Alles auf eine Karte

Sie ersetzen nicht nur die alte Stempeluhr. Elektronische Systeme zur Personaldaten-Erfassung senken den Aufwand für die Arbeitszeit-Abrechnung, sie garantieren korrekt abgerechnete Kosten des Kantinenessens, sichern den Zugang zu geschützten Bereichen und übernehmen weitere Aufgaben. Und dabei machend viele Systeme auch noch eine ¿gute Figur¿.

Immer komplexere Arbeitszeitmodelle zum Teil über Jahreszeiträume hinweg, bis hin zur Lebensarbeitszeit, eigenverantwortliche Gruppenarbeit und kaum noch überschaubare Lohnzuschläge, sind in der Industrie Realität. Zusätzlich erschweren zu berücksichtigende Leistungen wie Kantinenverpflegung, Mitarbeitereinkauf und selbst der ¿Haustrunk¿ für Brauereimitarbeiter das Erstellen korrekter Abrechnungen. Um den Abrechnungsaufwand in den Griff zu bekommen, sind automatisierte Systeme zur Datenerfassung und -auswertung notwendig. Ein besonders interessanter Aspekt ist die Kombinationsmöglichkeit mehrerer Anwendungen mit einem Erfassungsmedium. Eine Chipkarte ¿ die heute auch die Form eines Schlüsselanhängers haben kann ¿ öffnet die Parkplatzschranke, meldet die Kommt- und Geht-Zeiten des Mitarbeiters, verschafft ihm Zugang zu gesicherten Unternehmensbereichen, meldet in der Produktion Beginn und Ende laufender Aufträge, registriert die Kosten des Mittagessens in der Kantine und dient eventuell noch weiteren Zwecken.

Die Kombination macht¿s
Ein typisches Beispiel für die Funktionsvielfalt liefert die Paulaner Brauerei in München. Über ein berührungslos arbeitendes Kontrollsystem müssen sich alle Mitarbeiter der Münchener Paulaner Brauerei vor dem Betreten des Betriebsgeländes und bestimmter Zonen auf dem Gelände identifizieren. Lesemodule gleichen Typs erfassen die Kommt-, Geht- und Pausenzeiten. Und mit dem gleichen System wird eine Kantinendatenerfassung realisiert, die ¿aus der Reihe fällt¿. Paulaner setzt auf PC-basierte Intus-Terminals des Münchener Terminal-Spezialisten PCS.

Eine vermutlich durch Brandstiftung verursachte Verwüstung von Teilen des Firmengeländes Ende 1999 zeigte die Notwendigkeit einer zuverlässigen Zutrittskontrolle. Paulaner hat hier gleich ¿Nägel mit Köpfen¿ gemacht und ein integriertes System eingeführt. Mit der Zutrittskontrolle wurde eine komplett neue Zeitwirtschaft eingeführt. Die ebenfalls neu konzipierte Kantinendatenabrechnung steht vor der Einführung. Und eine extrem aufwändige typische Besonderheit bayrischer Brauereien haben die Brauer und Systemspezialisten gemeinsam bewältigt: Abgabe und Abrechnung des ¿Haustrunks¿.
Rund 50 Arbeitszeitmodelle führt Paulaner, die Mehrzahl davon in der Produktion. An insgesamt zwölf Terminals der Serie Intus 3 000 mit berührungslos arbeitenden Lesemodulen melden sie die Mitarbeiter an und ab. Acht weitere Lesestationen des Typs arbeiten als Zutrittskontrolle an Drehkreuzen und Eingangstüren.
Jeder auf dem Betriebsgelände tätige Mitarbeiter hat einen Firmenausweis in Form einer Karte mit Bild. Im integrierten Chip ist eine Nummer hinterlegt, anhand der die Karte ¿ und damit der Mitarbeiter ¿ identifiziert wird. Mit dieser Nummer sind auch die Zutrittsberechtigungen für die verschiedenen Sicherheitszonen auf dem Betriebsgelände verknüpft.
Zutritte zu jeder Zone sind mitarbeiter-spezifisch vergeben und jederzeit ¿auf Knopfdruck¿ zu ändern. Damit lassen sich verlorene Karten auch sofort sperren. Anders als bei mechanischen Schließsystemen entsteht ¿ außer den relativ geringen Kosten für die Karte ¿ kein Schaden.
Das Lesegerät kommuniziert induktiv mit dem Chip in der Karte, so dass ein direkter Kontakt nicht erforderlich ist. Das funktioniert so gut, dass der Mitarbeiter häufig nicht einmal mehr die Karte aus dem Geldbeutel oder aus der Jacke herausnehmen muss. Das ist für die Mitarbeiter nicht nur recht angenehm, die Karten sind so gut wie keinem Verschleiß unterworfen.
Die bei Paulaner zum Einsatz kommenden Terminals und Lesegeräte nutzen Token-Ring und TCP/IP mit einer der insgesamt vier bei Paulaner installierten IBM AS/400. Natürlich könnten die Geräte auch über zahlreiche andere Schnittstellen (u.a. Ethernet, RS485, ISDN, PCMCIA Typ 2) beziehungsweise Kommunikationsprotokolle mit der DV-technischen Umwelt Verbindung aufnehmen.

Getränke holen mit der Identkarte
Einer der ¿ aus wirtschaftlicher und technischer Sicht ¿ interessantesten Punkte ist die Abrechnung des schon beschriebenen Haustrunks. Jeder Mitarbeiter einer bayerischen Brauerei hat Anspruch auf eine bestimmte Menge an Getränken. Zur Abrechnung dienen Gutscheine aus Papier, die in der Branche Bierzeichen heißen und gegen deren Vorlage man sich an der Haustrunk-Abgabestelle seine Getränke abholen kann.

Künftig benötigen die Mitarbeiter nur noch ihren Firmenausweis an der Haustrunkabgabe-Stelle. Statt die Bierzeichen abzugeben, identifiziert er sich mit dem Ausweis und nimmt seine Getränke in Empfang. Das Erfassungssystem verbucht dies und errechnet das ¿Bierzeichenguthaben¿ und auch eine eventuelle Nachzahlung, wenn das Freikontingent von 78 Litern pro Monat überschritten wurde. Diese Menge steht traditionell jedem erwachsenen (Vollzeit-)Mitarbeiter zu ¿ in Bier oder zunehmend auch in Säften, Limo oder anderen Erfrischungsgetränken, wobei man von letzteren ¿ je nach Getränk ¿ eine größere oder kleinere Menge pro Zeichen erhält.
Für 70 Pfennig pro Liter Bier kann jeder Mitarbeiter die gleiche Menge noch einmal hinzukaufen. Auch dieser Kauf zu speziellen Konditionen wird über den Mitarbeiterausweis abgewickelt, die Daten automatisch in die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung übernommen. Im Juni, Juli und August gibt es zehn Hitzezeichen als Kaufzeichen mehr, weil dann die Mitarbeiter natürlich mehr Durst haben. Jeder Mitarbeiter kann an den Zeiterfassungs-Terminals nicht nur sein Urlaubs- und Gleitzeitsaldo einsehen, sondern auch sein Bierzeichenguthaben.

Unauffällig und komfortabel
Diese Installation dient als Indiz dafür, dass berührungslos arbeitenden Zutrittsterminals die Zukunft gehört. Nicht nur, weil sie bedienerfreundlich, schnell und verschleißfrei sind. Sie werden von den Nutzern in hohem Maße akzeptiert. Ein weiteres Argument ist die Möglichkeit, die Terminals unauffällig anzubringen und damit auch in architektonisch ¿durchgestylten¿ Umgebungen zu nutzen. Sogar eine Installation in Lichtschaltereinsätze und in Türsprechanlagen sind möglich. Dadurch reduzieren sich die Investitionen für den Gebäude-Einbau auf ein Minimum.

Die neuen Zutrittsterminals IF 600 von Interflex sind zunächst für die Anwendung von berührungslosen Proximity-Ausweisen ausgelegt. Sie sind aber im Leistungsumfang erweiterbar. Vorteil: Der Betreiber muss nicht mehrere Terminals für unterschiedliche Funktionen einsetzen. Für die Kontrolle der zutrittsrelevanten Daten braucht der Benutzer lediglich die Ausweiskarte an das Terminal zu halten. Ein akustisches und ein optisches Signal zeigen unmissverständlich an, ob eine Zutrittsberechtigung vorliegt oder nicht.

Stand-alone oft günstiger
Nicht immer werden umfangreiche und vernetzte Anlagen benötigt. So kann die Zutrittskontrolle einzelner Türen oder Drehkreuze auch mit Stand-alone-Geräten geregelt werden. Das ist häufig sinnvoll, wenn es um geringere Sicherheitsanforderungen geht wie bei Parkplatzzufahrten, der Abschirmung von Mitarbeiterräumen in öffentlichen Gebäuden, dem Zugang zu Sportanlagen und ähnlichen Anwendungen. Die abgebildeten Geräte gehören zur gleichen Typenreihe. Cleveres Detail: Die als Read-only-Geräte (RO) konzipierten Terminals von Feig Electronic können berührungslos auch die Seriennummern von Read-Write-Transpondern auslesen. Damit können eventuell bereits vorhandene Karten aus anderen Systemen genutzt werden. Das erleichtert das Ergänzen bereits vorhandener Systeme. Neben der üblichen internen Antenne kann auch eine externe Antenne montiert werden. Damit kann die Steuereinheit im geschützten Gebäudeinneren oder entfernt von der Tür und damit unsichtbar und vandalensicher untergebracht werden.

Noch einen Schritt weiter bei der Erfassungstechnologie geht die Zeiterfassungslösung Conto. Üblicherweise buchen die Mitarbeiter ihre Zeiten auch hier per Karte. Über ein Zusatzmodul können Arbeitszeitanfang und -ende aber sogar als SMS-Mitteilung per Handy übermitteln. Per Web-Browser können Abrechnungen betriebssystem-unabhängig eingesehen werden ¿ selbstverständlich mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen.

Meinolf Droege / September 2000