Auftrag gesucht

Nicht jeder Fertigungsbetrieb kann oder will sich einen eigenen Außendienst, eine eigene Vertriebsmannschaft leisten. Das muß er auch nicht. Denn es gibt Dienstleister, die im Auftrag die Akquisitionsarbeit übernehmen. Die sorgen dafür, daß die Maschinenauslastung stimmt. Und nicht nur das. Mit besonderen Aktivitäten unterstützen sie den Vertrieb ihrer Kunden und greifen auch schon mal den auftragvergebenden Unternehmen mit einschlägiger Beratung unter die Arme.

¿Sie müssen sich bloß die einmal genauer anschauen.¿ Jürgen Herms dreht sich um und deutet auf die an der Wand hängende technische Zeichnung. ¿Wenn Sie die einzelnen Arbeitsschritte allein für dieses Teil genau analysieren wollen, müssen Sie mehr können als Zeichnungen lesen. Ohne fundierte technische Ausbildung kommen Sie da nicht sehr weit.¿ Der Inhaber des Unternehmens Deutsche Wirtschaftskontakte will bei mir erst gar keine Zweifel aufkommen lassen: Wer in dem Metier, in dem er arbeitet, Erfolg haben will, muß ein Profi sein ¿ im Umgang mit Kunden aber vor allem in der Technik.

Seit Anfang der Neunziger hat sich der ehemalige Unternehmensberater auf das Feld der Auftragsakquisition spezialisiert. Für kleine und mittlere bundesdeutsche Fertigungsbetriebe (sowie mehr und mehr für Fertigungsabteilungen der Großunternehmen), die sich keinen eigenen Vertrieb aufbauen wollen, werden er und seine Mitarbeiter aktiv. Für ein Pauschalhonorar bringen sie ihre Kunden mit den Einkäufern von auftragvergebenden Unternehmen zusammen und sorgen so dafür, daß Maschinen und Anlagen die erwünschte Auslastung erfahren. Technisches Know-how ist dabei unerläßlich ¿ und zwar aus zweierlei Gründen.

¿Um die richtigen Unternehmen zusammenzubringen, müssen wir ganz genau wissen, was unsere Kunden leisten können. Dazu müssen wir deren Maschinenpark und spezielle Fertigkeiten kennen und entsprechend bewerten¿, erläutert Herms. Nicht jede Dreherei schafft es spielend, komplette Baugruppen in großen Stückzahlen innerhalb von kürzester Zeit zu fertigen. Und nicht jeder Zulieferbetrieb ist in der Lage, ein Projekt zu koordinieren, bei dem es beispielsweise gilt, eine Glühlinie mit Öfen, Fördertechnik, Antrieben und was sonst noch dazugehört für einen Kunden zu produzieren und in Betrieb zunehmen.

Den Richtigen finden . . .

Und dann sind da noch die Anfragen von auftragvergebenden Unternehmen. Wer kann uns binnen x Wochen die auf den Konstruktionszeichnungen ersichtlichen Teile liefern? Auf solche Fragen haben die Ingenieure des in Gelnhausen ansässigen Dienstleisters Tag für Tag mehr als einmal Antworten zu finden. Für Ingenieure, die sich mit Fertigungsverfahren und Werkstoffen auskennen, ist dies in der Regel kein Problem. Technische Laien dagegen kämen spätestens bei komplexeren Projekten ziemlich sicher ins Schleudern.

Für die Akquise ist zusätzlich kaufmännisches Gespür gefragt. Wenngleich sich diese Arbeit im Laufe der letzten Jahre deutlich veränderte. ¿Übers Telefon laufen heute lediglich die Nachfaßaktionen und die Abstimmung. Für die Akquisition nutzen wir stattdessen den Computer und moderne Bürotechnik.¿
Damit Nacht für Nacht Faxe an die Einkäufer von bundesdeutschen Unternehmen auf Leitung gehen, braucht es mehr als nur ein einfaches Faxgerät. Und die Vielzahl der Briefe, mit denen Woche für Woche das Leistungsspektrum der Kunden und des Dienstleisters erklärt wird, kann kaum noch jemand von Hand falten und eintüten. Deshalb automatisiert Herms sukzessive alles, was zu automatisieren geht. Die Adressen der anzuschreibenden Unternehmen liefert der Rechner. Mehr als 13 000 firmeneigene Datensätze zu aktiven auftragvergebenden Unternehmen enthält die für die Selektion notwendige, akribisch gepflegte Industriedatenbank (wobei den Profiakquisiteuren aus dem Hessischen deutlich mehr Datensätze zur Verfügung stehen).

. . . Computer und Co.

Wer Fax oder Brief erhalten soll, wird aufgrund wechselnder Kriterien immer wieder neu entschieden. Wichtig ist, daß die Unternehmen systematisch und regelmäßig angeschrieben werden. ¿So bleiben wir ¿ und damit unsere Kunden ¿ bei den Einkäufern im Gedächtnis.¿ Das ist fraglos das A und O einer wirkungsvollen Akquise.

Auch bei den technischen Zeichnungen, die für die Angebotsabgabe zu den ausgewählten Zulieferbetrieben gelangen müssen, helfen Computer und Co. Anstelle der Pausmaschine greift ein digitaler Großkopierer den Auftragvermittlern unter die Arme. Denn statt normgefalteter A0-Blätter kommen die Zeichnungen immer häufiger als Datei ins Haus.

Jeder Anfrager soll innerhalb kürzester Zeit entscheiden können, welches Unternehmen den geforderten Auftrag für eine Angebotsabgabe erhält. Kurz nach Eingang der Anfrage schlagen ihm deshalb die Auftragsvermittler mehrere in Frage kommenden Lohnfertiger vor. Der Einkäufer entscheidet, wer angesprochen werden soll.

Noch am selben Tag gehen die Anfrage und weitere Unterlagen an die ausgewählten Unternehmen. Für die Angebotsabgabe erhalten meist zwei bis drei Kunden von Herms ein Anschreiben mit den wichtigsten Eckdaten (Name des Ansprechpartners im auftragvergebenden Unternehmen, Telefonnummer und Anschrift), dazu einen kompletten Zeichnungssatz und eventuelle Besonderheiten der Anfrage.

Alle weiteren Schritte übernehmen die Lohnfertiger nun selbst. ¿Unsere Arbeit ist damit zunächst einmal beendet. Denn wir halten es für wichtig, daß unsere Kunden und die Auftragvergeber direkt miteinander reden. Nur auf Wunsch schalten wir uns ein, bieten Hilfe an wenn es Probleme gibt und suchen nach Auswegen.¿

Mehr als Akquise

Beim ¿alten Hasen¿ in der Kapazitätsvermittler-Branche, dem Frankfurter Unternehmen Peter Heisig, definiert man die Arbeit deutlich weitgehender: ¿Wir sind Ansprechpartner und Mittler: für unsere Kunden (die Lohnfertiger) und für die Auftragvergeber, und zwar während der gesamten Zeit ihrer Zusammenarbeit¿, läßt mich der Inhaber wissen. Deshalb übernehmen seine Mitarbeiter und er weit mehr als nur die Akquise. Wer will, kann sich während der Angebotsphase und ebenso nach der Vergabe immer wieder mit ihnen in Verbindung setzen. Und gegebenenfalls prüfen sie sogar das Angebot, bevor sie es zu dem anfragenden Unternehmen weiterleiten. ¿In der Regel erhalten die Auftraggeber die Offerten aber direkt von unseren Kunden.¿

Seit mehr als 30 Jahren bringen die Frankfurter Auftragvergeber und Auftragnehmer zusammen. Insofern arbeiten sie ähnlich wie der an Geschäftsjahren wesentlich jüngere Wettbewerber aus der nahegelegenen Kleinstadt. Doch es gibt Unterschiede: Während Herms ganz bewußt seine Dienste nur den metallverarbeitenden Betrieben anbietet, schränkt sich Heisig nicht so deutlich ein. Schwerpunktmäßig vermittelt er zwar auch den Unternehmen der Metallbranche neue Aufträge. Allerdings lassen bei ihm Kunststoffverarbeiter, Elektriker und Elektroniker ebenfalls für sich akquirieren. ,,Damit bieten wir den auftragvergebenden Unternehmen ein möglich breites Spektrum an, so daß sogar komplette Systeme von unseren Kunden geliefert werden können.¿ In dem Fall fungiert der Dienstleister als Schaltstelle und sorgt dafür, daß der Auftrag reibungslos vonstatten geht.

Auf internationalem Boden

Ein weiterer Unterschied: Heisig arbeitet international, das heißt, die Lohnfertiger und damit die zahlenden Kunden kommen nicht nur aus der Bundesrepublik. Das macht aus mehreren Gründen Sinn. Da wäre zum einen der Preis zu nennen. ¿Wobei wir so gut wie nicht mit Betrieben aus den sogenannten Billiglohnländern zusammenarbeiten¿, betont der Unternehmer. Viel zu oft mangelt es denen an Liefertreue und an dem notwendigen Qualitätssinn.

Wichtiger sind ihm andere Faktoren: hohe Präzision ¿ da kommen häufig Schweizer Unternehmen ins Spiel ¿ sowie schnellstmögliche Lieferung ¿ nicht selten ein Fall für Zulieferbetriebe aus dem nahegelegenen europäischen Ausland. Doch egal wer den Auftrag erhält, immer steht die Zuverlässigkeit der Kunden ganz oben an. Denn nur wenn die Auftragvergeber mit der Arbeit des Dienstleisters und dessen Kunden zufrieden waren, fragen sie beim nächsten Auftrag wieder bei ihm an.
Sowohl Herms wie auch Heisig bieten den auftragvergebenden Unternehmen ihren Service kostenfrei an. Die Rechnung zahlen die Lohnfertiger. Für die ist die Pauschale durchaus attraktiv: Ein eigener Vertrieb mit ähnlichem Engagement ginge mit Sicherheit weitaus mehr ins Geld. Zumal attraktive Zusatzleistungen zur Unterstützung der Vertriebsarbeit von dem Betrag mit abgedeckt werden. Dazu zählen beispielsweise Exposés, die das Leistungsspektrum der Zulieferbetriebe aufzeigen oder das Angebot, den Kunden mit einer eigens für ihn aufgebauten Website im Internet zu präsentieren.

Claudia Treffert / Mai 1999

Links: http://www.dwk-metall.de