ERP trifft CAD

Zwangsläufig müssen Vertrieb, Konstruktion und Fertigung eng zusammenarbeiten, um Qualitäts-, Zeit- und Kostenvorgaben zu halten. Administration und Produktion bedienen sich seit Anfang 1999 der Unterstützung des ERP-Systems Proalpha, um den Informationsfluss und die Auftragsabwicklung optimal zu gestalten. Die Finanzbuchhaltung nutzt sogar schon einige Monate länger das entsprechende Modul in Proalpha.

Auf der Gegenseite arbeitet die starke Konstruktionsabteilung an 43 CAD-Arbeitsplätzen mit drei Softwarepaketen von Autodesk. CAD auf der einen und ERP auf der anderen Seite sind traditionell zwei Welten, die wenig miteinander zu tun haben. Und das steht ganz im Gegensatz zur Realität in den Unternehmen. Vorbei sind die Zeiten, und das im Fall Vecoplan schon lange, in denen die Schritte von der Angebotserstellung bis zur Montage beim Kunden Schritt für Schritt und in längerfristigen Zeiträumen abliefen. Die notwendige enge Kopplung zwischen Konstruktion und allen anderen Funktionen im Unternehmen ist bei ­Vecoplan technisch in Form des Proalpha-Moduls „CA-Link“ realisiert.

ERP auch für Konstrukteure

Das informationstechnische Rückgrat bei Vecoplan bildet, wie in vielen anderen Unternehmen auch, das ERP-System. Von der Angebotskalkulation über die Finanzbuchhaltung, Fertigungsplanung und -steuerung bis zu Versand und Controlling sind hier alle Vorgänge abgebildet. „Es ist nicht einzusehen, dass die Konstruktion – hier werden die Produktkosten und damit die Wettbewerbsfähigkeit des ganzen Unternehmens entscheidend geprägt – ein separates IT-Leben führen soll“, gibt Fred Koch, EDV-Leiter bei Vecoplan, zu bedenken.

Mit Einführung des ERP-Systems wurde auch das Modul „CA-Link“ installiert. Damit ist eine echte Online-Kopplung des Konstrukteurs mit der ERP-Datenbank realisiert. So sind Teilestämme und Stücklisten nur einmal im Unternehmen vorhanden. Konstruktions- und Produktionsstückliste sind identisch, weil sie aus dem gleichen Datenbestand in nur einer Datenbank, der von Proalpha, erzeugt werden. Damit haben alle Projektbeteiligten auch immer den gleichen Informationsstand. Regelmäßige Datenabgleiche, wie sie bei zwischengeschalteten PDM- oder PLM-Systemen (PDM – Product Data Management, PLM – Product Lifecycle Management) notwendig sind, finden nicht statt. Es sind auch keine Schnittstellen zu verwalten und zu pflegen.

Statt die Verarbeitungskette CAD – PDM – ERP bei jeder Abfrage einzuhalten, arbeitet der Konstrukteur online im ERP, ohne seine gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Er hat in seiner CAD-Oberfläche lediglich einen oder mehrere zusätzliche Buttons, die direkte Abfragen und Eingaben im ERP erlauben. Derzeit arbeiten die Konstrukteure, Techniker und technischen Zeichner mit verschiedenen CAD-Systemen. Im Einsatz sind die Autodesk-Produkte Autocad 2002 für die Anlagenplanung, Autocad Mechanical 6 für Detailzeichnungen und Inventor 6 für realistische 3D-Darstellungen und Kollisionsuntersuchungen. Aus allen Systemen kann gleichermaßen auf Proalpha zugegriffen werden.

Online im ERP

Jede Maschine und Anlage wird in der Konstruktion komplett neu aufgebaut. Die Stammdaten der Teile und Baugruppen verwaltet jedoch das ERP-System. Entsprechend müssen die Konstrukteure bei der Neuanlage von Aufträgen nicht in separaten Datenbanken nach bereits vorhandenen Bauteilen suchen, sie recherchieren aus ihrer CAD-Oberfläche online im ERP. Damit stehen ihnen auch alle mit dem Teilestamm verbundene Informationen zur Verfügung, beispielsweise Lagerbestände, Beschaffungszeiten und eventuell auch die Kosten. Es ist egal, ob ein Disponent oder ein Einkäufer mit ihren Tätigkeiten den Datenbestand verändern, die jeweils aktuellen Daten stehen zeitgleich, ohne zusätzliche Aktionen allen Funktionen im Unternehmen, eben auch dem Konstrukteur, zur Verfügung.

Die Online-Anbindung aller Beteiligten an nur eine Datenbank erlaubt sogar Aufgabenteilungen, die bei verteilten und/oder redundanten Datenhaltungen kaum möglich sind. „Bei uns“, erklärt Fred Koch, „legen die Konstrukteure Eigen-Konstruktionsteile selbst als Stammdatensatz an, und zwar via „CA-Link“ direkt im ERP. Kaufteile legt jedoch der Einkauf an. So können also Mitarbeiter verschiedener Funktionen und Abteilungen parallel am gleichen Datenstamm arbeiten, und ständig sind alle Daten für alle aktuell.“

Eine automatische Preisfindung für bestimmte Anlagen- und Maschinentypen entlastet den Vertrieb nachhaltig. Liegt der Maschinentyp fest, definiert der Vertriebler die Variablen. Das Kalkulationsmodul ermittelt daraufhin automatisch den Preis.

Stücklisten als Kern der Rationalisierung

Verschiedene, jeweils in Varianten immer wieder eingesetzte Maschinen, sind im ERP-System als komplett durchstrukturierte Konstruktionen mit den Stücklisten hinterlegt. Die dienen in aller Regel dem Konstrukteur als Basis für den neuen Entwurf. Er ändert und ergänzt diese „Maschinenstückliste“ auftragsbezogen, entsprechend den individuellen Anforderungen. Hier hat sich Vecoplan eine Spezialität einfallen lassen: Archivierte Maschinenstücklisten können sogar nach Auslieferung noch geändert werden. Das ist dann notwendig, wenn sich im laufenden Betrieb herausstellt, dass Anpassungsarbeiten notwendig sind. Solche Änderungen werden für die Ersatzteildokumentation benötigt, beeinflussen aber die Disposition nicht.

Betreuungsaufwand minimal

Die Entscheidung für Proalpha fiel sozusagen aus mehreren Richtungen: „Als die Ablösung des Altsystems Kifos anstand“, so Fred Koch, „kam Proalpha durch seine integrierte CAD-Anbindung in die engere Auswahl. Zusätzlich kam dann die Vorgabe unserer Holding, im Bereich Finanzbuchhaltung Proalpha einzusetzen. Damit fiel die Entscheidung dann um so leichter.“ Zudem bietet diese Lösung als einzige eine echte Online-Kopplung zur Konstruktion. Wie wichtig Vecoplan dieses Feature einschätzt, zeigt die Tatsache, dass bereits zum Vorgängersystem und CAD eine – allerdings handgestrickte – Verbindung genutzt wurde.

Die Einführungsphase wurde mit Hilfe von neun Key-Usern bewältigt, die in ihren Bereichen intensiv ausgebildet wurden und ihr Wissen an die Kollegen weitergaben. Den gesamten CAD-Bereich, und dem ist auch „CA-Link“ zugeordnet, betreut Verena Bic als CAD-Administratorin. Sie schätzt die Zahl der Anfragen von Usern auf derzeit etwa vier bis fünf pro Tag. Das seien aber fast ausschließlich Fragen zu den Konstruktionsprogrammen. „Im Umfeld von CA-Link“, bestätigt Verena Bic, „ist es sehr ruhig geworden“.Meinolf Droege/Stefan Graf