Checklisten und Formulare sind ein wesentlicher Bestandteil bei der Wartung und Instandhaltung von Maschinen. Je nach Branche oder Anlage sind sie vom Gesetzgeber sogar verpflichtend vorgeschrieben und müssen revisionssicher archiviert werden. Sie dienen auch der Arbeitssicherheit und stellen die Effizienz und Qualität sicher.

In vielen Betrieben der industriellen Produktion sind Instandhalter allerdings noch mit Papier, Stift und Klemmbrett unterwegs und füllen Checklisten und Formulare manuell aus. Das Ergebnis sind daher oft unleserliche, unvollständig oder gar nicht ausgefüllte Papierdokumente, die dann gescannt oder manuell in das Backend-System übertragen werden. Eine Revisionssicherheit ist hier nicht immer gegeben.

Digitale Checklisten in der mobilen Instandhaltung bieten eine effiziente Alternative. Sie sind Bestandteil einer mobilen App für die Instandhaltung. Unternehmen können damit ihre individuellen Formulare und Checklisten zentral erstellen. Die Instandhalter können diese auf ihren mobilen Geräten einfach und schnell ausfüllen. Anschließend werden die Dokumente automatisch im Backend-System archiviert.

Drei Kategorien von Checklisten

In manchen Unternehmen in der industriellen Produktion gibt es hunderte verschiedener Checklisten und Formulare für unterschiedliche Einsatzbereiche. Doch fast alle lassen sich in drei Hauptbereiche einteilen:

Arbeitsvorbereitung

Bevor der Instandhalter mit der Wartung und Instandhaltung von Maschinen beginnen kann, sollte er eine Checkliste nutzen, um alle erforderlichen Dokumente, Werkzeuge und Hilfsmittel für seine Aufträge zusammenzustellen. Dazu können auch Zugangsberechtigungen für sensible Bereiche oder Erlaubnisscheine gehören sowie Schutzkleidung und Sicherheitsrichtlinien.

Ausführung von Aufträgen

Bei der eigentlichen Begehung oder Wartung einer Anlage hilft eine Checkliste dem Instandhalter, alle Schritte in der richtigen Reihenfolge vorzunehmen.

Dokumentation von Aufträgen

Besonders wichtig sind Checklisten, die Instandhaltungsmaßnahmen und deren Ergebnisse dokumentieren. Dazu zählen zum Beispiel Prüf- und Messprotokolle.

Digitale Checklisten in der mobilen Instandhaltung sind mehr als nur elektronische Varianten von Papierformularen. Sie bieten viel breitere Anwendungsmöglichkeiten als ihre papierbasierten Vorläufer:

Individuelle und zentrale Erstellung

Unternehmen können ihre digitalen Checklisten und Formulare für eine Instandhaltungs-App einfach in einem browserbasierten Texteditor individuell für ihre eigenen Bedürfnisse erstellen. Dabei können sie zwischen verschiedenen Typen von Eingabefeldern auswählen. Auch Logos und die CI eines Unternehmens lassen sich einfach abbilden.

Mobile Bereitstellung

Die Instandhalter erhalten ihre jeweils für den Auftrag benötigten Checklisten oder Formulare direkt in ihrer mobilen App.

Nutzung von Backend-Daten

Beim Ausfüllen der Checklisten können Instandhalter auf alle Daten zugreifen, die in der App vorliegen. Kontextinformationen wie Auftrags- und Anlagendaten können schon vorbelegt werden.

Prozesssicherheit

Digitale Checklisten leisten im Bereich der Arbeitssicherheit einen wesentlichen Beitrag. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeiter zum Beispiel erst mit der Wartung einer bestimmten Maschine beginnen oder den nächsten Schritt machen können, wenn sie die Sicherheitshinweise gelesen und bestätigt haben.

Geringere Fehleranfälligkeit

Bereits beim Ausfüllen der digitalen Checklisten kann ein Validierungssystem die Daten des Instandhalters auf ihre Gültigkeit hin prüfen. Dazu gibt es gängige Validierer für Pflichtfelder, E-Mail-Adressen oder Werte-Grenzen. Bevor die Daten dann im Backend-System verbucht werden, gibt es die Möglichkeit, sie nochmals zu prüfen.

Dynamische Eingabe

Digitale Checklisten lassen sich je nach Kontext-Informationen oder in Abhängigkeit von der Eingabe dynamisch erweitern. So lassen sich zum Beispiel auch unerwartete Mängel dokumentieren.

Zusätzliche Dokumentation mit Fotos

Im Gegensatz zu papierbasierten Formularen kann der Instandhalter einen Schaden gleich mit der Kamera seines Mobilgeräts aufnehmen und als Dokument anhängen.

Digitale Unterschriften

Der Instandhalter oder auch sein Vorgesetzter können die Durchführung einer Instandhaltungsmaßnahme auf dem Smartphone oder Tablet mit ihrer Unterschrift bestätigen.

Mehrsprachige Varianten

Digitale Checklisten und Formulare lassen sich in verschiedenen Sprachversionen erstellen und nutzen.

Revisionssichere Archivierung

Hat der Instandhalter die digitale Checkliste zum Auftrag ausgefüllt und abgeschlossen, wird diese direkt mit der Rückmeldung ins Backend-System übertragen und dort als Datensatz und optional als PDF-Dokument gespeichert.

Durchgängige Digitalisierung der Instandhaltungsprozesse

Um einen durchgängig digitalen und medienbruchfreien Prozess abzubilden, ist auch eine Digitalisierung von Checklisten erforderlich. Dies ermöglicht der Einsatz einer Instandhaltungs-App mit digitalen Formularen.

Die Zukunft digitaler Checklisten

Die Digitalisierung wird den Arbeitsalltag in der Instandhaltung in den nächsten Jahren weiterhin erleichtern und damit auch die Anlagenverfügbarkeit optimieren. Für Instandhalter kann die Spracheingabe und Sprachsteuerung die Bearbeitung von Checklisten und Aufträgen auf einem mobilen Gerät schon heute beschleunigen.

Durch den zusätzlichen Einsatz von AR- und VR-Anwendungen könnte es zukünftig sogar möglich sein, Checklisten auf Datenbrillen zu projizieren, sodass Instandhalter ihre Checkliste mit freien Händen abarbeiten und die Ergebnisse nur noch diktieren.

Hannes Heckner, CEO MobileX