Dank Digitalisierung läuft heute ein Großteil der Prozesse in Betrieben und Fertigungsanlagen automatisiert ab. Trotzdem ist bei vielen Schritten nach wie vor die Bedienung durch Menschen gefragt – etwa beim Abarbeiten von Papierlisten, der Umstellung einer Maschine auf eine neue Charge oder bei kontrollierenden Tätigkeiten. Die Mitarbeiter benötigen eine intensive Einarbeitung, und das kostet Zeit und Geld. 

Abhilfe schaffen Workflow Solutions mit denen sich die Schrittketten und die Benutzerführung digitalisieren lassen. Die smarten Lösungen bieten Vorteile: Der Mitarbeiter wird Schritt für Schritt durch das Programm geführt, dabei steht ihm das entsprechende Wissen gut visualisiert abrufbar zur Verfügung. Er sieht auf einen Blick, was wann warum passiert, und was als nächstes geschehen muss. Der Prozess wird effizienter, zudem sind die digitalen Prozessschritte rückverfolgbar und vor Manipulationen geschützt. Transparente Prozesse sorgen für eine geringere Fehleranfälligkeit. Über den gesamten Produktionsablauf wird eine höhere Qualität und Prozesssicherheit erzielt. Und schließlich sind die Daten einfacher zu verwalten und lassen sich flexibel weiterverarbeiten.

Die Entwicklung von Software für das Workflow Management wurde durch die hohen Anforderungen der Pharmabranche angestoßen: Beim Ansatz von Medikamenten, also dem Mischen der einzelnen Wirkstoffe, ist Genauigkeit gefragt. Verschiedene Arbeitsschritte müssen in einer festen Reihenfolge und nach vorgegebenen Parametern abgearbeitet werden. Eine Workflow-Management-Software gibt hier den Mitarbeitern die Arbeitsschritte und zu erfüllenden Parameter vor und führt sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Mittlerweile werden die Lösungen in anderen Anwendungsbereichen der Produktion eingesetzt. Denn grundsätzlich eignen sie sich für alle Vorgehensweisen, die sich nach einem „Rezept“ richten, also wenn es um das Abarbeiten von vorgegebenen Schrittketten geht.

Zusätzliche Vorteile bietet die Software, wenn sie direkt in den Herstellungsprozess eingebunden ist. Dadurch können viele Arbeitsschritte vollautomatisiert ablaufen. Die digital erfassten Daten lassen sich in die digitalen Prüfprotokolle übertragen – das Ablesen und Eintragen der Zahlen ist damit nicht mehr notwendig. Bei Fehlermeldungen werden die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch informiert und die erforderlichen Arbeitsschritte eingeleitet. Das macht die Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer. Mit der Automatisierungssoftware Zenon von Copa-Data lässt sich der Prüfprozess auf Konformität mit CE-Normen von drei Wochen auf fünf Tage reduzieren.

Ein weiteres Beispiel für effiziente Workflow Solutions sind Smart Checklists. So hat die Softwareplattform Zenon eine integrierte Funktion, mit der sich Check- und Prüflisten auf Papier digitalisieren und über eine grafische Oberfläche bedienen lassen. Vor allem bei Funktionstests, Wartungsarbeiten und geführten Maschinenumrüstungen bieten die digitalen Checklisten laut Hersteller Vorteile gegenüber herkömmlichen Papierlisten: Der Anwender wird bei der Bearbeitung der einzelnen Schritte immer erst zum nächsten Punkt zugelassen, wenn der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Die digitalen Listen lassen sich zudem um Zusatzinformationen ergänzen – etwa Schaltpläne, Normen oder 3D-Modelle. Ein Kommentarfeld steht für Bemerkungen an Kollegen zur Verfügung. Das Abtippen handschriftlicher Kommentare, um sie per E-Mail verschicken zu können, gehört damit der Vergangenheit an.

Smart Checklists sind flexibel einsetzbar. Sie lassen sich sowohl am PC als auch auf mobilen Endgeräten nutzen. Vor Ort per Smartphone erfasste Daten können zum Beispiel später im Büro auf dem Laptop weiterverarbeitet werden. Die Daten lassen sich zudem in verschiedenen Sprachen und länderspezifischen Maßeinheiten anzeigen – perfekt für die länderübergreifende Zusammenarbeit. Alle Prüfschritte werden manipulationssicher gespeichert und die Daten an eine SQL-Datenbank oder ein ERP-System übertragen. Möglich ist auch, daraus Berichte und Prüfprotokolle im PDF-Format zu erstellen, die so für die weitere digitale Verarbeitung bereitstehen – und natürlich wesentlich weniger Platz in Anspruch nehmen als Papier.

Ein typisches Einsatzgebiet für smarte Checklisten ist die Automobilbranche. Die Hersteller müssen heute eine große Modellvielfalt bieten und schnell auf Kundenanforderungen reagieren. Ein flexibles Produktionsmanagement ist für sie ein Muss. Bei der Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Produktionsprozessen, der Smart Factory, nimmt die Branche daher eine Vorreiterrolle ein. Weltweit werden Fahrzeuge nach dem Konzept der Lean Production gefertigt, das optimierte Produktionsprozesse bei gleichzeitiger Steigerung von Effizienz und Effektivität in der Fertigung vorsieht. Intelligente Checklisten kommen in der Automobilindustrie unter anderem bei Sicherheitsprüfungen und Wartungsarbeiten zum Einsatz: Bei der Bedienung einer Maschine wird der Mitarbeiter Schritt für Schritt durch das Programm geführt und mögliche Fehler schon im Vorhinein ausgeschlossen. Die einzelnen Schritte werden digital dokumentiert und lassen sich flexibel weiterverarbeiten – beispielsweise im Qualitätsmanagement. 

Bei standardisierten Abläufen sind Workflow Solutions ideal, um Prozesse zu beschleunigen, mehr Transparenz zu schaffen und die Fehlerrate möglichst gering zu halten. Sie sorgen dafür, dass die vorgegebene Reihenfolge von Arbeitsschritten eingehalten wird und den Beteiligten alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Die automatisierte Steuerung und Überwachung der Abläufe hilft Unternehmen, ihren Workflow zu optimieren.  D.Hellinger/as