Resilienz - Krisen bewältigen

Andreas Mühlbauer,

Die Digitalisierung des strategischen Einkaufs

Spätestens seit bei Fahrzeugherstellern die Produktion aufgrund fehlender Kleinteile aus China stillstand, dürfte jedem klar sein, wie abhängig Unternehmen von funktionierenden Lieferketten sind.

Die Corona-Krise kann eine Chance zur Neustrukturierung von Lieferketten sein. © iStock

Angesichts der anhaltenden Covid-19-Pandemie sind Beschaffungsorganisationen weltweit damit beschäftigt, ihre Lieferketten zu stabilisieren oder tiefgreifend umzubauen. Insbesondere produzierenden Unternehmen wird derzeit sehr deutlich vor Augen geführt, dass dies ohne eine durchgehende Digitalisierung ihres Source-to-Pay-Prozesses nahezu unmöglich oder extrem aufwändig und langwierig ist. Durch fehlende Transparenz können Einkäufer weder einen Überblick über ihr gesamtes Lieferantennetzwerk erhalten noch Risiken umfassend abschätzen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie mit einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten zusammenarbeiten. Nachfolgend gibt dieser Artikel einen Überblick über die Schlüsselelemente des Lieferantenmanagements und zeigt, wie ein digitalisierter Beschaffungsprozess Organisationen beim Aufbau einer agilen und widerstandsfähigen Lieferkette unterstützen kann.

Qualität und Management von Lieferantendaten verbessern

Lieferantendaten sind das Herzstück jeder Beschaffungsaktivität – angefangen von der Auswahl der passenden Partner über das Sourcing bis hin zum Bestell- und Rechnungsprozess. Für Einkäufer, die sich mit der regelmäßigen Beschaffung von Materialien für die Fertigung beschäftigen, ist gerade in Krisenzeiten eine aktuelle Datenbasis von entscheidender Bedeutung: Stehen Einkäufer alle notwendigen Informationen digital zur Verfügung, finden sie beim Ausfall eines Lieferanten deutlich schneller passenden Ersatz. Darüber hinaus können sie bereits im Vorfeld verschiedene Sourcing-Szenarien vergleichen und sich frühzeitig Produktions- und Lagerkapazitäten sichern.

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Die Praxis zeigt jedoch, dass die dazu notwendigen Voraussetzungen in vielen Organisationen bisher nicht gegeben sind. Wichtige Details zu Lieferanten, Produktkatalogen und Einkaufskonditionen sind oft noch in individuell gepflegten Excel-Tabellen, Access-Datenbanken, E-Mails, Aktenordnern oder sogar auf Haftnotizen hinterlegt. Um eine Beschaffungsentscheidung zu treffen oder sich für einen neuen Lieferanten zu entscheiden, muss das Procurement-Team diese erst händisch analysieren. Zudem mussten in diesem Krisenjahr viele Mitarbeiter ins Home-Office ausweichen. Dabei ist es zu einem produktivitätshemmenden Problem geworden, dass dort nicht allen Einkäufern die benötigten Daten unmittelbar „auf Knopfdruck“ digital zur Verfügung stehen. Stattdessen mussten oder müssen sie zeitaufwändige und zeitweise unzulässige Fahrten ins Büro unternehmen und sich erst umständlich mit Kollegen abstimmen. Diese Umstände erschweren das Treffen strategischer Beschaffungsentscheidungen erheblich und wirken sich letztlich auch auf das Management und die Belastbarkeit der Lieferkette aus. Daher herrscht dringender Handlungsbedarf.

Tipp: Organisationen sollten schnellstmöglich damit beginnen, Lieferantendaten und Produktkataloge zu digitalisieren, alle Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln und ihren Einkäufern zur Verfügung zu stellen. Unternehmen, die bereits mit einer Neustrukturierung begonnen haben, sollten prüfen, ob und wie sie die Maßnahmen noch erweitern oder verbessern können.

Risiko- und Leistungsmanagement verbessern

Die Bewertung von Lieferanten ist sehr komplexes Thema. Je nach Produkt müssen alle Lieferanten sehr spezielle Anforderungen erfüllen. Dazu zählen neben Qualität und Preis auch die Bewertung von Produktionskapazitäten und die Einhaltung verschiedenster Regularien.

Der Einkauf muss deren Einhaltung prüfen und dafür sorgen, dass Lieferanten

  • möglichst wenig Risikopotenziale bieten, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen können,
  • die geforderte Produktqualität einhalten,
  • ausreichend Produktionskapazitäten freihalten (können),
  • pünktlich in den vereinbarten Losgrößen liefern,
  • alle notwendigen Zertifizierungen besitzen,
  • behördliche Anforderungen erfüllen und
  • Richtlinien zur Corporate Social Responsibility (CSR) einhalten.

Um fundierte Beschaffungsentscheidungen zu treffen, benötigen Einkäufer eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen. Organisationen generieren diese selbst, fordern sie bei Lieferanten an oder kaufen sie von Dritten ein – vor allem aber müssen sie sie systematisch auswerten und interpretieren. Zentrale Datenbanken sowie die Einführung unterstützender Prozesse sind dazu unerlässlich. Die gesamte Organisation muss in die Lage versetzt werden, Daten aus verschiedenen Quellen zu analysieren, mit definierten Key Performance Indikatoren (KPI) zu vergleichen und die Ergebnisse ihren Einkaufsverantwortlichen in übersichtlicher Form zur Verfügung zu stellen. Nur so erhalten diese ein vollständiges Bild eines jeden Lieferanten und damit auch über ihre gesamten Lieferkette.

Tipp: Organisationen sollten ihr Risiko- und Performance-Management ausbauen, um ihre Beschaffungsteams bei der Auswahl und dem Management von Lieferantenbeziehungen zu unterstützen – und Partner aktiv in diesen Prozess einbinden.

Sourcing-Strategie überdenken und Lieferanten diversifizieren

Das stetige Reduzieren von Kosten ist in den Unternehmen eine Daueraufgabe. Deshalb lassen viele Unternehmen Einzelteile oder ganze Bauteilgruppen von wenigen ausgewählten Lieferanten fertigen. Doch was nützen günstige Einkaufskonditionen, wenn die benötigten Teile verspätet oder gar nicht geliefert werden, weil ein strategisch wichtiger Lieferant sein Werk schließen muss?

In Sachen Digitalisierung herrscht dringender Handlungsbedarf. © iStock

Die reine Beauftragung einheimischer Lieferanten (Local Sourcing) kann dieses Problem nur bedingt lösen – und schon gar nicht kurzfristig. Denn tritt aktuell nur ein Corona-Fall auf, muss der Hersteller möglicherweise auch hierzulande den Betrieb vorübergehend einstellen. Das bedeutet im Klartext: Unternehmen sollten ihre Lieferantenbasis verbreitern und sich rechtzeitig Produktionskapazitäten für erfolgskritische Produkte sichern. Für den Notfall sollte bei wichtigen Zulieferprodukten mindestens ein weiterer Lieferant bereitstehen, der in einer anderen Region produziert.

Diese Abkehr vom klassischen Single Sourcing ist zwar in der Regel mit Abstrichen bei den Einkaufspreisen verbunden, doch können Unternehmen mit dieser Strategie ihre Ausfallrisiken erheblich senken. Auch Multiple Sourcing kann sich lohnen: Einkäufer vereinbaren mit mehreren Unternehmen bestimmte Mindestabnahmemengen und sichern sich zugleich Optionen auf weitere Lieferungen. Sie können sich so die für den Notfall notwendigen Produktionskapazitäten reservieren und gleichzeitig den Großteil beim günstigsten Anbieter bestellen. Die Kombinationsmöglichkeiten sind vielfältig und sehr individuell – gerade bei produzierenden Unternehmen mit einem großen Produktportfolio ist diese Aufgabe händisch nicht mehr realisierbar.

Tipp: Bei Auswahl der Partner sollten Einkäufer stets mit derselben Einstellung vorgehen wie ein erfahrener Investor, der stabile Erträge sicherstellen will: Es ist besser, auf kurzfristige Gewinne zu verzichten und das Ausfallrisiko breiter zu streuen.

Partnerschaften neu denken

Vor allem in der produzierenden Industrie sind Beziehungen zu Lieferanten traditionell eher angespannt.In Krisenzeiten leidet jedoch in den meisten Fällen die gesamte Lieferkette. Ein kooperativer Ansatz hilft, die Auswirkungen für alle Beteiligten zu mildern. Dies kann nur funktionieren, wenn das traditionell angespannte Verhältnis zwischen Kunde und Lieferanten verbessert wird. Dazu ist in erster Linie eine Änderung im Mindset notwendig: Kunden und ihre Lieferanten sollten ihre Gegenüber als Partner und nicht als reine Sourcing-Quelle oder Absatzmarkt verstehen. Darüber hinaus sollten sie gewonnene Erkenntnisse miteinander teilen. Lieferanten werden in die Lage versetzt, Kundennachfragen effizienter zu planen und Informationen über mögliche Lieferprobleme früher an ihre Auftraggeber zu übermitteln. Alle Stakeholder wissen dann über mögliche Probleme frühzeitig Bescheid und können entsprechend handeln. Zudem können Einkäufer ihren Partnern bei der Lösung von temporären Cashflow-Problemen helfen – beispielsweise durch die frühe Zahlung von Rechnungen. Möglich wird dies mit Hilfe von Finanzierungslösungen wie Dynamic Discounting oder Supply Chain Financing, die die Liquidität der Lieferanten verbessern und zugleich dem Auftraggeber nützen, da er günstigere Einkaufspreise erreicht.

Tipp: Um Lieferketten in Krisenzeiten stabil zu halten, müssen Unternehmen müssen enger und partnerschaftlicher mit ihren Partnern zusammenarbeiten. Führungskräfte sollten daher nicht nur auf die Technik achten, sondern auch einen Kulturwandel innerhalb ihrer Organisation in Gang bringen.

Transparenz über die gesamte Lieferkette sicherstellen

In der verarbeitenden Industrie kennen Einkäufer ihre strategisch wichtigen Tier-1-Lieferanten sehr genau. Was ihnen jedoch fehlt, sind Informationen über die Lieferketten ihrer Partner. Doch exakt diese Transparenz ist bei der Wahl einer Sourcing-Strategie von entscheidender Bedeutung, da der Einkauf nicht nur günstig bestellen, sondern auch eine kontinuierliche Belieferung sicherstellen muss. Dies gilt insbesondere für Direktmaterialien: Fällt ein Lieferant unerwartet aus, besteht die Gefahr, dass erfolgskritische Produkte wie Halbzeug oder Normteile entweder verspätet oder gar nicht geliefert werden. Allein das Fehlen einer einfachen Standard-Schraube kann schnell einen teuren Produktionsstillstand nach sich ziehen.

Tier-2- und Tier-3-Lieferanten wird oft zu wenig Beachtung geschenkt. Gerade in der aktuellen Pandemie fällt dies Unternehmen nun auf die Füße: Der Wegfall von mehreren Partnern, die in derselben Region produzieren oder dort Lieferanten haben, sorgt schnell für Lieferengpässe und kann selbst große Hersteller innerhalb weniger Monate in wirtschaftliche Schwierigkeiten bringen. Wenn sie jedoch Abhängigkeiten frühzeitig erkennen, können sie ihre Sourcing-Strategie anpassen oder gemeinsam mit ihren Lieferanten entsprechende Notfallmaßnahmen einleiten.

Tipp: Organisationen müssen sicherstellen, dass der Einkauf Beschaffungsentscheidungen fundierter, schneller und flexibler treffen kann. Zuständige Mitarbeiter sollten beispielsweise genau wissen, mit welchen Partnern sie und ihre Lieferanten zusammenarbeiten. Sie benötigen zudem alle für ihre Beschaffungsentscheidungen erforderlichen Informationen in aufbereiteter Form – unabhängig von ihrem aktuellen Standort oder neuen Arbeitsplatz im Home-Office.

Ohne Digitalisierung keine fundierten Kaufentscheidungen

Derzeit kämpfen viele Unternehmen um die Stabilität, Zuverlässigkeit und Widerstandsfähigkeit ihrer Lieferketten. Sie erleben Lieferausfälle und teure Produktionsstopps. Der Druck auf die Einkäufer ist enorm. Damit sie jedoch fundierte Beschaffungsentscheidungen treffen können, benötigen für das Procurement verantwortliche Mitarbeiter einen möglichst vollständigen Überblick über alle Ausgaben und Lieferanten – und müssen auch Risiken schnell analysieren und bewerten können. Außerdem müssen sie über die richtigen Fähigkeiten, Tools und Prozesse verfügen, damit sie schnell passende Lieferanten finden, validieren und in ihre Lieferketten integrieren können. Die Digitalisierung sämtlicher Source-to-Pay-Prozesse spielt bei Bewältigung der aktuellen Krisensituation eine Schlüsselrolle. Durch die Gewinnung, Aggregation und automatisierte Auswertung von Lieferanten- und Performance- und Risikodaten erhalten Einkäufer einen umfassenden Überblick über ihre Lieferkette und werden bei ihrer Beschaffungsentscheidungen sinnvoll unterstützt – und können deutlich schneller reagieren. Stand heute herrscht hier in vielen Unternehmen noch starker Nachholbedarf.

Source-to-Pay-Software kann Organisationen beim Management von Ausgaben und Lieferanten unterstützen. Anbieter entsprechender Lösungen gibt es viele. Anbieter, die es auf die Shortlist schaffen, sind gründlich zu evaluieren. Insbesondere sollten Entscheider darauf achten, dass ihre Einkäufer echte Transparenz über ihre gesamte Lieferkette erhalten und die Auswertung wichtiger Key-Performance-Indikatoren automatisch erfolgt und in die Gesamtbetrachtung einfließt.

Doch Software ist nicht alles, und eine Restrukturierung von Lieferketten kann nur als Gesamtkonzept funktionieren. Unternehmen sollten Beschaffungsziele definieren, die sich nicht nur an günstigen Einkaufspreisen orientieren, sondern die strategische Zusammenarbeit mit Lieferanten in den Mittelpunkt stellen. Gleichzeitig ist es ratsam, etablierte Konzepte wie Single-Sourcing und Just-in-Time-Produktion auf den Prüfstand stellen.

Unternehmen sollten die Corona-Krise als Chance sehen und der Neustrukturierung ihrer Lieferketten endlich eine höhere Priorität einräumen. Dabei sollten sie Lieferanten als echte Partner ins Boot holen – und so bald wie möglich Budgets für erste Pilotprojekte bereitstellen.

Alex Saric, Experte für Smart Procurement bei Ivalua

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