Dokumenten/Workflow- Management-Systeme

Dokumentbezogene Prozesse bilden die Basis der virtuellen Produktentwicklung, quer über Disziplinen, Abteilungen und auch Unternehmen hinweg. Doch während das Zeichnungsarchiv gut gepflegt wird, liegen andere Dokumente allzu oft brach. Sie verkümmern in persönlichen Verzeichnissen, hinter Abteilungsschranken oder in unzugänglichen Formaten. Die Ablage im Dateisystem wird schnell zur unzuverlässigen Ansammlung von Dateien, deren Bedeutung zeitraubend ermittelt werden muss.

Dokumente sind aber Wissen über Projekte und Produkte, das möglichst auf Knopfdruck verfügbar sein sollte. Ein PDM/PLM-System bietet dafür eine logisch zentrale Drehscheibe, die die Daten und Dokumente rund um das Produkt und seine Entstehung geordnet und sicher aufbewahrt. Damit stehen sie unmittelbar zur Verfügung, egal wann, wo oder für wen: ob als Blick auf die Unterlagen abgeschlossener Projekte, auf die Marketingdokumente zur neuen Produktreihe oder auf die Dokumentvorlagen durch den Entwicklungsstandort in Asien.

Wissen nutzen

Mit Wissensmanagement kann ganz pragmatisch bei den Dokumenten im Unternehmen begonnen werden – schließlich tragen sie den größten Teil zum direkt greifbaren Wissen bei. Doch schon die Informationsbeschaffung gehört in vielen Unternehmen immer noch zu den zeitraubendsten Tätigkeiten.

Bereits hier kann ein PDM-gestütztes Dokumentenmanagement seine Stärken ausspielen: Nach einer gezielten Suche anhand von Metadaten wie Autor, Titel, Projekt oder Änderungsdatum werden Ergebnisse übersichtlich angezeigt, Vorschaubilder des Dokumentinhalts helfen zusätzlich bei der Auswahl. Suchanfragen können unter einem Namen abgelegt und jederzeit erneut aktiviert werden. Natürlich können auch die Dokumentinhalte bei der Recherche berücksichtigt werden, wenn Inhalt und Metadaten intelligent für das Ranking nach ihrer Relevanz kombiniert werden wie von Google & Co. gewohnt.

Es empfiehlt sich, Dokumente systematisch über eine mehrstufige Stichwortstruktur zu klassifizierten. Anwender werden durch diese Struktur in der für sie vorgesehenen Sprache geleitet, spätere Recherchen leiden nicht unter Eingabefehlern oder sprachlichen Missverständnissen. Eine kombinierte Metadaten- und Volltextrecherche ermöglicht flexible Suchoptionen, wobei die Gültigkeitsmechanismen im PDM/PLM-System bei den Ergebnissen den Blick auf den jeweils aktuellen Dokumentstand lenken. Mit einem integrierten Vorlagenmanagement kann darüber hinaus Unternehmenswissen im Sinne von „Best Practice“ unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise als Plan, Spezifikations- oder Checklistenvorlagen.

Dokumente sind oft das Ergebnis von Teamarbeit. Entwickler und „Office Worker“ arbeiten dabei heute oft Projekt-, Auftrags- oder Produkt-bezogen. Sie möchten sich deshalb schnell in einem solchen Kontext orientieren und die für sie wichtigen Dokumente identifizieren können. Ein PDM/PLM-System kann solche Zusammenhänge und die dazu gehörenden Dokumente übersichtlich darstellen. Spielen verschiedene Sichten eine Rolle, müssen Ordner oder Mappen nicht manuell gepflegt werden, da beispielsweise eine Freigabemappe automatisch versorgt wird, wenn ein Dokument freigegeben wird.

Autoren können ein Dokument für einen bestimmten Zeitraum reservieren oder auch die parallele Bearbeitung zulassen. Änderungen lassen sich durch Versionen dokumentieren und das Ergebnis durch Freigabe-Workflows zertifizieren. Arbeitsergebnisse werden aber auch von Mitarbeitern anderer Abteilungen oder sogar Standorte verwendet. Umso wichtiger ist es, Dokumente auch ohne besondere Abstimmung nutzen zu können. Geltungssicherheit ist hier eine wichtige Voraussetzung: Ist das Dokument aktuell oder wird an einer neuen Version gearbeitet?

Know-how-Schutz und Revisionssicherheit

Ein PDM/PLM-System informiert auch darüber. Zudem erschließt die automatische Umwandlung – zum Beispiel im Zuge der Dokumentfreigabe – in neutrale Formate wie tiff, pdf oder 3D-Neutralformate, spezialisierte CAD- oder Publishing-Dokumente einem breiten Nutzerkreis im Unternehmen und darüber hinaus.

Dokumente zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig das mit ihnen verbundene Wissen zu schützen, sind zwei Seiten derselben Medaille. Denn Know-how-Vorsprung ist für Unternehmen der Garant für ihren Erfolg. Dieses Know-how gilt es zu schützen: Sei es, Dokumente eines Forschungsprojekts nur einem engen Kreis bereitzustellen oder Standorte vom Zugriff auf Detailzeichnungen bestimmter Produktgruppen auszunehmen. Ein Rechtesystem kann hier weitreichende und flexible Möglichkeiten für den systematischen, praxisgerechten Know-how-Schutz anbieten. Darüber hinaus können Dokumente mit digitalem Schlüssel aufbewahrt werden, um den strengen Anforderungen zur Revisionssicherheit nach GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zu entsprechen.
Garantie- und Haftungsfragen erfordern die Aufbewahrung von Dokumenten über Jahre und Jahrzehnte hinaus, auch wenn ein Projekt oder eine Produktlinie schon längst abgeschlossen und Originalformate nicht mehr geladen werden können. Ein PDM/PLM-System hilft dabei, ein dafür vorgesehenes digitales Archiv mit automatisch erzeugten Neutralformaten wie etwa tiff, pdf oder pdf/A zu versorgen. Bei Bedarf können auch komplette Projektbestände auf vorhandene Langzeitmedien ausgelagert werden.

Nutzung an verteilten Standorten

Selbst kleinere Unternehmen verteilen heute ihre Fertigungs- oder sogar Entwicklungsstandorte international. Dies bedeutet: Die Vorteile zentraler IT-Systeme müssen mit den Anforderungen nach zeitnaher lokaler Verfügbarkeit und effektiver Synchronisation der Standorte verbunden werden. Der Standort eines Konstrukteurs darf keine Rolle spielen, wenn er eine 200 oder mehr Megabyte große CAD-Baugruppe eines anderen Standorts bearbeiten muss.
Eine Dokumentmanagementlösung muss hier das intelligente Management weltweit verteilter Daten und Dokumente unterstützen. Die so genannte Vault-Replication sorgt dabei für die Verteilung der CAD-Dokumente, Projektdokumentation und so weiter an beliebige Standorte auf gezielte Anforderung oder automatisch nach hinterlegten Regeln. Intelligentes Management heißt hier: Kein pauschaler Abgleich unkonsolidierter Bestände, der das Weitverkehrsnetz des Unternehmens blockiert, sondern regelbasierte Synchronisation. Bedarfsorientiert können beispielsweise Zeitfenster mit geringem Netzaufkommen ausgenutzt werden.

Trotz der immer besseren Vernetzung ist die Möglichkeit, ausgewählte Daten und Dokumente auch unabhängig vom zentralen Server nutzen zu können, eine wichtige Anforderung. Mittels „Mobile Client“ lassen sich ausgewählte Ausschnitte aus dem Dokument- und PDM-Datenbestand, wie etwa die kompletten Daten eines Projekts, mitnehmen und unterwegs auch ohne Online-Verbindung nutzen, bearbeiten und ergänzen. Klassische Anwendungsfälle sind das On-Site Engineering, die Unterwegs-Bearbeitung durch Projektleiter oder Vertrieb und die Service-Unterstützung.

Offline-Nutzung

Die in das unternehmensweite Produktdatenmanagement integrierte Dokumentenverwaltung erschließt für die gesamte Entwicklungsorganisation und den einzelnen Anwender viele Vorteile. Typische Aufgaben wie Dokumentanlage, Änderungen und die Ablage nach Fertigstellung lassen sich komfortabel vom Windows-Desktop aus über die PDM/PLM-Plattform steuern. Versionskontrolle und Workflows zur gezielten Freigabe gewährleisten dabei die Aktualität und Datenqualität und unterstützen so Compliance-Anforderungen. Die über ein PDM/PLM-System verwalteten Daten und Unterlagen können zudem über abgesicherte Prozessketten in andere Unternehmensanwendungen wie SAP publiziert werden. Die Synchronisation von Dokumenten und Dokumentinhalten mit den unternehmensweiten Produktdaten ist auch von Berichtswesen und Controlling für umfassende Analysen und Auswertungen nutzbar, beispielsweise durch die Integration mit MS Office-Anwendungen wie Excel.

Und nicht zuletzt ermöglicht das Dokumentenmanagement über ein PDM/PLM-System die einfache Verbindung zu anderen Geschäftsobjekten wie Projekt, Artikel, Stückliste oder Engineering Change. Dokumenttemplates, die diese Zusammenhänge darstellen, unterstützen das Wissensmanagement in Unternehmen und tragen durch „Best Pratice“-Vorlagen dazu bei, dass das interne Know-how langfristig erhalten bleibt. -sg-

Dr. Roland Drewinski, Bremen

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