ERP-Software bei Intertec

Variantenreichtum und internationale Standorte effizient managen

Hochwertige Messinstrumente vor widrigen Umwelteinflüssen schützen – das ist weltweit die Domäne von Intertec. Seine weltumspannenden Geschäftsprozesse unterstützt der Hersteller von Sicherheitsschränken und Gehäusen mit der ERP-Software Sage b7.

Intertec produziert Sicherheitsschränke, Schutzhäuser und Gehäuse vor allem für die chemische und petrochemische Industrie.

Salzige Seeluft, wütende Stürme, arktische Kälte und flirrende Wüstenhitze – die Produkte von Intertec müssen in vielen Fällen spektakuläre Extreme aushalten. Denn die Sicherheitsschränke, Schutzhäuser und Gehäuse, die das Unternehmen vor allem für die chemische und petrochemische Industrie herstellt, schirmen sensible Instrumente und Anlagen weltweit gegen schädliche Umwelteinflüsse aller Art ab. Die Spezialität von Intertec sind individuell vorgefertigte Messstellen, die der Kunde nur noch anschließen muss. Diese Fokussierung auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden, stellt auch besondere Anforderungen an die ERP-Lösung des Unternehmens.  

Richard Wimmer, IT-Leiter von Intertec, beschreibt das ERP-Anforderungsprofil seines Unternehmens so: „Als wir im Frühjahr 2014 mit dem Projekt begannen, war klar: wir brauchen eine Lösung, mit der sich der Variantenreichtum unseres Produktportfolios effizient managen lässt – von der ersten Anfrage über Bestellung, Produktion, Lieferung und Abrechnung bis hin zu Wartung und Support.“ Da Intertec bereits seit 14 Jahren auf verschiedene Vorläufer von Sage b7 setzt, war bekannt, dass die Sage-Lösung diese Anforderung erfüllt. Ein weiteres Kriterium ergab sich aus der zunehmenden Internationalisierung der Branche. Für Intertec bedeutet das, so Wimmer: „Um unsere Kunden zu begleiten und ihre Ingenieure auch vor Ort zu betreuen, brauchen wir eine Software, die neben Mandantenfähigkeit und Mehrsprachigkeit auch Multicompany-Funktionalität bietet.“

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Eine Lösung für 5 Mandanten

Heute kommen bei Intertec fünf verschiedene Mandanten von Sage b7 für die Standorte in Deutschland, Kanada, Niederlande, USA und Großbritannien zum Einsatz. Dazu Wimmer: „Natürlich versuchen wir die Mandanten möglichst einheitlich zu konfigurieren, damit wir uns mit Wartung und Support leichter tun. Doch es gibt Dinge, die bei einzelnen Mandanten anders laufen als bei anderen. Beispielsweise müssen die Formulare gegenüber dem Kunden in den verschiedenen Ländergesellschaften unterschiedlich aussehen.“

Multi-Company-Modul für Internationale Zusammenarbeit

Der wichtigste Vorteil der neuen ERP-Software, die seit Ende April 2015 bei Intertec produktiv läuft, liegt in der optimierten Multi-Company-Integration der Version 7.1. Denn eine Besonderheit des Mittelständlers ist der große Anteil Streckengeschäft von den großen, produzierenden Niederlassungen in Deutschland und Kanada zu den kleineren in Holland, Großbritannien und den USA, die hauptsächlich Vertrieb machen. Dabei wird beispielsweise ein Auftrag über einen Schutzschrank in Holland erfasst und dann an Deutschland übertragen. Von dort wird die Bestellung direkt an den Kunden geliefert, aber an die holländische Niederlassung fakturiert. Diese fakturiert ihrerseits an den Kunden. Der gesamte Ablauf ist soweit integriert und automatisiert, dass der Lieferschein automatisch in Deutschland mit dem Briefkopf der holländischen Niederlassung gedruckt und der Sendung beigelegt wird. Die Rechnungsstellung zwischen der deutschen und der holländischen Niederlassung erfolgt dabei elektronisch und automatisiert in b7. Wimmer erklärt: „Mit der neuen Version setzen wir die EDI-Module extrem häufig ein. Das erspart uns lästige Doppelerfassungen. Früher mussten unsere Mitarbeiter für jeden Container, der nach Nordamerika verschickt wird, zwei bis drei Stunden lang Eingangsrechnungen erfassen. Heute geht das in zehn Minuten per EDI.” Ein weiterer Grund für den Umstieg auf Sage b7 ist der mehrsprachige Teilestamm, den die Lösung heute im Standard ermöglicht.

Transparente Bestände durch mobile Lagelogistik

Entscheidende Vorteile in den täglichen Prozessen liefert auch die mobile Lagerlogistik der neuen ERP-Lösung. Sämtliche Umbuchungsvorgänge im Hauptlager werden dabei per mobilem Scanner erfasst – „und zwar in dem Moment, in dem die Ware bewegt wird“, betont Wimmer. In der Vergangenheit wurden bei der Entnahme eines Teils Notizen auf Karteikarten gemacht, die erst später an einem PC ins System eingegeben wurden. Dieses Vorgehen war fehleranfällig und führte zum Aufbau unnötig hoher Sicherheitsbestände. „Heute haben wir in Sage b7 die volle Transparenz über die Bestände. Auf dieser Basis können unsere Vertriebsmitarbeiter jederzeit Auskunft zu Lieferzeiten geben. Außerdem haben wir unsere Bestandsführung deutlich optimiert. Dadurch können wir mit geringeren Lagerbeständen und entsprechend niedrigerer Kapitalbindung eine höhere Lieferfähigkeit gewährleisten.“ Möglich wird das, weil der Client der mobilen Lagerlogistik auf einem mobilen Scanner läuft. Damit können Mitarbeiter im Lager unmittelbar am Regal den Bestand im ERP-System mit dem tatsächlichen Bestand vor Ort abgleichen und nötigenfalls gleich korrigieren. Darüber hinaus zeigt das Dialogprogramm einen Warnhinweis und einen Bestellvorschlag an, wenn der Mindestbestand erreicht oder unterschritten wird.

Termingerecht eingeführt und im Budget geblieben

Die Einführung der neuen Lösung verlief sowohl zeitlich als auch finanziell im geplanten Rahmen. Wimmer berichtet: „Wir kannten ja den Anbieter und konnten alle Daten übernehmen. Außerdem haben wir bewusst ausreichend Zeit eingeplant – ein ganzes Jahr.“ Die größte Herausforderung bestand darin, alle Anpassungen des Vorläufersystems darauf zu überprüfen, ob sie noch benötigt werden oder bei der neuen Lösung im Standard abgedeckt sind. Der mehrsprachige Teilestamm in der neuen Lösung beispielsweise machte ältere Anpassungen überflüssig. Andere Abweichungen vom Standard, wie etwa spezielle Vertriebsdokumente oder der Druck von Typenschildern für Produkte direkt aus dem System mussten in die neue Lösung überführt werden. Insgesamt, so Wimmer, ist die heutige ERP-Lösung bei Intertec zu 90 Prozent Standard. Für die restlichen 10 Prozent nutzten Wimmer und sein dreiköpfiges Team die Möglichkeit des Customizing von Sage b7 durch Anpassungsprogrammierung. Damit lassen sich kleine und auch größere Anpassungen an die eigenen Bedürfnisse mit wenig Aufwand realisieren. 

Um diese Flexibilität dauerhaft zu erhalten, setztIntertec auch in Zukunft auf regelmäßige Release-Wechsel, so Wimmer: „Damit verfügen wir über eine zukunftssichere Plattform für weitere Ausbauten in den Bereichen Lagerlogistik, lagereinheitengenaue Seriennummern und Arbeitsplatz-Kapazitätsplanung.“

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