Dokumentenmanagement und -archivierung
E-Mail mit elektronischer Rechnung archivieren
Elektronische Rechnungen lassen sich mit der Dokumentenmanagement-Lösung Office Manager einfach archivieren. Per Drag&Drop lässt sich darin die gesamte E-Mail inklusive anliegender, digitaler Rechnung manipulationssicher und steuerrechtlich korrekt archivieren. Ähnlich verhält es sich mit Rechnungen, die vom Geschäftspartner als Download aus einem Kundenbereich zur Verfügung gestellt werden. Sofern der Mitarbeiter noch eine E-Mail erhält, die auf eine neue Rechnung im Kundenportal hinweist, sollte auch diese in das Archiv importiert und mit der Rechnung verknüpft werden. So können Nutzer der Softwarelösung die Vorgaben des Gesetzgebers in Bezug auf Dateiformat und Speichermedium leicht erfüllen. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 sind elektronische Rechnungen - auch bei Verzicht auf Absender-Signaturen - der papiergebundenen Rechnung gleichgestellt worden. Es gilt aber weiterhin eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Zudem muss die elektronische Rechnung in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen ist. Das bedeutet: digital und inklusive der dazugehörigen E-Mail. Nur so existiert ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung, um Manipulationsversuche ausschließen zu können. -mc-
Softwarebüro Krekeler, Königs Wusterhausen, Tel. 03375/203620, www.officemanager.de
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