Montage- und Reparaturservices

Andreas Mühlbauer,

Serviceaufwände immer im Blick

Die Herausforderungen in der Maschinen- und Anlagenbau-Branche bekommen auch Dienstleister in diesem Segment zu spüren. Um sie zu bewältigen, müssen sich Unternehmen auf zuverlässige Servicepartner verlassen können.

Der Servicetechniker prüft eine Industriepumpenanlage. Der Serviceaufwand lässt sich im Servicemanagement-Tool repV von Peak-Networks direkt erfassen. © iStock

Als solcher fungiert Pumpen-Service Bentz. Um seine Montage- und Reparaturservices besser zu verwalten, suchte das Unternehmen nach einer Möglichkeit, seine Außendiensteinsätze in einem Servicetool abbilden zu können. Die Lösung hat Pumpen-Service Bentz in repV von Peak-Networks gefunden. Die Software schafft ein reibungsloses Servicemanagement. Dank der Lösung gelingen Analysen von Arbeitsaufwänden sowie die automatisierte Terminierung von Wartungsintervallen deutlich effizienter.

Pumpen-Service Bentz mit Sitz in Reinbek bei Hamburg wurde 1981 gegründet. Das Unternehmen gehört seit 2003 zur weltweit tätigen KSB Aktiengesellschaft. Insgesamt beschäftigt das zertifizierte Elektromaschinenbau-Unternehmen heute 30 Mitarbeiter. Zu den Services des Unternehmens zählen neben der Montage und Inbetriebnahme von Pumpenanlagen ebenso, Pumpenaggregate- und Motoren aller Fabrikate zu warten und zu reparieren. Darunter fällt unter anderem die vorbeugende Instandhaltung sowie die Störungsbeseitigung in Servicefällen. Ein Notdienst steht für Letzteres auch sehr kurzfristig zur Verfügung, um Ausfallzeiten von Maschinen- und Anlagenbau-Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren.

Anzeige

Umstieg auf neue Service-Software

Der Anlass, auf eine neue Servicelösung umzusteigen, war der Umstieg auf Sage 100 im Jahr 2018. „Ich stand bereits seit einigen Jahren im engeren Kontakt mit Peak-Networks“, sagt Martin Bentz, Geschäftsführer von Pumpen-Service Bentz. „Als der Wechsel auf Sage 100 anstand, dachte ich mir: Jetzt oder nie.“ Die alte Reparaturlösung, die das Unternehmen seit 2005 eingesetzt hatte, wollte Pumpen-Service Bentz nun durch das neue Tool ablösen, da dieses die Bedürfnisse des Unternehmens besser adressieren konnte.

Mit der neuen Servicelösung versprach sich Pumpen-Service Bentz insbesondere, mehr Transparenz in Reparaturprozessen zu schaffen. Denn bisher war für das Unternehmen nur schwer nachvollziehbar, wie viel Personalaufwand in ein bestimmtes Reparaturobjekt hineinfließt. „Darüber hinaus war uns bei der Einführung auch die Zukunftsfähigkeit der Lösung wichtig, vor allem auch die Remote-Anbindung der Monteure an unsere Firma sowie die Möglichkeit, dass wir Arbeitsaufträge online an unseren Außendienst übertragen können. Es galt für uns, die IT in den Reparaturbereich hineinzubringen – und damit eine stärkere Bindung zwischen unserem Monteur und unserem Backoffice zu schaffen“, erläutert Bentz.

Ebenso wünschte sich das Unternehmen, Wartungsverträge digital zu verwalten. Bisher erfolgte dies schriftlich, mit Informationen zu Preisen und Fälligkeiten. Da sich diese Funktionen sehr gut mit repV von Peak-Networks umsetzen lassen, fiel die Wahl schließlich auf den IT-Dienstleister aus Darmstadt. Neben der Servicesoftware bietet Peak-Networks zudem eine komfortable Außendienst-App, in der Außendienstmitarbeiter ihre Serviceeinsätze planen und beispielsweise auch Arbeitszeiten erfassen und automatisiert ans Backoffice übermitteln können – was perfekt die Bedürfnisse von Pumpen-Service Bentz erfüllen konnte.

Von der Planung zur raschen Umsetzung

Die Idee des Umstiegs auf eine neue Service-Lösung entstand im Jahr 2018. „Für uns war klar, dass wir weiterhin den CRM-Bereich von Sage xRM nutzen wollen“, erklärt Bentz hierzu. „Unser Customer Relationship Management möchten wir dort weiterhin abbilden, da wir Sage bereits seit 1998 verwenden. Daher war es für unsere neue Servicelösung auch so wichtig, dass sie sich flexibel an andere, bereits vorhandene Systeme anbinden lässt.“ PEAK-Networks ist einer der wenigen Servicemanagementanbieter, der seine Lösung für die Verwendung von Sage 100 optimiert hat.

Die Servicemanagement Software repV lässt sich auf PC, Laptop oder Tablet nutzen. © Peak-Networks

Mit repV for Sage 100 erhält Pumpen-Service Bentz sämtliche Vorteile einer professionellen Servicemanagementsoftware direkt aus der Sage 100 Office Line heraus, sodass das Unternehmen im gewohnten Arbeitsumfeld agieren kann. Dabei handelt es sich nicht um eine Schnittstelle, sondern um eine von Sage zertifizierte Partnerlösung, die in das bestehende System voll integrierbar ist. „Aus diesem Grund war auch die Migration in unsere Infrastruktur keine Herausforderung“, sagt Bentz. „Wir mussten lediglich die Objekte von xRM – also beispielsweise Reparaturmaschinen, die wir im Bestand haben – in repV übertragen. Dies gestaltete sich dank Excel und unserem Know-how über Datenbanken (SQL) sowie durch die Unterstützung von PEAK-Networks sehr unkompliziert.“

Beide Unternehmen prüften, welche Informationen aus einzelnen Tabellen der Objektdatenbanken sich in welcher Stelle in repV einsetzen lassen. „Eine Besonderheit ist an dieser Stelle hervorzuheben: Da das Remote-Arbeiten so gut funktioniert, musste kein einziges Mal ein Mitarbeiter von Peak-Networks zu uns vor Ort kommen“, erläutert Bentz. „Das war für beide Seiten ein großer Vorteil – sparen wir uns doch damit zusätzliche Aufwände wie Reisezeiten etc. – und hat letztendlich dazu geführt, dass wir bereits zum 1. Mai 2019 die Software in Betrieb nehmen konnten.“

Sichtbare Erfolge binnen kurzer Zeit

Nach dem Umstieg auf die neue Servicesoftware konnte Pumpen-Service Bentz recht schnell positive Erfolge verzeichnen. „Mich überzeugt vor allem, dass ich zeitnahe prüfen kann, wie die Performance meiner Mitarbeiter aussieht“, sagt Bentz. „Man erkennt auf einem Blick sofort und jeden Tag, welche Aufträge des Vortags zurückkommen – und wie die zurückgemeldeten Stunden aussehen.“ Diese müssen Mitarbeiter dank repV nicht mehr durch einen ausgefüllten Stundenzettel persönlich im Backoffice abgeben, sondern können ihre Zeiten unkompliziert und automatisiert über die Tablet-App übertragen. „Das gibt mir die Gelegenheit, gegebenenfalls in einen Reparaturauftrag einzugreifen, sollten die Stunden einmal aus dem Ruder laufen“, freut sich Bentz. Auch einfache Reparatureinsätze lassen sich dank repV schneller abwickeln, sodass sich beispielsweise Ersatzteile rechtzeitig nachordern lassen, um sie zeitnah bei Wartungs- oder Reparaturaufträgen einzusetzen. „Besonders gut gefällt uns auch die Wartungshistorie von repV“, ergänzt Bentz. „Es ist von Vorteil, wenn Mitarbeiter die Historie eines jeden Geräts einsehen können, um beispielsweise den Wartungs- oder Reparaturverlauf nachzuvollziehen.“

„Wir arbeiten jetzt schon seit einiger Zeit mit Peak-Networks zusammen“, sagt Bentz. „Und die Zusammenarbeit klappt wirklich gut. Wenn einmal etwas nicht funktionieren sollte, haben wir bisher immer schnell und unkompliziert Hilfe bekommen. Genauso schätzen wir es, dass wir Peak-Networks auch Feedback zu repV geben können, was unserer Erfahrung nach gerne angenommen wird.“ Inzwischen ist repV bei über 20 Mitarbeitern an zwei Standorten im Einsatz – ein Mitarbeiter ist dauerhaft auf einem Kraftwerk in Hamburg beschäftigt. Besonders positives Feedback gibt es zum Wartungsvertragsmodul in repV, durch das Pumpen-Service Bentz einen Überblick über Wartungstermine, und zudem automatisch generierte Service-Aufträge erhält. Voreingestellte Wartungsintervalle lassen sich zudem gut in die Terminplanung des Außendiensts einbeziehen, was auch für die Mitarbeiter von Vorteil ist, die so ihren Tag besser planen können – ohne sich jedes Mal mit dem Backoffice abstimmen zu müssen.

Weitere Individualisierungen stehen an

„Wir planen definitiv, repV weiter als Servicelösung zu nutzen und möchten auch noch individuelle Anpassungen durch Peak-Networks vornehmen lassen“, resümiert Bentz. „Darunter beispielsweise das Erstellen von Service-Reports. Gerne möchten wir auch in Datenblättern Links hinterlegen, die Monteure dann direkt vor Ort ausfüllen können. Als einen der nächsten Schritte streben wir an, unseren Wartungsbereich mithilfe von repV auszubauen.“

Jessica Henke, freie Autorin aus Darmstadt für Peak-Networks

Anzeige

Das könnte Sie auch interessieren

Anzeige
Anzeige
Anzeige

Software

Geschäftsentwicklung und Wachstum vorantreiben

Geringere Kosten, optimierte Prozesse und mehr Kundenorientierung stehen im Fokus der Version 9.05 der ERP-Lösung Epicor. Die neue Version bietet funktionale Verbesserungen, Erweiterungen und neue Module für alle Produktsuiten innerhalb der Lösung.

mehr...
Anzeige

KI + Datenanalyse

Nur eine Einheit

eines Produktes zu fertigen, ist eine Kunst. Weil Psipenta Software Systems das weiß, greift es Einzelfertigern mit dem Release 8.0 der ERP-Lösung Psipenta unter die Arme. Es wurde um Funktionalitäten für diese Branche erweitert.

mehr...

Wirtschaft + Unternehmen

Psipenta mit neuem ERP-Release

Das Messehighlight von Psipenta wird das Release 8.0 der gleichnamigen Software sein. In Halle 5 auf Stand C04 werden die Berliner ihre Software präsentieren, die speziell um Funktionalitäten für projektbezogene Einzelfertiger erweitert wurde.

mehr...
Anzeige
Anzeige
Anzeige

KI + Datenanalyse

Damit der Kunde König ist

muss sich der Auftragnehmer auch einiges einfallen lassen – vielleicht so, wie der ERP-Hersteller ams.hinrichs+müller: Dort sorgt ein neues Webportal für das transparente Management von Service-Aufträgen.

mehr...

KI + Datenanalyse

Das Projekt- und Servicemanagement

ist ein Schwerpunkt der ERP-Software Oxaion. Das Modul Projektmanagement gibt aktuelle Auskunft zu Kosten oder Ressourcen. Der Projektleiter hat so alles im Blick. Jeden Projektschritt sieht er übersichtlich in einem Strukturbaum dargestellt.

mehr...