DMS-Studie: Wunsch und Wirklichkeit

Unter den Begriffen Dokumenten-Management System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) wird eine Anwendungswelt verstanden, die verschiedene Anwendungsszenarien und Einsatzgebiete umfasst. Während Aspekte wie Archivierung in erster Linie gesetzliche Anforderungen erfüllen sollen, wird anderen Aspekten, gerade im Bereich Workflow, vor allem die Gewinnung von Effizienz- und Wettbewerbsvorteilen zugeschrieben.

Dabei existieren unterschiedliche Begriffswelten und verschiedenste Definitionen des Themas, ein Umstand, der es dem Anwender nicht immer leicht macht, diesen komplexen Anwendungsbereich schnell zu überblicken. Auch Anbieter haben die Problematik in diesem Bereich offenbar zumindest teilweise erkannt und reagieren darauf. So haben sich beispielsweise sieben führende Anbieter in Deutschland zur Initiative „ECM jetzt!“ zusammengeschlossen. Diese Initiative soll den Anwendungsbereich Enterprise Content Management bekannter machen und Anwendern einen Überblick über die Relevanz des Themas für ihr Unternehmen geben. Von einem großen Teil der Unternehmen in Deutschland zwischen 200 bis über 5.000 Mitarbeitern wurde die Relevanz des Themas für das eigene Unternehmen bereits erkannt. 56 Prozent der im November 2008 befragten Unternehmen hatten zum Zeitpunkt der Befragung bereits eine Standardsoftwarelösung für das Dokumenten-Management im Einsatz, drei weitere Prozent setzten auf eine eigenentwickelte Lösung. Und hierbei konnte, gerade in den letzten sechs Jahren, ein kontinuierliches Wachstum beobachtet werden.
Die Gruppe der Unternehmen ohne Softwareunterstützung in diesem Bereich (knapp 41 Prozent) projektierte zum Befragungszeitpunkt rund zur Hälfte mehr oder weniger konkret eine Einführung von Document-Management-Funktionaliät. Dies zeigt eine hohe Affinität zu diesem Thema im Markt, nur 20 Prozent der befragten Unternehmen gaben aus verschiedensten Gründen (aufgrund eines unsicheren Return on Investment oder aufgrund geringerer Relevanz des Themas) an, sich momentan gar nicht mit dem Themenkomplex Dokumenten-Management auseinanderzusetzen.

ROI muss in Sicht sein

Allerdings umfasst, wie bereits dargestellt, der Begriff Dokumenten-Management ein recht weites Feld an möglichen Einsatzszenarien und nicht alle sind für jedes Unternehmen im gleichen Maße relevant. Im Gegenteil erscheint es empfehlenswert, sich einem umfassenden Dokumenten-Management in verschiedenen Projektschritten zu nähern und dies wird in der Praxis von den Unternehmen zumeist auch so umgesetzt.

Insbesondere das Erfassen und Scannen von Dokumenten sowie die Langzeitarchivierung gelten Treiber für das Thema in den Unternehmen. Diese Funktionen setzen bereits die meisten Unternehmen im Rahmen ihrer Dokumenten-Management Lösung um. Dies lässt darauf schließen, dass es den Unternehmen zum einen darum geht, den gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Dokumenten zu genügen und hier revisionssichere Archivierungsmöglichkeiten zu finden. Zum anderen steht auch die Erfassung der Dokumente im Vordergrund, um diese anschließend elektronisch verteilen und weiterverarbeiten zu können.

Noch weniger repräsentiert sind dagegen Aspekte, die den Workflow beziehungsweise die Aktenbildung betreffen. Diese Funktionen setzt nur ein Teil der Unternehmen bereits mit einer DMS-Lösung um. Auch die automatisierte Weiterverarbeitung im ERP-System ist im Vergleich noch eher selten anzutreffen. Allerdings sind die Schnittstellen häufig bereits geschaffen. So haben bereits drei Viertel der Unternehmen mit DMS-Lösung eine Schnittstelle zum ERP-System eingerichtet. Es wurde allerdings an dieser Stelle nicht untersucht, welche Informationen an dieser Stelle übergeben werden und in welchem Bereich sie zum Einsatz kommt.

Mittel- bis langfristig ist eine weitere Zunahme der Nutzung von Workflow-Aspekten im Rahmen des Dokumenten-Managements zu erwarten. So haben die Aspekte Workflow, vorgangsbezogene Aktenbildung sowie automatisierte Weiterverarbeitung im ERP-System die höchsten Bedarfsquoten bei Unternehmen, die bereits ein DMS-System einsetzen. Sie stellen damit den nächsten logischen Schritt für die Unternehmen dar. Darüber hinaus ist auch festzuhalten, dass Unternehmen mit künftigen DMS-Ambitionen diese Aspekte weitaus häufiger als Wunschfunktionalität angeben.

Integration erwünscht

Ob allerdings alle Wünsche im ersten Schritt umgesetzt werden können, ist nicht immer gesichert und es muss dabei sicherlich zwischen „must-have“- und „nice-to-have“-Funktionen unterschieden werden. Workflows anpassen

So ist auch bei Neu-Investitionen davon auszugehen, dass die Projekte zunächst an klare Meilensteine gekoppelt sind, auch um anhand der Zwischenerfolge Akzeptanz sowohl im Management als auch bei den Mitarbeitern zu erreichen. Den höchsten Bedarf zeigen daher auch die Unternehmen dieser Gruppe bei der Langzeitarchivierung und der Erfassung von Dokumenten. Die Umsetzung einer Workflow-Komponente verlangt dagegen auch einen höheren internen Aufwand im Rahmen der Prozessanalyse, um die richtigen Weichen zu stellen. Dies erfordert eine Grundlagenarbeit, die die Unternehmen sich für die Planungs- und Implementierungsphase entsprechend freihalten sollten.

Aber auch, wenn zunächst mit den „must-haves“ in ein DMS-Projekt gestartet wird, so sollte bereits bei Tool- und Dienstleisterauswahl auf die Erweiterbarkeit und Flexibilität der Lösungen geachtet werden. Auch wenn das Zufriedenheitsniveau mit den aktuellen Lösungen insgesamt als sehr hoch angesehen werden kann, zeigen sich bei den Aspekten „Abbildung des Workflows“ sowie „Flexibilität und Funktionsvielfalt der Lösungen“ weniger Unternehmen (sehr) zufrieden als bei Aspekten, die sich auf Integration und Support der Anbieter beziehen – und noch legt nicht jedes Unternehmen in der Auswahlphase das Hauptaugenmerk auf diese Aspekte.

Wie die Ausführungen zeigen, ist das Thema Dokumenten-Management von anhaltend hoher Relevanz im Markt. Auch für die Unternehmen, die bereits ein Dokumenten-Management eingeführt haben, ist das Thema damit noch nicht endgültig bearbeitet. Vielmehr erfordert die hohe Bandbreite des Themas eine konsistente Strategie und einen guten Partner, um auch langfristig alle für die Unternehmen in diesem Bereich schlummernden Potenziale realisieren zu können. -sg-

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