In den Unternehmen laufen viele Entwicklungsprojekte parallel, die in Abhängigkeit zueinander stehen können und oft auch um die begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen miteinander konkurrieren. Projektleiter, Programm- und Portfolio-Manager sowie die Geschäftsleitung benötigen deshalb Werkzeuge, die sie über die Steuerung einzelner Projekte hinaus in die Lage versetzen, das gesamte Projektgeschehen zu überwachen und frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren. Dazu müssen Informationen aus einer Vielzahl von Einzelprojekten zusammengetragen, verdichtet und entsprechend den Anforderungen der unterschiedlichen Rollen aufbereitet werden.

Ein Portfolio-Manager, der für Maximierung der Wertschöpfung seines Produktportfolios verantwortlich ist, interessiert sich für einen anderen Ausschnitt des Projektgeschehens als ein Programmmanager, der die Aufgabe hat, mehrere Projekte mit einem gemeinsamen Endtermin zu koordinieren. Beide müssen schnell auf kritische Entwicklungen reagieren, die beispielsweise den Endtermin eines Programms gefährden oder die Profitabilität ihres Portfolios negativ beeinflussen können. Und sie müssen das Management über Abweichungen in ihrem Verantwortungsbereich informieren, ohne sich in Einzelheiten zu verlieren. Die Geschäftsleitung betrachtet das Projektgeschehen aus der Vogelperspektive und möchte nach dem Prinzip des "Management by Exception" Fehlentwicklungen frühzeitig erkennen und ihre Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung beurteilen können.

Leistungsfähige Reporting-Funktionen unterstützen die Geschäftsleitung und Programm-Verantwortlichen dabei, das gesamte Projektportfolio im Blick zu behalten und bei Planabweichungen frühzeitig einzugreifen. (Bild: Contact Software)

Die Projektabwicklung unterstützen
Grundlage für ein effizientes Multi-Projektmanagement ist in jedem Fall ein funktionsfähiges Einzelprojektmanagement, das sowohl die Planung, aber vor allem auch die operative Projektarbeit und die Kontrolle der Projektfortschritte unterstützt. Das operative Geschäft liefert nämlich die zu verdichtenden Informationen, die von den Projektmitarbeitern im Rahmen ihrer täglichen Arbeit erfasst oder vom System automatisch abgeleitet werden. Die Verzahnung von operativer Projektabwicklung und Projektmanagement vermeidet Medienbrüche und verbessert die Qualität und -aktualität der Daten für das Controlling deutlich.

Auch wenn die Projektmanagement-Hersteller dem operativen Teil inzwischen mehr Aufmerksamkeit schenken, wie die jüngste GPM-Studie über Project Management Software Systems ergeben hat, ist dies keine Paradedisziplin klassischer Projektplanungswerkzeuge. Funktionen, wie ein leistungsfähiges Dokumenten- und Aufgabenmanagement, die vorausschauende Qualitätsplanung und -kontrolle oder auch moderne an der Social Media Idee angelehnte Funktionen wie Activity Streams, vermisst man hier oft.

Entscheidend für die Akzeptanz eines Projektmanagementsystems ist, dass die Software intuitiv zu bedienen ist. Moderne, Html-5-basierte User-Interface-Konzepte bieten hier ein Höchstmaß an Flexibilität, was die individuelle Gestaltung der Benutzeroberflächen, aber auch was die Visualisierung von Termin- und Ressourcenplänen in Form von Gantt-Charts anbelangt. Mit einer Software wie Contact Project Office steht Unternehmen eine offene und hochgradig skalierbare Lösung zur Verfügung, die die Zusammenarbeit im Projekt umfassend unterstützt und gleichzeitig ein effizientes Management von Programmen und Portfolios ermöglicht.

Die Terminsicht macht Abhängigkeiten und Zusammenhänge zwischen den Projekten transparent und zeigt, wo Probleme auftreten. (Bilder: Contact Software)

Individuelle Termin- und Ressourcenpläne
Ein wesentliches Leistungsmerkmal von Contact Project Office für das Multiprojektmanagement ist die Möglichkeit, terminierte Objekte aus unterschiedlichen Projekten oder sogar ohne Projektbezug per Drag & Drop in einem individuellen Terminplan zusammenzuführen. Auf diese Weise lässt sich eine Einzelprojekt sehr einfach in eine Portfolio- oder Programmsicht überführen, in die neben den Projektaufgaben als Bestandteil der Work Breakdown Structure auch beliebige andere terminbehaftete Objekte wie offene Punkte oder technische Änderungen eingebunden werden können. Über die Drill-Down-Funktion können die Verantwortlichen in die einzelnen (Teil-)Projekte eintauchen und sich über bestimmte Details informieren.

Zu einem Projekt können beliebig viele Terminsichten generiert und abgelegt werden. Auch lassen sich projektunabhängige Sichten definieren: Wenn der Fertigungsleiter beispielsweise wissen möchte, welche Auftragsflut auf ihn zurollt, kann er sämtliche Arbeitspakete, die vor der Vorserie liegen, in einem eigenen Terminplan visualisieren.

Ähnlich flexibel sind die Projektverantwortlichen bei der Erzeugung von individuellen Ressourcenplänen, was eine optimale Auslastung ihrer Mitarbeiter gewährleistet. Das projektübergreifende Ressourcenmanagement erlaubt die Simulation von verschiedenen Aufgaben-, Termin- und Aufwandsszenarien, was insbesondere dem Portfolio-Management zugute kommt. Contact Software hat die entsprechende Funktionalität jetzt in eine eigene App eingebracht, um die Weiterentwicklung unabhängig von den anderen Software-Bausteinen schneller vorantreiben zu können.

Projektschnittstellen
Voraussetzung für eine realitätsnahe Terminplanung im Multiprojekt-Kontext ist, dass Termine und Ressourcen projektübergreifend verknüpft und dabei auch Konflikte und Terminüberschneidungen dargestellt werden können, wenn Änderungen in einem Projekt Auswirkungen auf andere Projekte haben. Die Integration von Fremdelementen in die Terminpläne erlaubt eine sehr flexible Projektorganisation, die Top-Down- und Bottom-Up-Ansätze kombiniert. Die Programm- oder Portfolio-Manager können beispielsweise nur die Meilensteine als externe Referenzen vorgeben und die Planung der Arbeitspakete und Aufgaben den jeweiligen Fachabteilungen überlassen. Wenn die Fachabteilungen sich untereinander abstimmen wollen, definieren sie in den Terminplänen sogenannte Synchronisationspunkte.

Leistungsfähige Reporting-Funktionen sind für ein Multiprojektmanagement unabdingbar, gerade wenn es dem Management einen besseren Überblick über das Projektgeschehen ermöglichen soll. Mit Contact Project Office lassen sich die Zeit- und Kosteneffizienz des gesamten Portfolios anhand von Kennzahlen überwachen. Die kontinuierliche Kontrolle bei Budgets, Ressourcen und Terminen wird visuell und bei Bedarf durch eine automatische Benachrichtigung erleichtert. Die Funktionen können auch genutzt werden, um die Terminpläne als Excel-Sheets zu exportieren und elektronisch zu publizieren. Das erleichtert die Kollaboration mit externen Projektpartnern und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, bestimmte Planungsstände "einzufrieren".

Offenheit ist eine Kernanforderung an ein Multi-Projektmanagement, das sich in die bestehende IT-Systemlandschaft einfügen muss. Bidirektionale Schnittstellen etwa zu MS Project oder SAP PS stellen sicher, dass Prozesse „End-to-End“ ohne manuelle Doppeleingaben und Medienbrüche genutzt werden können. Um das Multi-Projektmanagement optimal für Entwicklungsprozesse zu nutzen, lässt sich die Lösung auch mit führenden PLM-Systemen integrieren. -sg-

Michael Wendenburg, Sevilla (http://www.wendenburg.net)

Contact Software, Bremen, Tel. 0421/20153-0, http://www.contact-software.com