Ob eine Abpacklinie für Karotten, eine Folienmaschine oder eine Wiegemaschine – 60 bis 70 Prozent der Maschinen, die S&B mit einem Dutzend Ingenieuren, Konstrukteuren und Maschinenbauern fertigt, sind Sonderlösungen. Einzelne Teile darin, etwa eine Rüttelmaschine, sind dagegen Standardkomponenten, die entweder selbst gefertigt oder eingekauft werden. Das stellt eine Software, die diesen vielschichtigen Prozess von der ersten Anfrage über die Auftragserstellung, Disposition sowie Beschaffung bis zur Auslieferung abbilden muss, vor besondere Anforderungen.

Das A und O ist dabei eine präzise Stückliste, respektive ihre Struktur, auf der sämtliche Prozesse aufbauen. „Unsere alte Software war nicht in der Lage, die Stücklistenstruktur so abzubilden, wie wir sie gebraucht hätten“, sagt Geschäftsführer Thomas Carta und erläutert: „Deshalb war eine Menge manueller Arbeit nötig, um die Basis unseres Geschäfts überhaupt darzustellen – sowohl in Bezug auf den Fertigungsauftrag als auch auf die Kalkulation“. Um einen Auftrag schneller in die Montage zu bringen, wollte Carta die Transparenz im Geschäftsablauf erhöhen und die manuelle Arbeit bei der Planung reduzieren. Vor allen Dingen sollte es durch eine neue Fertigungssoftware möglich sein, sofort zu erkennen, welche Teile noch zugekauft werden müssen. So konnten in der Vergangenheit häufig Aufträge nicht in der erwarteten Zeit umgesetzt werden, da die entsprechenden Komponenten fehlten.

Dann ging es an die Umsetzung. „Wir hatten uns entschlossen, keine Datenmigration durchzuführen – dafür lagen einfach zu viele Datenleichen im alten Programm“, erläutert Thomas Carta. An mehreren Wochenenden erfassten die Mitarbeiter von S&B die Stücklistendaten sämtlicher Teile und Produkte nach zuvor definierten Vorgaben in das neue System. Nur die Nummern behielt Carta bei, „weil es sich dabei um einen halbsprechenden Schlüssel handelt, der für uns sehr wichtig ist.“ Von den insgesamt 25.000 Artikeln wurden bereits 8.000 in Sage X3 angelegt und werden weiter sukzessive eingepflegt, sobald wieder eine neue Auftragsvariante ansteht. „Dass wir heute mit der neuen Software im Stücklistenbereich bei der Konstruktion, Disposition und Beschaffung weit besser aufgestellt sind als vorher, ist für uns ein gewaltiger Schritt nach vorn“, betont der Unternehmenschef.

Wenn heute ein S&B-Mitarbeiter in Sage X3 die Funktion „Reserviere mir den Auftrag XY“ ausführt, erhält er sofort eine Übersicht über die sich im Lager befindlichen notwendigen Teile und die erforderlichen Nachbestellungen. Anhand der Daten über den prognostizierten Wareneingang, die Arbeitszeiten, die den Fertigungsmaschinen zugrunde liegen, und der Personalauslastung kann der Maschinenbauspezialist den Liefertermin relativ genau vorhersagen. Ebenso einfach lässt sich der Preis der Maschine bestimmen.

Diese systembasierte Kalkulation war ein weiteres wichtiges Ziel, das Thomas Carta mit der neuen Unternehmenssoftware verfolgte. Denn bisher wurden aufgrund der unzureichend transparenten Stücklisten im alten System die Zahlen – wie Zukaufteile, Arbeitsstunden und Gemeinkosten – in einer Excel-Tabelle erfasst und anschließend aufwändig nachbearbeitet. Diese Zwischenschritte sind heute passé. Thomas Carta: „Es bringt sehr viel, wenn alle Daten vorhanden sind. Wir können dadurch sehr rasch sehen, wo der Preis oder die Kosten liegen.“ Sollten allerdings noch keine Herstellungs- oder Einkaufspreise hinterlegt sein, macht Sage X3 darauf explizit aufmerksam und verhindert so Fehlkalkulationen.

Rechnungserstellung abgeleitet aus Fertigungsauftrag

Natürlich sollte auch ein automatischer Übergang zwischen Fertigungssoftware und der Finanzbuchhaltung geschaffen werden, um so die Rechnungserstellung direkt aus dem Fertigungsauftrag und der Fertigstellung abzuleiten. Hier ging Carta auf Nummer sicher und ließ etwa ein dreiviertel Jahr lang seine alte Finanzbuchhaltungssoftware parallel zur neuen laufen. „Das war zwar ein relativ hoher Aufwand, aber wir konnten die Zahlen vergleichen und damit aufspüren, wo wir Fehler gemacht hatten, um so die Software zu optimieren“, erklärt der Firmenchef. Seit dem 1. Juli 2017 läuft nur noch die Sage-X3-Finanzbuchhaltung.

Demnächst will Thomas Carta zudem eine weitere Funktionalität von Sage X3 integrieren, das Customer Relationship Management (CRM). In diesem Zuge sollen dann auch die S&B-Vertriebs- oder Service-Mitarbeiter die Vorteile von Sage X3 von unterwegs nutzen können. Sie haben dann die Möglichkeit, z. B. mobil abzufragen, welche Teile im Lager vorliegen oder wann der Kunde mit einem voraussichtlichen Liefertermin rechnen kann. Da Sage X3 auch auf mobilen Endgeräten mit iOS und Android funktioniert, kann der Mitarbeiter jederzeit die gewünschten Informationen und Daten abrufen.

„Die Sage-Mitarbeiter haben sich sehr ins Zeug gelegt – sowohl bei der Erfassung unserer komplexen Fertigungssituation als auch bei der Suche nach der besten Lösung“, so das Fazit von Thomas Carta. „Somit haben wir es geschafft, 90 Prozent unserer Auftragsvarianten abzudecken.“ Gabi Visintin/cs