Business Analytics Schnellstartpaket

m-tecs Einstieg in die SAP-Business-Analytics-Welt

Für ihr Management Reporting setzt m-tec auf das Business Analytics Schnellstartpaket von All for One Steeb in Verbindung mit SAP Business Objects BI Edge. "Von Beginn an ein Volltreffer", berichten CFO Adolf Schaffner und IT-Leiter Michael Graf.

Das mittelständische Unternehmen m-tec hat sich ganz auf die Entwicklung und Produktion innovativer Lösungen für Herstellung, Logistik und Verarbeitung moderner Baustoffe verschrieben. Angefangen von der Rohmaterialanalyse über die Planung und Konstruktion dazugehörender Trockenmörtelanlagen bis hin zu Entwicklung und Fertigung der passenden Verarbeitungsmaschinen für Baustellen werden Kunden in Neuenburg beraten und ausgerüstet. Das außerhalb von Deutschland auch an zwei Standorten in Tschechien sowie mit Gesellschaften und Büros in China, Brasilien, Spanien, Türkei und Indonesien tätige Unternehmen erzielte zuletzt mit 285 Mitarbeitern Umsätze in Höhe von rund 43 Millionen Euro und gehört zur französischen Saint Gobain Gruppe.

ERP-seitig setzt m-tec bereits seit einigen Jahren SAP ein, für rund 200 User. Als Datenbank kommt maxDB zum Einsatz. Seitdem wird das Erreichte stetig weiter ausgebaut. Dazu gibt es sogenannte "Modul-Owner". Diese Mitarbeiter tragen die Dynamik aus den Fachbereichen direkt in die IT Abteilung und kümmern sich dort um die Umsetzung von Fachanforderungen oder Optimierungen. Eingerichtet wurde zudem auch eine Art "Stammdaten-Polizei", die dafür sorgt, dass das Stammdaten-Management so funktioniert, wie es vorteilhafter Weise funktionieren soll: die festgelegten Konventionen werden nicht nur unternehmensweit berücksichtigt, sondern auch eingehalten. Das sorgt für hohe Datenqualität.

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Alles Bisherige passte nicht

Seit einigen Jahren bereits sondierte m-tec die verschiedenen Herangehensweisen an das Thema Business Analytics. Allerdings kam man immer wieder zu dem Ergebnis, dass "praktisch alle näher betrachteten Lösungsansätze zu komplex daher kamen und unseren Vorstellungen hinsichtlich einer einfachen und pragmatischen Nutzung nicht entsprachen", erklärt Adolf Schaffner, CFO und Managing Director der m-tec Group im Rückblick. Wie viele andere Unternehmen im Mittelstand hatte sich auch m-tec in Sachen Reporterstellung und Reportbereitstellung zunächst mit Office-Tools beholfen. "Schlussendlich ein nur schwer überschaubarer Wust von Excel und Powerpoint Files, auch die Erstellung und die Interpretation der Berichte waren zeit- und abstimmungsintensiv und erforderten Tag für Tag viel Handarbeit und zusätzlichen Klärungsbedarf", wie Schaffner eingesteht.

SAP Business Objects 4.0 und die Stuttgarter Messe "IT & Business" boten Anlass genug, die verschiedenen Angebote abermals unter die Lupe zu nehmen. Eine anwendungsorientierte Präsentation des stark auf Datenvisualisierung ausgerichteten Business Analytics Schnellstartpakets und tiefer gehende Gespräche auf dem Stand von All for One Steeb sorgten schließlich für den Durchbruch. "Wir fanden unsere Vorstellungen auf Anhieb berücksichtigt", berichtet m-tec IT-Leiter Michael Graf, der gemeinsam mit CFO Schaffner die verschiedene Offerten sondierte.

Durchbruch nach wenigen Tagen Einführungsaufwand

Um bereits nach wenigen Tagen Einführungsaufwand schnell hochwertige Ergebnisse zu erzielen, erwarb m-tec von All for One Steeb unmittelbar nach dem Messebesuch die Schnellstart Paketlösung in Verbindung mit dem Lizenzpaket SAP BusinessObjects Edge BI, das unter anderem Chrystal Reports zur Erstellung, Visualisierung und Verteilung von Berichten sowie fertige Voreinstellungen für den Zugriff auf alle Geschäftsdaten der gesamten SAP Business Suite beinhaltet. Zudem enthält diese Schnellpaketlösung auch Dienstleistungen für Installations-und Einführungsunterstützung, für Schulung und Know-how-Transfer sowie für die Erstellung von individuellen Management-Reports inklusive Verteilmechanismen: kurzum, eine komplette Einstiegslösung für mittelständische Unternehmen wie m-tec.

Fokus des "Daily Sales" sowie des "Daily Finance Reports", so die beiden Eckpunkte des Management-Reportings von m-tec: tagesaktuelle Vertriebsinformationen inklusive Umsatzerlöse mit Ist und Soll, für den laufenden Monat wie kumuliert für das Geschäftsjahr, jeweils konsolidiert sowie getrennt nach den Geschäftsbereichen Anlagentechnik und Baustellentechnik, zudem visuell attraktiv aufbereitet in Dashboard-/Tachometerdarstellung für Trendaussagen genauso wie in absoluten Zahlen. Gleichfalls tagesaktuell aufdatierte Finanzinformationen etwa zur Steuerung der Liquidität, zur Struktur von Forderungen und Verbindlichkeiten oder zur Entwicklung von Bestandsveränderungen enthält der Daily Finance Report. Datenquelle stets: das SAP-ERP-System im Direktzugriff von Crystal Reports. Das gesamte Reporting wird nicht nur automatisch erstellt, sondern jeden Abend selbsttätig per E-Mail als PDF Datei an das gesamte Top Management verschickt und kann so auch auf Smartphones oder Tablets unterwegs gelesen werden. Wer tiefer einsteigen will, kann per Link den Detailbericht zum Daily Sales Report per Chrystal Report Viewer aufrufen. Er enthält zusätzliche Drill-Down und Filtermöglichkeiten. Das neue System läuft auf einem eigenen x86-Server unter Windows zusammen mit der Datenbank Microsoft SQL Server.

Volltreffer von Beginn an

"Bereits mit dem Going-Live unseres neuen Reportings landeten wir im gesamten Management einen Volltreffer und hatten zudem genau die Lösung geschaffen, die wir uns zum Start immer vorgestellt haben", resümiert m-tec CFO Schaffner. "Nackte Zahlen alleine werden oft zu wenig beachtet. Aufbereitung und Visualisierung sind daher überaus wichtig. Um geschäftsmäßige Entwicklungen besser zu verdeutlichen, deren Zusammenhänge zu analysieren und gezielter zu steuern und zu planen, erreichen wir jetzt auch diejenigen, die bisher nicht als bekennende Zahlenmenschen galten", so Schaffner weiter.

Wie m-tec IT-Leiter Graf erläutert, "ist die Handhabung der neuen Lösung überaus einfach. Nicht nur die Einführungsphase, sondern auch die Lernphase waren daher schnell abgeschlossen. Zusammen mit den umfangreichen und sehr praxisgerechten Möglichkeiten sind wir zudem in der Lage, selbstständig Berichte zu erstellen oder bereits bestehende ohne großen Aufwand anzupassen oder zu erweitern."

Mit gesicherten Zahlen besser steuern

Und was hat nun der Einstieg bis dato an konkretem Nutzen gebracht? CFO Schaffner streicht heraus, dass "wir jetzt in Management-Meetings alle dieselben tagesaktuellen Zahlen parat haben. Damit hat sich die Zahlenaffinität klar erhöht. Heute sprechen wir vor allem über Maßnahmen, die wir aus der Analyse der Zahlen ableiten, anstatt die Entstehung der Zahlen zu hinterfragen oder gar deren Vergleichbarkeit infrage zu stellen. Früher brauchte es zudem oft ein gesondertes Telefonat, um Gewissheit über Geldeingänge zu erhalten. Heute hingegen wissen wir, auf unseren Finanzbericht ist Verlass. Jeder gebuchte Bankeingang wird dort automatisch berücksichtigt. Unser neues Reporting ist daher im gesamten Top-Management voll und ganz akzeptiert."

Für IT-Leiter Graf steht im Vordergrund, dass sich mit der neuen Lösung "generell der Automatisierungsgrad, sowohl für die Erstellung als auch für die Bereitstellung und Verteilung in unterschiedlichen Ausgabeformaten, signifikant erhöht hat und selbst mobile Endgeräte mit eingeschlossen sind. Manuelle Tätigkeiten konnten auf ein Minimum reduziert werden." Graf abschließend zu den nächsten Schritten: "Nach all den positiven Erfahrungen steht nun der Roll Out ins gesamte Unternehmen mit eine ganzen Reihe weiterer Reports auf der Agenda."

Was kostet das?

Die All for One Steeb AG hat ihre Business Analytics (BA) Expertise in der Business Unit Analytics zusammengefasst. Die Einheit verfügt über ein umfangreiches Expertenwissen für den BA-Einsatz im Mittelstand. Zudem wurde mit dem "Business Analytics Haus" ein Architekturmodell entwickelt, das sich zur Beschleunigung von BA-Einführungs- und Erweiterungsprojekten gut etabliert hat. Das Modell besteht aus "Stockwerken" wie Business Warehouse und SAP HANA (Erdgeschoss), Business Intelligence (Erster Stock) sowie Planning & Consolidation (Oberste Etage). Die verschiedenen Datenquellen, zum Beispiel die SAP Business Suite, befinden sich im Keller. Jedem Stockwerk sowie einzelnen Fachbereichen, etwa Vertrieb, Produktion, Qualitätsmanagement oder Bestandscontrolling, sind passgenaue Pakete zugeordnet, die zudem ausgeprägtes Branchen-Know-how enthalten. Für ein Business Analytics Schnellstartpaket, wie es bei m-tec zum Einsatz kommt, sind alles in allem rund 25.000 EUR zu veranschlagen. Darin sind unter anderem auch bereits die dazugehörigen SAP Lizenzen enthalten. kf

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