Geschäfte auf jeder Leitung

Produkte aus Frankenthal bewegen die Welt. Zumindest den flüssigen Teil davon. Klein, Schanzlin und Becker, kurz KSB, baut seit über 130 Jahren Pumpen. Heute liefern die Pfälzer über 200 verschiedene Baureihen mit jeweils zig Bauformen an Tausende von Kunden in Industrie, Anlagenbau, Umwelttechnik und Chemie weltweit. Verbunden ist diese Vielfalt mit einem immensen Verwaltungsaufwand für Bestellungen, Rechnungen, Quittungen und andere Geschäftsvorgänge. Automatisierung, möglichst eine direkte Verbindung der Warenwirtschaftssysteme tut hier Not. Gerade bei Großkunden bestehen erste Ansätze in diese Richtung schon länger, doch das kann nur ein Anfang sein.

Denn in Frankenthal weiß man, dass heutzutage nicht nur Pumpen die Welt im Fluss halten sondern vor allem Datennetze, mit dem Internet als deren bekanntestem Vertreter. Und so wurde eine umfangreiche E-Commerce-Strategie beschlossen, um die Produkte elektronisch an den Kunden zu bringen: Kernstück dieser Strategie ist ein rund um die Uhr geöffneter Webshop, der sowohl mit dem Warenwirtschaftssystem der Pumpenbauer als auch mit dem des Kunden direkt kommunizieren kann. Hinzu kommen die Präsenz auf virtuellen Marktplätzen als Anbieter und Käufer bei der Beschaffung, die Pflege der Großkundenanbindung und natürlich ein überarbeitete Homepage. All diese Aktivitäten lassen sich intern sauber durch ein dem Warenwirtschaftssystem vorgeschaltetes Customer Relationship Management bewältigen, das quasi jedem Nutzer und Kunden die für ihn relevanten Daten wie Kataloge, Preislisten oder Rabattstaffeln zusammenstellt. Schwierig wird es erst, wenn es darum geht, diese Daten zum Kunden zu übertragen. Wer Geschäftsprozesse integriert abwickeln, also Warenwirtschaftssysteme direkt miteinander koppeln will, sieht sich einer Unzahl von Daten- und Übertragungsformaten gegenüber, die selbst die Produktvielfalt der Frankenthaler in den Schatten zu stellen drohen.

Babylon des elektronischen Handels

So werden Bestellungen, Rechnungen, Quittungen und anderes als EDIFACT oder in einem der vielen XML-Dialekte verpackt und per Telebox 400, OFTP, FTP, HTTP oder E-Mail zwischen Warenwirtschaftssystemem übertragen, die vielleicht nur noch die Bezeichnung gemeinsam haben. Ein Land der unbegrenzten Möglichkeiten und die Welt von Seeburger in Bretten. Die Badener haben sich auf die Vermittlung, Unterstützung und das Management von integrierten Geschäftsprozessen spezialisiert.

Kernstück ist dabei der Business Integration Server, kurz BIS. Er agiert als zentrale Datendrehscheibe für den Datentransport und die automatische Abwicklung von Geschäftsprozessen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Um diese Aufgabe bewältigen zu können, müssen die Module des BIS verschieden Funktionen erfüllen: Anschluss an unterschiedliche Warenwirtschaftssysteme, Schnittstellen zu allen Übertragungsformen, Übersetzen verschiedener Übertragungsprotokolle und natürlich umfangreiche Sicherheitsfunktionen. Die Arbeit all dieser Module überwacht ein Workflowmanagement, das angestoßen durch ein Ereignis wie eine Meldung an einer der Schnittstellen, eine Veränderung der Datenbank oder einen Termin die einem Geschäftsprozess zugehörigen Daten entsprechend einem vorgegebenen Arbeitsablauf verteilt. Diese Geschäftsprozesse beinhalten die Bereitstellung und Verteilung von Stamm- und Katalogdaten, Bestellein- und -ausgang, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnungsausgang und Überprüfung der Verfügbarkeit.

Die Leistungsbreite des BIS reicht dabei von der direkten Ankopplung an oft recht unterschiedlich gestaltete elektronische Marktplätze in Vertrieb und Beschaffung bis hin zur Durchstellung einer Faxbestellung eines kleinen Handwerkbetriebs an das Warenwirtschaftssystem ohne menschliches Zutun. Bei den Pumpenbauern in Frankenthal soll der BIS anfangs vor allem Großkunden, die schon seit längerem per EDI (Electronic Data Interchange) von ERP zu ERP kommunizieren, weiterhin diese Möglichkeit bieten. Die zweite Ausbaustufe sieht dann die direkte Anbindung an Marktplätze für Vertrieb und Beschaffung vor. Weil sie die Automatisierung von dem ohnehin recht mechanischen Eingeben und Überprüfen von Geschäftsvorfällen befreit, können sich die für den Pumpenvertrieb hochspezialisierten Berater voll und ganz auf das Produkt und die Arbeit mit dem Kunden konzentrieren. Die Auftragsabwicklung läuft schneller und mit einer geringeren Fehlerquote ab.

Eines für alle Geschäftsvorfälle

Einbindung bestehender Systeme, Webshop, Marktplätze ¿ gerade dieses ¿Alles aus einer Hand¿, die langjährige Erfahrung mit Vorgängerprodukten und die Tatsache, dass alle in Frankenthal anfallenden Geschäftsvorgänge, Datenformate und Übertragungswege mit vielfach erprobten Standardmodulen abgedeckt werden konnten, gab den Ausschlag für den Anbieter aus Bretten. Keine unwesentliche Rolle spielte auch die doppelte Nähe, sowohl die systembedingte des Brettener SAP-Partners als auch die räumliche.

Begonnen hat die badisch-pfälzische Zusammenarbeit mit einer Teststellung, die die Tauglichkeit des Systems mit den in Frankenthal gebräuchlichsten Geschäftsvorfällen unter Beweis stellte. Danach wurden gemeinsam derzeitige und zukünftige Geschäftstypen untersucht und nach Dringlichkeit geordnet. Daraus entstand ein Projektplan, der jetzt Schritt für Schritt umgesetzt wird. Weil die Arbeit an dem Warenwirtschaftssystem einer Operation am offenen Herzen des Unternehmens gleicht, muss jedes neue Modul mehrere Schritte durchlaufen. So ist das Warenwirtschaftssystem in drei parallele Systeme (Test, Qualitätssicherung, Produktiv) und der BIS in zwei Bereiche (Test, Produktiv) geteilt. Sobald ein Modul in einem dieser Systeme mit simulierten Bestellungen seine Zuverlässigkeit unter Beweis gestellt hat, rückt es eine Stufe nach oben.

Wenn Sie wissen wollen, ob und wie das alles funktioniert, dann loggen Sie sich einfach unter http://shop.ksb.com/de ein. Sofern Sie auch nur das Entfernteste mit Flüssigkeiten zu tun haben, können Sie hier die passende Pumpe bestellen. Fällt Ihnen bei der anschließenden integrierten Auftragsabwicklung nichts auf, dann haben die Brettener ihren Job mal wieder gut gemacht. Schicksal deren, die im Verborgenen arbeiten.

Matthias Meier

Links: http://www.seeburger.com, http://www.ksb.de