Nutzen maximal - Investitionsrisiko Null

Immer die neueste Technologie nutzen bei langfristig und exakt kalkulierbaren Kosten ¿ welcher IT-Kenner träumt nicht davon. Einen Verantwortlichen, der von solchen Verhältnissen nicht mehr träumt, hat die SCOPE-Redaktion besucht: Matthias Oft, Leiter Personalwesen bei ALD, hat diese Wünsche nämlich in die Praxis umgesetzt.

High-tech ist das Geschäft des mittelständischen Unternehmens ALD. Vakuumanlagen für unterschiedliche Branchen und Prozesse der Metallbearbeitung und -veredelung entwickelt und fertigt das Unternehmen im hessischen Hanau. Export und Inbetriebnahme sind ein weltweites Geschäft. Rund 380 Mitarbeiter produzieren Spitzentechnologie, beispielsweise die ersten in kontinuierliche Fertigungsprozesse integrierbaren Wärme-Behandlungsanlagen, die bisherige batchorientierte Abläufe ablösen.

Einen merkwürdigen Kontrast zu diesem Umfeld bot die bis ins Jahr 2000 übliche Organisation der Zeitwirtschaft: Mitarbeiter meldeten die Arbeitszeiten auf Stempelkarten, in Listen und Tabellen. ¿Die hatten bis dato noch richtige Pappe in Händen¿, schmunzelt Matthias Oft. Mitarbeiter, die nicht ständig im Stammhaus zu tun haben, beispielsweise Montagepersonal und Ingenieure im direkten Kundenkontakt, meldeten ihre Zeiten per Zettel, Mail oder auf anderen Wegen. Zum Teil wurden Excel-Tabellen erzeugt und übermittelt. Die Daten bereitete ein externes Auswertungsbüro auf und stellte sie zur Übergabe an Paisy bereit. Eine problematische Aufgabe, da die Hessen nahezu alle denkbaren Arbeitszeitmodelle nebeneinander betreibt. Verschiedene Schichtmodelle, Samstags- und Sonntagsarbeit, externe Baustellen mit entsprechenden Spesenabrechnungen, Gleitzeit und Mehrarbeitszeitkonten verursachten einen immensen Aufwand, um die entsprechenden Lohn- und Gehaltsbestandteile nicht nur korrekt, sondern auch fristgerecht abzurechnen. Dieser Aufwand wurde übrigens zusätzlich für ein ehemaliges Schwesterunternehmen betrieben, für das die ALD-Personalabteilung einige Dienstleistungen erbringt.

Zwei Innovationssprünge zugleich

Von diesem enormen Aufwand wollte man sich trennen ¿ und das möglichst weitgehend. Es wurden nicht nur moderne elektronische Erfassungs- und Auswertungssysteme begutachtet, sondern gleich über die Auslagerung der gesamten Technik nachgedacht. Denn kaum ein Unternehmen betreibt beispielsweise Wartung und Instandhaltung der Dienstwagen in eigener Regie. Seltsamerweise wird genau das aber bei der Zeitwirtschaft für selbstverständlich gehalten ¿ obwohl diese Tätigkeiten sicher nicht zum Kerngeschäft gehören. ASP, Application Service Providing, ist der Zauberbegriff, um sich solche aufwändigen Tätigkeiten ¿vom Hals¿ zu halten.

Statt selbst in Software, Schulung und Systembetreuung zu investieren, hat ALD Nägel mit Köpfen gemacht und kauft die gesamte Zeitwirtschaft zu langfristig vereinbarten Festkosten von einem spezialisierten Dienstleister zu. Vorausgegangen war die Prüfung einer ähnlichen Installation in einem anderen Unternehmen. Damit wurden nicht nur die Kosten gegenüber einer Installation in eigener Regie deutlich unterschritten, gleichzeitig sind technische und wirtschaftliche Risiken auf den Betreiber übergegangen. Zudem muss sich die Hanauer nicht mehr um Systempflege, Updates und Hardwareprobleme kümmern. Es wurden also zwei Innovationsstufen in einem Schritt genommen: Von der manuellen Erfassung zu einem modernen elektronischen System und von der Inhouse-Verarbeitung zum ASP-Modell.

Das seit Januar 2001 betriebene System Time Banking arbeitet nach folgendem Konzept: Die vom Systembetreiber Rexroth installierten Buchungsterminals übermitteln die Meldungen an einen bei ALD installierten Web-Server, der die Daten automatisch repliziert und an das Rexroth-Rechenzentrum weiter reicht. Während der Nacht geschieht hier die Datenaufbereitung zu Buchungssätzen, die Ergebnisse stehen am Morgen jeweils aktuell zur Verfügung. Damit können hier die Zeitbeauftragten Korrekturen vornehmen, beispielsweise vergessene Buchungen nachtragen. An den Buchungsterminals können die Mitarbeiter aktuelle Salden wie Gleitzeit- und Urlaubsguthaben oder Überstundenkonten abfragen.

Die von Rexroth aufbereiteten Daten werden ohne weitere Nacharbeit an Paisy übergeben. Damit ist die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung schnell und aktuell abzuwickeln.

Nicht völlig entlasten kann der Dienstleister den Anwender von notwendigen Vorarbeiten bei der Systemeinführung: Die Definition der Abrechnungsmodelle liegt im Verantwortungsbereich des Anwenderunternehmens, nicht zuletzt auch deshalb, weil der Betriebsrat mitbestimmungsberechtigt ist. Allerdings ist das Abbilden der Modelle in der Software Aufgabe des erfahrenen Dienstleisters. Entsprechende Schulungen des eigenen Personals sind nicht notwendig. Die Hanauer haben hat den Dezember 2000 für einen Probelauf genutzt. Da hier keine größeren Probleme auftraten, begann der Echtbetrieb planmäßig zum 1. Januar 2001.

Die Gründe für die Wahl des ASP-Modells fasst Personalleiter Matthias Oft zusammen:

1. Die Personalabrechnung sollte im Haus bleiben. Die komplizierten Abrechnungsmodelle mit verschiede- nen Altersversorgungssystemen, Entsendungsvereinbarungen, Doppelbesteuerungsabkommen wollte ALD im direkten Zugriff behalten. Die technologische Umsetzung ist jedoch weniger bedeutend und kann außer Haus gepflegt werden.

2. Die IT-Abteilung ist gut ausgelastet, sie soll sich auf Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen im Kundengeschäft voran bringen.

3. Es fallen nur minimale Investitionskosten an. Die beiden Zeiterfassungsterminals wurden hinzugekauft. Alles weitere wird erst mit Leistungserbringung in langfristig vereinbarten Pauschalen abgerechnet.

4. Mindestens eine Kraft wird komplett für andere Aufgaben frei.

¿Da braucht man nicht lange zu überlegen¿

Überzeugen dürften die nackten Zahlen: Rund 14 Mark zahlt ALD pro Mitarbeiter und Monat an Rexroth, bei 360 buchenden Mitarbeitern also etwa 60 000 pro Jahr. Dagegen stehen die Einsparung von mindestens einer Ganztagskraft, die eingesparte Investition in Software sowie die technische Systembetreuung. ¿Da¿, so Matthias Oft, ¿braucht mal wohl nicht lange zu überlegen¿.

Im Übrigen gibt es einige interessante Nebeneffekte, die auch dem Betriebsrat sehr entgegen kommen: So wird beispielsweise der Wildwuchs an Mehrarbeit deutlich zurück gedrängt. Ein einfaches Überziehen der Arbeitszeit ist nicht mehr möglich, sie muss vorher beantragt und freigegeben werden, ansonsten können diese Zeiten nicht gebucht werden. Das war im Prinzip auch vorher so, wurde aufgrund der zum Teil sehr späten Abrechnungen aber meist großzügig gehandelt.

Ein überaus positives Fazit zieht Matthias Oft nach den ersten fünf Monaten Betriebserfahrung: ¿Nach einer kurzen ¸Einschwingungsphase¿ haben wir heute mit der Zeiterfassung nichts mehr zu tun, außer dem Eingeben von Berichtigungen der Zeitbeauftragten. Wir wollen gute Anlagen bauen, und unsere Energie und Zeit nicht mit Arbeiten wie der Zeiterfassung vertun.¿

Meinolf Droege

Links: http://www.rexroth-ic.de, http://www.ald-vt.de