"Kein Zauberstab der guten Fee"

Facility Management ist in aller Munde. Die Anbieter der jungen Branche versprechen bisweilen enorme Einsparungen von Betriebskosten. Doch wie seriös sind solche verlockenden Outsourcing-Angebote? Und wann lohnt es sich überhaupt, die Bewirtschaftung der Firmengebäude in die Hände eines externen Dienstleisters zu legen? Das wollten wir von Dr. Eberhard Sasse wissen, dem Vorsitzenden des Deutschen Verbandes für Facility Management (GEFMA).

SCOPE: Herr Dr. Sasse, was steckt hinter dem Modebegriff Facility Management?
Sasse: Kurz gesagt, verstehen wir darunter die Komplettbewirtschaftung eines Gebäudes.

SCOPE: Ein neues Wort für eine alte Sache also?
Sasse: Gebäude und Liegenschaften werden natürlich schon immer bewirtschaftet. Entweder in Eigenregie oder von mehreren Parteien mit verschiedenen Aufgaben. Der zentrale Gedanke des Facility Management ist aber die Gesamtbewirtschaftung aus einer Hand.

SCOPE: Welche Vorteile verspricht das?
Sasse: Wo nur ein Dienstleister verantwortlich zeichnet, gibt es keine Reibungsverluste mehr zwischen mehreren Aufgabenträgern. Die Effizienz steigt, die Kosten sinken. Facility Management verfolgt das Ziel, die Unterhaltskosten eines Gebäudes bei konstanter oder gar steigender Qualität zu reduzieren und den Wert einer Liegenschaft lange zu erhalten. Gleichzeitig soll das Wohlbefinden der im Gebäude arbeitenden Menschen erhöht werden.

SCOPE: Mittelständler lassen erfahrungsgemäß nur ungern externe Dienstleister im eigenen Haus wirken. Wie gehen Sie damit um?
Sasse: Das Selbstbewußtsein des deutschen Mittelstands war bis in die 80er Jahre hinein geprägt von der Idee der Selbstversorgung. Eigenes Werksgelände, eigene Schreinerei, eigene Schlosserei und eigene Tankstelle gehörten zum Glück des Mittelständlers. Die Kosten dafür wuchsen aber vielen über den Kopf, mancher mußte deshalb gar das Handtuch werfen. Heute konzentrieren sich die Unternehmen stärker auf ihre Kerngeschäfte, was viel gesünder ist. Wer sein Geld mit Elektromotoren verdient, sollte auf diesem Gebiet stark sein. Er muß nicht auch noch sein Gebäude selbst reinigen, seine Mitarbeiter bekochen, seine Gebäudetechnik instandhalten und seine Liegenschaften verwalten. Das ist teuer und lenkt ab.

SCOPE: Welches Leistungsspektrum deckt Facility Management ab?
Sasse: FM ruht auf den drei Säulen technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement.

SCOPE: Was bedeutet das konkret?
Sasse: Das ist in den GEFMA-Richtlinien aufgefächert. Technisches Management meint zum Beispiel den Betrieb gebäudetechnischer Anlagen, Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten, Aufgaben der Ver- und Entsorgung oder das Energiemanagement. Das infrastrukturelle Management beinhaltet hingegen Gebäudereinigung, Wachdienste, Catering, Fuhrparkverwaltung, Hausmeister-, Boten- und Transportdienste. Es kann auch das Betreiben einer Hausdruckerei oder einer Poststelle miteinschließen. Die dritte Säule, das kaufmännische Management, steht etwa für die Verwaltung und Kostenkalkulation der Liegenschaften, Nutzungsanalysen oder das Vermarkten von Mietflächen. Alle genannten Aufgaben lassen sich noch bedarfsgerecht aufschlüsseln. Ziel ist immer das kostensparende Bewirtschaften des Objekts.

SCOPE: Facility Management hat in den USA einen sehr hohen Stellenwert. Wo liegen die Unterschiede zum deutschen Markt?
Sasse: Das amerikanische FM-Paket ist noch kompletter als die deutsche Dienstleistung. Es umfaßt sogar das Beschaffen von Büromöbeln oder den Austausch von Teppichböden. Auf dem deutschen Markt würden wir damit nur Kopfschütteln ernten. Außerdem ist das Dienstleistungsdenken in den USA viel stärker, also kundenorientierter, ausgeprägt.

SCOPE: Was ist Facility Management nicht?
Sasse: FM ist nicht der Zauberstab der guten Märchenfee, der alles von alleine regelt. FM verlangt aktive Mitarbeit des Kunden einerseits und Vertrauen zu seinem Dienstleister andererseits.

SCOPE: Wie bauen Sie denn dieses Vertrauen auf?
Sasse: In erster Linie durch Fachkompetenz.

SCOPE: Und woran wird diese Kompetenz sichtbar?
Sasse: Die FM-Dienstleister des deutschen und europäischen Markts bieten vorwiegend technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement an. Der Kunde sollte unbedingt nachhaken, ob diese Kompetenzen tatsächlich vorhanden sind oder ob sie nur auf dem Papier stehen.

SCOPE: Das sagt sich so leicht. Doch wie erkennen FM-Einsteiger einen seriösen Dienstleister?
Sasse: Zum Beispiel indem sie nachfragen, wie lange der Dienstleister in welchem Aufgabengebiet tätig ist. Mancher FM-Anbieter deckt nach außen hin die gesamte Leistungspalette ab, ist aber nicht auf allen Gebieten gleich gut. Der eine hat seine Stärken beim technischen Management, weil er aus dem Anlagenbau kommt. Bei anderen liegt die Kernkompentenz im infrastrukturellen Management, etwa bei Gebäudereinigern. Wo der Kunde seine Priorität setzt, hängt vom Bedarf ab. Er sollte in jeden Fall versuchen, sich einen Überblick über die Qualität der eigenen und der zugekauften Angebote des Dienstleisters zu verschaffen.

SCOPE: Das wird in der Praxis nicht ganz einfach sein. Welcher Dienstleister läßt schon gerne die Hosen runter?
Sasse: Nur Offenheit schafft das nötige Vertrauen. Der Kunde sollte erkunden wie hoch die eigene Wertschöpfung des Dienstleisters ist. Ein Anbieter, der mit FM schnelles Geld machen will und sämtliche Leistungen von einem Zwei-Mann-Büro aus zukauft, steuert und verwaltet, ist mit Vorsicht zu genießen.

SCOPE: Zum Teil hängt der FM-Branche immer noch das negative Putzer- und Bewacherimage an. Ist das gerechtfertigt?
Sasse: Keineswegs. Die Branche besteht nur zu 10 bis 20 Prozent aus Gebäudereinigern und Wachdiensten. Die meisten Anbieter kommen heute aus Energie-, Anlagen- oder Informationstechnik. Und selbst viele Gebäudereiniger haben sich inzwischen zu Systemanbietern gewandelt, eigene Ingenieurabteilungen aufgebaut und warten mit zusätzlichen technischen Dienstleistungen auf.

SCOPE: Die FM-Branche ist also sehr heterogen. Es finden sich Ingenieur- und Architekturbüros, Telekommunikations- und Immobilien-Unternehmen, traditionelle Gebäudereiniger und viele andere. Wie soll man da den richtigen Partner finden?
Sasse: Neben den genannten Kriterien sollte der Kunde auch auf die EDV-Ausstattung des Dienstleisters achten. Wer Projekte und Objekte transparent verwalten will, muß über geeignete Kommunikations- und Informationstechnik verfügen. Anderenfalls gleicht er einem Seefahrer ohne Navigationsinstrumente im Nebel. Vor allem aber sollte der Kunde die Dienstleisterdenke seines Kandidaten unter die Lupe nehmen. Der Wille, dem Kunden zu dienen, ist das zentrale Auswahlkriterium. Denn FM ist nicht einfach die Addition einzelner Leistungssegmente, sie müssen auch praxisnah und bedarfsgerecht zusammenwirken. Und das ist nicht mit der Präsentation bunter Folien getan, sondern muß sich in der Praxis beweisen. Der Kunde muß sich darauf verlassen können, daß die kaputte Türklinke ebenso rasch repariert wird wie die Heizung, und daß die Reinigungskolonne ebenso fehlerlos arbeitet wie der Wachdienst. Facility Management bedeutet zuverlässige, kundenorientierte Organisation mit 24-Stunden-Service.

SCOPE: Mit dem Schlagwort ¿Kundenorientierung¿ werben viele Dienstleister. Was bedeutet es im Zusammenhang mit FM?
Sasse: Kundenorientierung heißt zum Beispiel, daß der Dienstleister die Gebäudereinigung an die flexiblen Arbeitszeiten der Belegschaft seines Kunden anpaßt, damit es nicht zu Störungen im Betrieb kommt. Es bedeutet auch, daß Haus- und Klimatechnik bedarfsgerecht gesteuert werden oder daß für besondere Abteilungen im Haus des Kunden spezielle Insellösungen entwickelt werden. Dabei sollte der FM-Dienstleister immer als unsichtbarer guter Geist wirken und nie als aufdringlicher Hausmeister auftreten.

SCOPE: Klimatechnik, Informationstechnik, Sicherheit und Brandschutz, moderne Industriegebäude gleichen komplexen Anlagen. Das erfordert hochqualifizierte Fachkräfte beim FM-Dienstleister. Wie steht es darum?
Sasse: Für spezielle Aufgabenbereiche kommen selbstverständlich nur Dienstleister in Frage, die über die entsprechenden Konzessionen und Zulassungen verfügen sowie über qualifizierte Mitarbeiter mit langjähriger Berufserfahrung. Der Kunde muß sich die einschlägigen Dokumente vorlegen lassen. Das gilt sowohl für das Energie- als auch für Sicherheits- und IT-Management.

SCOPE: Für den FM-Anbieter bedeutet das einen Spagat. Universalist einerseits und Spezialist andererseits. Ist das zu leisten?
Sasse: Das entscheidet der konkrete Fall. Der Dienstleister muß selbst erkennen, inwieweit das Geforderte in seiner eigenen Kompetenz liegt oder ob er die Hilfe anderer Spezialisten beanspruchen muß. Eine Ausbildungsinitiative des GEFMA zielt übrigens darauf ab, an Fachhochschulen das Qualifikationsprofil eines Facility Managers mit übergreifenden Führungskompetenzen zu etablieren. Denn FM bedeutet nicht zwangsweise, daß ein einziger Dienstleister sämtliche Gewerke ausführt, sondern nur, daß sie zentral von einer Hand analysiert, verwaltet und überwacht werden.

SCOPE: Wie sieht das in der Praxis aus?
Sasse: Übernimmt ein FM-Anbieter die Gesamtverantwortung für ein Gebäude, so muß das nicht heißen, daß alle bisherigen Dienstleister herausgedrängt werden. Häufig zeigt aber schon die erste Bestandsaufnahme, daß manche Aufgaben doppelt belegt sind. Einer für die Heizung, der andere für die Kälte- und Klimatechnik, das muß nicht sein. Viele Gewerke lassen sich zusammenfassen, viele Abläufe vereinfachen. Allein durch Konzentration können erheblich Kosten eingespart werden.

SCOPE: FM beinhaltet also auch die kritische Ist-Analyse bestehender Bewirtschaftungskonzepte?
Sasse: Ja, unbedingt! Blind loslegen mit dem Ziel, das Budget des Kunden zu unterbieten, das ist nicht FM. Seriöse Dienstleistung basiert auf gründlicher Analyse. Schließlich hat ein Unternehmen mit einer Reinraum-Produktion ganz andere Anforderungen an die Klimatechnik als ein Betrieb, der Zulieferteile lagert. Im Vorfeld sind eine Fülle von Fragen zu klären. Welche Gewerke sind vorhanden? Wo gibt es Berührungspunkte? Wie ist die Bewirtschaftung derzeit strukturiert? Wo können Abläufe vereinfacht werden? Was erwartet der Kunde? Erst auf der Grundlage der Analyse lassen sich Einsparpotentiale erkennen.

SCOPE: Wer ist auf Kundenseite Ihr Ansprechpartner bei FM-Projekten?
Sasse: Während der Entscheidungsphase verhandeln wir mit Geschäftsführung oder Vorstand. Während der praktischen Arbeit sind dann Abteilungsleiter, Betriebstechniker oder Personalchefs unsere Ansprechpartner.

SCOPE: Wie entstehen die ersten Kontakte zwischen Kunde und FM-Dienstleister und wie wird dann die Zusammenarbeit aufgebaut?
Sasse: Der Impuls kommt meist aus der Unternehmensleitung, die eine untergeordnete Fachabteilung mit der Erstellung eines FM-Konzepts beauftragt. Die dazu nötige Sach- und Marktkenntnis erwirbt sie sich auf Seminaren zum Thema Facility Management. Auch Fachpresse und Verbandsinfos tragen zur Meinungsbildung bei. Die möglichen Dienstleister werden dann über eine Ausschreibung auf Tauglichkeit, Kompetenz und Seriosität abgeklopft, und ein engerer Kreis von zwei bis drei Kandidaten herausgefiltert. Mit diesen erarbeitet man ein maßgeschneidertes Anforderungsprofil für den eigenen Betrieb.

SCOPE: Wie stehen Sie dem Einsatz von FM-Beratern gegenüber?
Sasse: Consulting ist eine alternative Vorgehensweise, die sich vor allem für komplexe FM-Konzepte in größeren Unternehmen anbietet. Es gibt hervorragende FM-Berater mit fundiertem Wissen, die bei der Auswahl der Dienstleister und beim Erstellen von Anforderungsprofilen wertvolle Dienste leisten.

SCOPE: Halten Sie es für realistisch, wenn FM-Anbieter ihren Kunden Betriebskosten-Senkungen von bis zu 20 Prozent garantieren?
Sasse: Ich halte diese 20 Prozent für die absolute Obergrenze. Aber das hängt von Erfahrung, Risikobereitschaft und Finanzpolster des Dienstleisters ab. Das Anforderungsprofil muß dabei natürlich sehr präzise zugeschnitten sein, damit es kein Kostenschlupfloch gibt. Dem Kunden kommt das entgegen. Er will ja fixe Kosten zu einem stabilen Preis. Aus Kundensicht eine faire Sache.

SCOPE: Können Sie dafür ein konkretes Beispiel nennen?
Sasse: Mir ist ein Unternehmen bekannt, der sein Gebäudemanagement bislang in Eigenregie durchführte und dafür jährlich fünf Millionen Mark budgetierte. Der FM-Dienstleister analysierte die Situation und verpflichtete sich daraufhin, die gleiche Leistung für vier Millionen Mark zu erbringen. Man muß aber auf die Unterschiede in den Branchen hinweisen. Gerade im florierenden Banken- und Versicherungswesen sind die FM-Kosten inzwischen ins Kraut geschossen und lassen sich sicher um 10 bis 20 Prozent reduzieren. Ganz anders bei Industriebetrieben. Die standen in den letzten Jahren unter so starkem Rationalisierungsdruck, daß das Einsparpotential im FM-Bereich viel geringer ist. In der Industrie kommt es mittlerweile auch darauf an, durch FM die Qualität von technischer Wartung oder Sicherheits-Management zu verbessern.

SCOPE: Wie rechnet ein FM-Dienstleister ab?
Sasse: Wenn das Anforderungsprofil klar ist, wird eine monatliche oder jährliche Pauschale vereinbart. Das ist die Fixpreis-Garantie für den Kunden. Daneben sind in einem Katalog solche Leistungen gelistet, die zusätzlich und nur zu bestimmten Anlässen ebenfalls zu Festpreisen abgerufen werden. Früher war es üblich, solche zusätzlichen Arbeiten nach Aufwand abzurechnen.

SCOPE: Aus Expertenkreisen hört man die Forderung, Planung, Errichtung und Bewirtschaftung eines Gebäudes sollten in einer Hand liegen. Wie stehen Sie dazu?
Sasse: Dieser Ansatz beschreibt die optimalen Voraussetzungen für Facility Management, das immer dann am wirksamsten ist, wenn es bereits während der Planung einer Immobilie berücksichtigt wird. Schon der Architekt muß das Konzept des kompletten Gebäudemanagements einplanen. Facility Management sollte eigentlich das ganze Leben eines Gebäudes begleiten, von seiner Entstehung bis zu seinem Abriß.

Das Gespräch führte Michael Stöcker / Dezember 1998