Jahrelang nutzte Synthax für die Ablage und Verwaltung von Dokumenten die einfache Ablage im Netzlaufwerk mit einer nach Abteilungen gegliederten Ordnerstruktur. Mit dem Anwachsen des Produktsortiments auf 5.000 tontechnische Artikel von 14 Lieferanten und einem Vertrieb der Produkte in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Benelux war die Grenze des Belastbaren erreicht. Synthax-Mitarbeiter mussten bei der Bearbeitung von Projekten oder Kundenanfragen zu viel Zeit investieren, um relevante Informationen in den Laufwerkordnern zu finden. „Wir brauchten aus mehreren Gründen eine neue Struktur für das Management der vielen digitalen Dokumente“, sagt Geschäftsführer Christof Mallmann. „Neben der Zeit- und Papiereinsparung war es uns wichtig, zuverlässig auf entsprechende Daten bzw. Dokumente zuzugreifen.“ Zumal das Unternehmen, das seit mehr als 20 Jahren hochwertige Audiotechnik vertreibt und betreut, seinen Kunden (Fachhändler und Unternehmen der Audio-Branche) dank moderner Logistik und großzügigem Lagerbestand kurze Lieferzeiten garantiert.

„Dank unserer zahlreichen Best Practice-Erfahrungen bieten wir eine sehr tiefe Integration und dem Anwender eine effiziente und komfortable Nutzung“, sagt Michael Nohl, Entwicklungsleiter der abaNET AG, einer Tochter der Step Ahead AG. Die abaNet AG ist seit elf Jahren DocuWare Partner, heute mit Platinum Status (höchste Partnerstufe).

Christof Mallmann ist Geschäftsführer der Synthax GmbH.

Den Synthax-Mitarbeitern steht DocuWare jetzt bei allen Prozessabläufen im Unternehmen zur Verfügung. Sämtliche im ERP-System erstellten kaufmännischen Belege, wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, werden automatisch mit Schlagworten versehen und im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert (per Drag&Drop oder Direkt-Ablage im Archiv). Das betrifft auch die Belege der letzten zwei Jahre vor Einsatz des DMS. Diese wurden rückwirkend in DocuWare übernommen. Die revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen bzw. -würdigen Dokumenten ist in Deutschland laut dem GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs Pflicht.

Übertragung des mächtigen Artikelstamms
Aufwändiger bei der ERP-/DMS-Integration war die Übernahme der kompletten Artikelstammdaten aus dem Netzlaufwerk. Bei 5.000 Artikeln musste das System rund 50.000 dazugehörige Bilder einzeln sowie tausende Produktbeschreibungen oder technische Dokumentationen in das Dokumenten-Management-System übernehmen. Leistungsfähige Index-Funktionen stellen bei einer Übernahme sicher, dass jedes Dokument richtig eingeordnet und kategorisiert wird. Attraktiv ist die Steps DocuWare Integration für Synthax darüber hinaus, weil sie skalierbar und für einen noch größeren Artikelstamm ausgelegt ist.

Prozessverbesserungen bei Firmennewsletter
„Heute stehen uns die Artikelstammdaten direkt zur Verfügung, und wir können sofort und zuverlässig damit arbeiten“, führt Mallmann aus. Für den regelmäßigen Firmennewsletter benötigen die zuständigen Synthax-Mitarbeiter u.a. Texte, Bilder und technische Daten zu den vorgestellten Produkten. Nach Eingabe eines Schlagworts in die Suchmaske haben sie jetzt direkten Zugriff auf sämtliche Produktbilder, Pressemitteilungen des Herstellers oder Excel-Dateien mit technischen Daten und erstellen so die Newsletter-Beiträge. Kunden oder Lieferanten, die detaillierte Informationen zu Produkten des Audio-Großhändlers anfordern, erhalten jetzt schneller und kompetenter Auskunft. Die Daten lassen sich direkt aus dem ERP-System heraus recherchieren und per E-Mail verschicken. „Für uns ist das ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Durch die tiefe Integration des Dokumenten-Management-Systems in das ERP liefern wir den Kunden hochwertigere Produkte bei sehr guter Servicequalität“, sagt Mallmann.

DocuWare Europe GmbH, Telefon: +49 (0)89 / 89 44 33 - 0, https://www.docuware.com