In Ruhe durch das Meer der Kreditoren

Die Werft hat das System im Jahr 1991 eingeführt, um seine kapitalintensiven Projekte zu organisieren. Die unterstützten Prozesse reichen von Vertrieb und Konstruktion über Arbeitsvorbereitung, Einkauf und Produktion bis zu Montage, Auslieferung und Service. Querschnittsaufgaben wie Qualitätsmanagement, Controlling und Personalwesen hat der Einzelfertiger ebenfalls in der ERP-Lösung abgebildet. Da das Auftragsmanagement alle Wertschöpfungsprozesse vernetzt, erhalten Geschäftsführung und Projektleiter umfassenden Einblick ins laufende Geschäft. Mit dieser Transparenz sichert der Unikatfertiger die Budgets und Termine seiner Millionenprojekte.

Im Einkaufsprozess treffen die Dokumente der Lieferanten meist noch in Papierform ein. Um die Stärken des IT-gestützten Auftragsmanagements nutzen zu können, hat Abeking & Rasmussen eine integrierte Archivlösung eingeführt, die alle Belege digitalisiert und dem ERP-System revisionssicher zuführt. Da das Archiv sowohl Anfragen und Auftragsbestätigungen als auch Lieferscheine und Rechnungen verarbeitet, hat die Werft ihre administrativen Aufwände senken und die Ablaufsicherheit weiter steigern können. Die automatische Archivierung besteht aus drei IT-Lösungen, die Abeking & Rasmussen mit den Organisationsberatern von ams Solution und ihrem Partner IBS IT Solutions integriert hat. Führendes System ist ams ERP, über das die Werftmitarbeiter die gewünschten Belege online bearbeiten. Das Scannen der physischen Dokumente erledigt die Dokumentenerfassung Kofax Capture. Die Archivierung digitalisierter Dokumente und die Übermittlung ausgewählter Beleginformationen ans ERP-System übernimmt das Dokumentenmanagementsystem Pro File.

Kreuze erkennen

Das integrierte Archiv unterstützt auch den Wareneingang. Zunächst nutzen die Lagermitarbeiter die in den Lieferscheinen ausgewiesenen Bestellnummern, um die Wareneingangsformulare im Auftragsmanagement aufzurufen und auszudrucken. Im nächsten Schritt kreuzen sie an, welche Posten tatsächlich geliefert wurden. Anschließend scannt und validiert man die ausgefüllten Formulare zusammen mit den Lieferscheinen. Das DMS erkennt die Kreuze im Formular und teilt das ERP-System automatisch mit, welche Bestellpositionen zu buchen sind. Eine manuelle Datenerfassung entfällt so vollständig. Damit die Archivlösung alle Lieferscheine automatisch erkennen kann, hat Abeking & Rasmussen spezifische Templates entwickelt. Als zentrale Erkennungsmechanismen dienen Barcode, Charge und Lagerort.

Für den Rechnungseingang bietet das integrierte Archiv eine elektronische Rechnungsprüfung, mit der die Werft auch den Erhalt der Skonti sichert. Dazu werden alle eingehenden Rechnungen mit einem Barcode ausgestattet und gescannt. Bevor die Archivlösung die Daten an Materialwirtschaft und Rechnungswesen weiterleitet, überprüfen die Buchhalter die erfassten Rechnungen im elektronischen Eingangsbuch. Neben sachlichen Aspekten (z.B. Termineinhaltung) prüfen sie, ob das DMS die erforderlichen Rechnungsdaten (Adressen, Beträge, Termine, Bestellnummern) korrekt ausgelesen hat. „Die Trefferquote ist bereits sehr hoch“, konstatiert Jörg Bade und erklärt: „Bei den 120 wichtigsten Lieferanten haben wir die Lösung so konfiguriert, dass sie genau weiß, an welcher Stelle einer Rechnung sie welche Informationen zu erfassen hat. Mit jedem Kreditor, den wir so eingerichtet haben, wird die Gesamtlösung schneller und zuverlässiger.“

Gleichwohl sieht Abeking& Rasmussen die Möglichkeiten des elektronischen Archivs noch keineswegs ausgeschöpft. Schritt für Schritt soll die Lösung zum zentralen Dokumentationsort für alle Abteilungen werden, die an der Abwicklung eines Projekts beteiligt sind. Als Nächstes sollen alle technischen Spezifikationen in das Archiv eingehen, etwa Zeichnungen, Berechnungen oder Farbenpläne. Spätestens in fünf Jahren wollen die Schiffbauer dann soweit sein, eine digitale Projektakte zu erstellen, die zusätzlich zu den kaufmännischen und technischen Dokumenten die gesamte Projektkorrespondenz erschließbar macht.

ee