Vom Scanner in den digitalen Workflow

Die Ursprungsidee des Capturings war es, die Erfassung von Dokumenten zu vereinfachen und dadurch Geschäftsprozesse zu optimieren. Bis heute hat sich an dieser Idee nicht viel geändert. Was sich natürlich geändert hat, sind die Rahmenbedingungen, aber auch die Möglichkeiten, die Capture heute bietet. Am Anfang war die Produktion sauberer Scans eine Art Revolution. Im nächsten Schritt ging man weg vom reinen Scannen hin zur intelligenten Erfassung, also dem automatischen Auslesen von Informationen und Einspielen der Daten in Geschäftsprozesse. In vielen Fällen reicht aber auch dies heute nicht mehr aus. Die Anforderungen im Produktion und Verwaltung erfordern immer schnellere Prozesse, die zudem über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg verlaufen. Die Informationsquellen müssen hierbei nicht mehr unbedingt papiergebunden sein, auch elektronische Rechnungen und Formulare oder unstrukturierte Daten können eingebunden werden.

Neue Trends für die Datenerfassung

Aktuell bestimmen vor allem zwei Trends das Thema Capturing: Auf der einen Seite steht die generelle Entwicklung hin zu Plattformlösungen in der Informationsverarbeitung. Im Idealfall sollte das Capturing eng mit den nachgelagerten Prozessen integriert werden. Das wird durch die Integration mit Lösungen zum Geschäftsprozessmanagement (BPM) vorangetrieben. Auf der anderen Seite geht es darum, Informationen jeder Art überall zu erfassen – vor allem auch mobil, zu klassifizieren und direkt in Geschäftsprozesse einfließen zu lassen, um so das Datenmanagement zu optimieren. Die Erfassung der Informationen erfolgt idealerweise am „Point of Origination“, also an dem Ort, wo sie entstehen. Hierzu werden intelligente, mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets zur Erfassung herangezogen. Dieses Vorgehen ist auch unter dem Stichwort „Capture-to-Process“ bekannt. Von beiden Trends können all die Unternehmen profitieren, die dezentral aufgestellt sind, zahlreiche mobile Mitarbeiter beschäftigen oder bei denen die aktive Datenerfassung einen Flaschenhals bei Prozessen darstellt.

BPM & Capture – Kombination mit Potenzial

Bei der Vorgangsbearbeitung müssen Designer, Entwickler und Sachbearbeiter an ihrem Arbeitsplatz über alle notwendigen Informationen verfügen. Neben den digitalisierten Dokumenten und Kundendaten zählen dazu auch Informationen darüber, wer alles mit den Dokumenten beziehungsweise Daten arbeitet. Digitale Workflows können solche Prozesse oft nicht ausreichend abbilden und BPM wird daher vor allem bei großen Firmen immer wichtiger.

Durch die Integration von Capture und BPM entsteht eine Lösung, mit der Firmen sowohl die Erfassung der Dokumente als auch nachgelagerte Prozesse für Wissensarbeiter in einer einzigen Plattform automatisieren können. Ein solches Produkt ist beispielsweise Kofax Total-Agility: Es umfasst alle Funktionen zum Design, zur Simulation und Kontrolle von Workflows. Damit ist es möglich, effizientere, flexiblere und besser ausführbare Geschäftsprozesse zu implementieren. Darüber hinaus sind Funktionen für dynamisches Case-Management enthalten. Diese sind nötig, um den oft nicht scharf zu trennenden Mix aus Korrespondenz, strukturierten sowie unstrukturierte Daten, Quellen und Prozessen zu steuern, der bei Interaktionen zwischen Unternehmen aufkommt. Die Plattform kann im eigenen Rechenzentrum, in einer Private-Cloud oder auch nach dem Software-as-a-Service-Modell (SaaS) betrieben werden. So haben Firmen mit hohen Sicherheitsanforderungen die Chance, das für sie passende Modell anzuwenden.

Mobile Capture – Das Smartphone wird zum Scanner

Immer mehr Mitarbeiter arbeiten heute mobil und sind dank Smartphone, Tablet, Laptop und Internet gewohnt, binnen Sekunden Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Diese Anspruchshaltung überträgt sich auch auf die Kunden und am Entwicklungsprozess Beteiligten. Kunden erwarten prompte Antworten auf Fragen wie: „Was ist der Status des Projektes?“; „Haben Sie alle notwendigen Dokumente wie Rechnungen, Korrekturen oder Skizzen erhalten?“. Je früher Dokumente digital erfasst und in die Geschäftsprozesse überführt werden, umso weniger Zeit vergeht bis zur Bearbeitung und umso höher ist erfahrungsgemäß die Kundenzufriedenheit.

Da erscheint es logisch, die Erfassung von Informationen und das Anstoßen der weiteren Verarbeitung nicht an einen festen Arbeitsplatz zu koppeln. Den „Scanner“ haben die Mitarbeiter in Form ihres Smartphones oder Tablets meist schon bei sich: Die eingebaute Kamera erfasst und die Software übernimmt die weiteren Schritte. Damit lassen sich mobile Endgeräte in komplexe Abläufe einbinden und diese Abläufe optimieren. Mitarbeiter oder der Kunde selbst können Dokumente, Fotos sowie Audio- und Videodateien mobil erfassen und wichtige Geschäftsprozesse am „Point of Origination“ auslösen. Wenn alle notwendigen Unterlagen binnen Minuten vorliegen, kann die Abwicklung eines Prozesses erheblich beschleunigt werden. Modernes Capturing bietet in Kombination mit der Verknüpfung von Applikationen und Automatisierung von Prozessen bietet ein enormes Produktivitätssteigerungspotenzial. Wie groß die Einsparungen im Einzelfall sind, hängt von vielen Faktoren ab. In der Praxis haben Kunden aber bereits nachweislich binnen kürzester Zeit Einsparungen im hohen sechsstelligen Bereich erzielt. -sg-

Kofax Deutschland AG, Freiburg Tel. 0761/45269-0, http://www.kofax.com