstellung federführend und erinnert sich: ¿Wir arbeiteten früher mit einer PPS-Lösung von Siemens, die über die Jahre hinweg recht gute Dienste leistete. Als das System nicht mehr weiterentwickelt wurde, stießen wir jedoch recht schnell an seine Grenzen. Schließlich waren wir in der paradoxen Situation, daß wir unsere Prozesse an das System anpassen mußten. Eine neue Lösung war überfällig.¿

Liebe auf den ersten Blick war die Liaison mit Psipenta nicht. Damals wie heute kamen auch andere Anbieter auf den Prüfstand. Mit in der engeren Auswahl war jedesmal Software-Gigant SAP, dessen System R/3 jedoch nicht den Zuschlag erhielt: ¿Unsere Geschäftsprozesse hätte auch R/3 gut unterstützt. Eine Analyse und die daraus resultierende Aufwandsliste machte jedoch deutlich, daß die Einführung unseren Kostenrahmen gesprengt hätte.¿ Seiner Ansicht nach läßt sich Psipenta wesentlich einfacher anpassen: Ist die Einführungsphase abgeschlossen, können die EDV-Spezialisten von Mahr Veränderungen selbst vornehmen. Teure Beratungs- und Supportkosten entfielen dadurch.

Kritisch sieht Voll auch die sogenannten Mittelstandspakete anderer Anbieter, da bei genauerem Hinsehen die ¿richtige Paßform" doch nicht gewährleistet sei. Ein perfekt abgestimmtes System sei allerdings heute extrem wichtig, da sich auch der Mittelstand mit dem Weltmarkt auseinandersetzen müsse. Kosten ließen sich nur durch den Einsatz der Software nicht einsparen, die Geschäftsprozesse müßten schon vorher optimiert werden.

In den Jahren der Kooperation mit Psipenta hat er den Eindruck gewonnen, mit einem seriösen Partner zusammenzuarbeiten, dessen Fortbestand auch in Zukunft gewährleistet sei. Das größte Defizit sieht er bei deren Selbstdarstellung, denn in der Fachpresse sei meistens nur von SAP, Baan und Co. die Rede.

Fazit: Entscheidung aus dem Bauch

Sicherlich gelingt es mit diesem Beitrag nicht, Ihnen die Entscheidung für ein ERP-System abzunehmen. Diese Prozedur ist ein langer und steiniger Weg. Bei der Vielzahl von Anbietern ist es jedoch notwendig, eine Vorauswahl zu treffen und erste Gespräche zu führen. Gehen Sie danach mit einem oder mehreren Kandidaten in die zweite Runde, sollten Sie Fakten prüfen und auch mit den Referenzkunden sprechen. Ein weiterer guter Anhaltspunkt ist beispielsweise der Management-Report der Unternehmensberatung Diebold. In der Ausgabe 2/98 wurden verschiedene Systeme begutachtet. Psipenta erreichte dabei eine sehr gute Plazierung.

Zuguterletzt ist auch der gesunde Menschenverstand gefragt, denn es ist immer auch eine Bauchentscheidung. Bedenken Sie, daß Sie sich für lange Zeit an einen sehr wichtigen Partner binden. Arrogant auftretende EDV-Schnösel sind auf lange Sicht sicherlich keine angenehmen Weggefährten. Setzen Sie auf starke und verläßliche Partner: Bei ERP-Senkrechtstartern ist nicht abzusehen, ob sie Produkte weiterentwickeln und ob das Unternehmen etwa in zehn Jahren noch existiert.

Ein anderer Ansatzpunkt ist die persönliche Einschätzung. Einige der Anbieter sind an der Börse vertreten. Stellen Sie sich doch einmal die Frage, ob Sie privates Geld in deren Aktion investieren würden!

Stefan Graf / August 1998

Links: http.//www.Psipenta.de, http.//www.mahr.de, http://www.diebold.de, http://www.fir.rwth-aachen.de