KI + Datenanalyse

Fördertechnik-Hersteller setzt auf COI

Der Automatisierungs- und Fördertechnik-Hersteller, die AFT Group, hat sich bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystem für die Software COI-Business-Flow von COI entschieden, das auf der DMS Expo in Halle 7 auf Stand E061 ausstellt.

Die integrierte Gesamtlösung bei AFT umfasst das Lieferanten- und Kundenmanagement. Hierbei wurden alle Kernprozesse im Unternehmen miteinander verknüpft. In der nun abgeschlossenen Projektphase wurde als erstes der Rechnungseingang automatisiert. Hierbei ist das von AFT eingesetzte Navision ERP-System zum automatisierten Abgleich von Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen mit dem COI-DMS gekoppelt. Für den notwendigen Prüf- und Genehmigungsprozess wurde aus Kostengründen die Integration des durch AFT eingesetzten E-Mail-Systems verwendet. Ein weiterer Vorteil war hier, dass sich die Anwender weiterhin in der seit Jahren gewohnten Bedienoberfläche bewegen. Damit hat sich die Akzeptanz deutlich erhöht und die Schulungskosten für die Einführung minimiert.

Nach der integrierten Rechnungsprüfung wurden die Kernprozesse für Angebotsverwaltung, Lieferanten- und Vertragsmanagement über das zentrale DMS-System zusammengeführt. Bisher wurden beispielsweise für jedes Kundenangebot verschiedene Lieferantenangebote eingeholt, die dann nicht katalogisiert wurden. Mit dem heutigen System kann auf die jeweils neueste Version eines Angebotes für ein definiertes Spektrum an Lieferanten zugegriffen werden und damit schnell, kostengünstig und normiert einen definierten Unternehmensstandard als Angebotsgegenstand nachfragen. Nach Auftragserteilung werden nun alle Dokumente und Verträge versioniert in den entsprechenden Dokumentstrukturen verwaltet und stehen den berechtigten Anwendern in der jeweils gültigen Version zur Verfügung. Die Prozesskosten der AFT sollen sich durch dieses Vorgehen erheblich reduziert haben.

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Für die Entscheidung zugunsten von COI waren laut Jürgen Mitsch, Geschäftsführer der AFT Group, unter anderem die langjährige Kompetenz im Maschinen- und Anlagenbau, weitgehende Projekterfahrung im ERP-Umfeld sowie die vielfach bewährte Technik des Systems der Herzogenauracher ausschlaggebend. Positive Auswirkung hatte zudem, dass das Archiv, das DMS sowie die Workflow-Komponente abteilungs- oder unternehmensweit ausgebaut werden kann. -sg-

COI GmbH, Herzogenaurach Tel. 09132/7383-0, http://www.coi.de

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