Millionen im Zugriff

Die Kreditoren-Eingangs-Rechnungen wurden im damaligen ERP-System (SAP R/3) gebucht, mit einem Barcode versehen und anschließend »spät« gescannt. Nach der Buchung der Rechnung im ERP-System wurden Daten für die Verschlagwortung automatisiert über eine Schnittstelle aus SAP übernommen und die elektronischen Dokumente anschließend an der richtigen Stelle im Archiv abgelegt. In der Anfangsphase nutzten 25 Mitarbeiter das ECM-System.

Das System für Datenmanagement und Archivierung ist in verschiedenen Ausbaustufen bereits seit 1998 bei dem Energieversorger im Einsatz und hat sich im Praxiseinsatz bewährt: »Die mit OS|ECM realisierten Lösungen haben uns von Anfang an überzeugt, so dass das Funktionsspektrum und die Einsatzbandbreite kontinuierlich seit 1998 ausgebaut wurden. Ein echter Glanzpunkt ist die hohe Konfigurierbarkeit, durch die wir zu einem großen Teil selbständig das System ausbauen und immer wieder an neue Anforderungen anpassen können«, erklärt Roland Geiger. Er ist Project- and Application-Manager bei der 24/7 IT-Services GmbH, einem Unternehmen, das als Dachmarke die internen Dienstleistungen der MVV Gruppe übernommen hat.

Schritt für Schritt

In den folgenden Jahren wurde das ECM-System sukzessive in den Bereichen Kundendienstzentrum, Revision, Controlling, Steuerabteilung, Vertrieb, Technik, Personal und Vorstandssekretariate eingesetzt. Hinzu kamen die Anbindung der Unternehmen Energieversorgung Offenbach AG via Internet mit der Online-Lösung und die Integration weiterer Unternehmen – auch außerhalb der MVV Gruppe. Inzwischen wird das ECM-System für die Verwaltung und Archivierung von unternehmenskritischen Dokumenten aus bisher zwölf Bereichen der MVV Energie eingesetzt. »Was von Anfang an überzeugte, war die Verbesserung der Auskunftsbereitschaft durch sofortige Bereitstellung der Informationen an den Arbeitsplätzen«, erklärt Geiger, einen von vielen Vorteilen.

Zurzeit arbeiten rund 450 Mitarbeiter mit OS|ECM. Über elf Millionen Dokumente mit einem Gesamtspeichervolumen von ungefähr 500 Gigabyte werden verwaltet, jedes Jahr kommen etwa 3,6 Millionen Seiten hinzu. Dabei werden 85 Prozent der Dokumente originär digital erzeugt. Dazu gehören Verbrauchsab- rechnungen, Kundenkorrespondenz, Eingangs- und Ausgangsrechnung- en, Buchungs- und Zahlungsanweisungen, Vertragsunterlagen, Personalaktendokumente, Energiehandels- geschäfte, Hausanschlussakten, Sitzungsprotokolle oder Datenschutz-Dokumentationen.

Anbindung an Fremdsysteme

Zu den Besonderheiten der Lösung gehören die Führung von elektronischen Kunden- sowie Personalakten mit Einbindung in die jeweiligen Fachapplikationen, die elektronische Abbildung des Rechnungseingangs in Form eines Workflows und das Vertragsmanagement. Basierend auf dem integrierten digitalen Archiv wurde so – teilweise durch die Mitarbeiter selbst – eine branchenspezifische Lösung für die Energiewirtschaft entwickelt, mit der alle anfallen- den Dokumente, wie beispielsweise Verbrauchsabrechnungen, Vertragsunterlagen, Personalakten, An- lagendokumentation oder Hausan- schlussakten, verwaltet werden. Beim Scannen von Dokumenten, wie Altakten oder Rechnungen, werden unterschiedliche Erfassungsszenarien in Abhängigkeit von den Prozessen eingesetzt. Dazu gehören frühes, spätes, zentrales, dezentrales Erfassen von Einzeldokumenten oder Belegstapeln einschließlich Barcode-Erkennung und automatischer Klassifizierung. Das Erfassen großer Altaktenmengen erfolgt durch externe Scan-Dienstleister, die erfassten Dokumente werden von CD in das System importiert. Zwischenzeitlich wurde auch ein interner Scandienst aufgebaut, um die Digitalisierung großer Papiermengen durchzuführen. Daten aus dem ERP-System werden in gewünschte Dokumentformate konvertiert und über eine zertifizierte Standard-Schnittstelle einschließlich Indexdaten an der richtigen Stelle ins Archiv-System abgelegt, so dass anschließend nach diesen sowohl aus OS|ECM als auch aus SAP recherchiert werden kann. Microsoft-Office-Dokumente können über Makros entweder im Original oder mittels spezieller Druckfunktionen im tif- oder pdf-Format abgelegt werden.

Das ECM-System ermöglicht dank seiner Recherche-Funktionen einen schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente oder einen Überblick über vollständige Akten. Recherchiert wird über Volltext oder Indexdaten, dabei können benutzerdefinierte Anfragen gespeichert werden.

In der Personalabteilung gibt es nahezu keine Papierakten mehr, der Zugriff auf benötigte Informationen wird dadurch enorm beschleunigt. Die elektronische Personalakte wurde mit der Zeit zu einer umfassenden Lösung mit einer engen Kopplung an SAP HR (HR steht für Human Ressources) entwickelt, die weiterhin kontinuierlich ausgebaut wird. Mit der elektronischen Personalakte werden alle aktuellen Dokumente und Altdokumente zu Personal- sowie Tarifangelegenheiten verwaltet, außerdem Personal-Nebenakten sowie Vollmachten und Unterschriftenprüfung. Im Rechnungswesen wird der Rechnungseingang mit einer automatisierten Workflow-Lösung abgebildet. Eingehende Dokumente werden erfasst, klassifiziert, mit SAP abgeglichen und für eine weitere Bearbeitung beziehungsweise sachliche Richtigstellung an einen Workflow übergeben. Den zuständigen Mitarbeitern wird eine Benachrichtigung per E-Mail zugesandt, die Bearbeitung erfolgt anschließend per Link über den Posteingangskorb im ECM-System. Alle Rechnungen wandern in elektronischer Form durch das Unternehmen, Warte- und Liegezeiten werden verkürzt. Durch die weitestgehend automatische Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe werden circa 500 Rechnungen pro Tag bearbeitet.

Transparenz und Auskunftsfähigkeit

Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments wird elektronisch abgebildet – von der Erstellung, Bearbeitung, Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Die intelligente Posteingangsbearbeitung ermöglicht, Rechnungen von der Poststelle elektronisch an den richtigen Schreibtisch weiterzuleiten. Fehlerquellen werden beseitigt, mehr Transparenz geschaffen und Umlaufzeiten deutlich verkürzt. »Die Einführung einer ECM-Lösung bedeutet zwar immer einen organisatorischer Aufwand, denn Organisation, Prozesse und Formulare müssen analysiert und abgebildet werden, insgesamt ist aber der Nutzen größer als erwartet«, zeigt sich Roland Geiger zufrieden. »In einigen Bereichen, wie etwa der Personalabteilung, gibt es keine herumliegenden Akten mehr, alle Dokumente sind sofort zur Hand.« Zusammenarbeit und Qualität der Arbeit haben sich verbessert und mit dem Verschwinden der Aktenschränke wurde Raum eingespart. Dass die Lösung beliebig erweiterbar ist, wird als großer Vorteil gesehen. -sg-

MVV Energie AG, Mannheim Tel. 0800/6882255, http://www.mvv-energie.de

Optimal Systems GmbH, Berlin Tel. 030/895708-0, http://www.optimal-systems.de