DMS Expo 2010: Brückenschlag zwischen DMS und ERP

Gerade für digitale Archive ist die nahtlose Einbindung in vorhandene IT-Landschaften von enormem Vorteil. Daher bietet die Bvl Bürosysteme GmbH (Stand: 7D19) mit Bvl-Archivio eine Komplettlösung für die revisionssichere digitale Archivierung, die nicht nur fertig installiert und administrationsfrei ist, sondern sich auch in jede Systemumgebung integrieren lässt. Die Software ist dabei laut Anbieter mit Anwendungen jeglicher Art uneingeschränkt kompatibel. So kann der Nutzer aus ERP-, CRM- oder SCM-Anwendungen direkt archivieren. Ebenso sind eine Direktsuche und ein Direktaufruf von Dateien aus jeder beliebigen Software möglich. Integriertes Web Content Management mit Typo3 steht bei AOE media (Stand: 7E63), Dienstleister für Webportal-Entwicklung, E-Commerce und Web CMS auf Open Source-Basis im Mittelpunkt seiner Messepräsenz. Der Typo3-Kern ist durch so genannte Extensions modular erweiterbar und verfügt über Schnittstellen zur Anbindung an beliebige DMS- oder ERP-Systeme. Die Lösung soll sich dabei nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügen. Ist eine hierzu benötigte Erweiterung unter den rund 4.000 frei verfügbaren Extensions nicht vorhanden, kann sie von Dienstleistern wie AOE media selbst in PHP geschrieben werden.

Integration mit ERP

Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH (Stand: 7B51) zeigt mit FIS/edc eine vollständig in SAP ERP integrierte und modular aufgebaute Anwendung für die Bearbeitung von gescannten Belegen und von EDI-Nachrichten. Einer der Vorteile ist die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung. Bei der automatischen Rechnungsbearbeitung werden Belege gescannt und validiert, dabei wird für eine revisionssichere Archivierung gesorgt. Interne Belegzuordnungen, Positionsabgleiche und gegebenenfalls eine Anreicherung von Daten erfolgen mit dem Ziel der direkten Verbuchung des Rechnungsbeleges im SAP-System.

Mit einer neuen SAP-Integration auf Basis des SAP-zertifizierten KGS Sapa-Link Framework zeigt sich Regisafe economie von der Hans Held GmbH (Stand: 7B56) Mit dem DMS-System lässt sich das gesamte Unternehmenswissen unter einer Oberfläche ganzheitlich und zusammenhängend organisieren. Zu diesem Zweck nutzt Regisafe eine personen- und organisationsunabhängige Ablagestruktur, die als Findex bezeichnet wird. Durch die SAP-Integration können Anwender zukünftig alle SAP-Belege automatisiert ablegen, die Belege aus SAP und Regisafe heraus aufrufen sowie ausgewertete Meta-Daten aus SAP für eine strukturierte Ablage in die DMS-Software übernehmen.

Integrierte Prozesse rund um die Warenwirtschaft stehen bei der Itella Information GmbH am VOI-Partnerstand (Stand: 7B50) im Fokus. Sie präsentiert eine On-Demand Plattform für die integrierte Abwicklung von Bestell- und Bezahlprozessen. Über die Plattform werden die Bestelldaten und Wareneingänge mit den Rechnungsdaten automatisiert abgeglichen und Rechnungen bei Übereinstimmung aller Daten ohne Prüfprozess direkt durchgebucht. Durch die Verbindung von Rechnungslogistik und E-Procurement können Unternehmen neben einer erheblichen Zeitersparnis auch finanzielle Vorteile wie etwa Skonti ihrer Lieferanten besser ausschöpfen.

Input- und Output-Management

Daten und Informationen gelangen auf unterschiedlichen Wegen und in ebenso unterschiedlichen Formaten ins Unternehmen, werden verarbeitet, archiviert und gegebenenfalls wieder ausgegeben. Für die effiziente Umwandlung von Papierdokumenten oder Dokumentenbildern in durchsuchbare und editierbare elektronische Dateien steht beispielsweise die serverbasierte Lösung Abbyy Recognition Server bereit (Stand 7B51). Die Technologie unterstützt das Scannen von Dokumenten, eine Volltext-OCR und das Auslesen von Metadaten zur Bereitstellung von Inhalten für Enterprise-Content-Management und andere dokumentenbasierte Geschäftsprozesse. Die Funktionen für Dokumentenerfassung und automatisierte OCR innerhalb von Recognition Server können in Backend-Systeme und andere Anwendungen integriert werden.

Die Luratech Europe GmbH (Stand: 7A77) präsentiert ihre neue Integrationsplattform Docyard für die Steuerung von Dokumentkonvertierungsprozessen in großen Scan-Umgebungen. Sie erlaubt das Verwalten und Steuern von Workflows rund um die Dokumentenkonvertierung, wobei sich alle entsprechenden Prozessschritte anwenderspezifisch integrieren lassen. Durch die modulare Architektur von Docyard können Unternehmen bereits vorhandene Komponenten, wie etwa Highend-OCR-Server, Klassifikationssoftware oder leistungsfähige Scanner, einbinden und anschließend zentral steuern und überwachen. Mit einer unternehmensweiten Lösung für die Konvertierung aller gängigen Dateiformate nach pdf, pdf/A und tiff wartet die PDF Tools AG (Stand: 7B84) auf: Der 3-Heights-Document Converter-Service ist skalierbar und lässt sich in bestehende Applikationslandschaften integrieren. Im Posteingang nimmt er gescannte Dateien und E-Mails entgegen. Bei E-Mails werden Nachricht und Anhänge in einem pdf oder pdf/A Dokument zusammengeführt. Anschließend fügt der Service die Metadaten hinzu, komprimiert die Dateien und bereitet sie für die Weiterverarbeitung im Unternehmensprozess vor.

Auch Scanner können sich durch Integrationsfähigkeit hervortun: So stellt die Opex Corp. Germany (Stand: 7D38) einen neuartigen Hochgeschwindigkeits-Farbscanner als integrierten Arbeitsplatz vor. Er führt dem Mitarbeiter die Post digitalisiert zu. Die Images werden über eine API-Schnittstelle mit den Indexwerten auf einem Server zur Portierung in jedes beliebige DMS-System bereitgestellt.

Das Thema Output-Management steht im besonderen Fokus der diesjährigen DMS Expo. Ihm eigens gewidmet sind Vorträge und Fachforen sowie ein eigener zusammenhängender Ausstellerbereich.

Hier zeigt unter anderem Pitney Bowes (Stand: 7D71) seine Production Intelligence Lösungen. Sie verknüpfen den Druck- und Mail-Workflow mit Ausgabemanagement- und ADF-Lösungen und sind über Schnittstellen in Fremdapplikationen integrierbar. Unternehmen profitieren von einer Optimierung des Mailstreams mit Zentralisierung des Auftrags-/Druckmanagements, umfassender Transformierung, Druckdatenoptimierung und automatisierter Datenerfassung.

Auch der LRS Enterprise Output Server von Levi, Ray & Shoup, Inc. (Stand: 7D73) integriert den gesamten Ausgabeprozesses mit Drittlösungen, etwa für Dokumentenformatierung oder Sicherheit. Die Gesamtlösung kann zur Prozessautomatisierung in übergeordnete Systeme wie Job Scheduling Tools oder SAP Solution Manager integriert werden.

Weitere Aussteller der DMS Expo finden Sie in der Heftrubrik „Dokumenten-Management“. -sg-