KI + Datenanalyse

Daten-Management hat hohe Relevanz

Dokumente und Wissen sollen in Unternehmen verfügbar werden
Keine BU

Der Umgang mit Dokumenten und Schriftstücken beschäftigt deutsche Unternehmen in hohem Maße. Auch wenn das papierlose Büro noch lange nicht erreicht ist, stehen für viele Unternehmen die Erzeugung und Verarbeitung digitaler Dokumente im Fokus. Das zeigen die Ergebnisse der aktuellen RAAD-Studie „DMS & ECM 2012“.

Überall im Unternehmen fallen Dokumente an, die erfasst, bearbeitet und in vielen Fällen auch archiviert werden müssen. Rechtliche Vorschriften verlangen unter anderem für steuerrechtlich relevante Dokumente eine revisionssichere, langfristige Archivierung. Auch E-Mails unterliegen im geschäftlichen Verkehr gesetzlichen Vorschriften. Das Thema ECM/DMS hat daher für deutsche Unternehmen (Mittelstand und Großbetriebe) eine hohe beziehungsweise sehr hohe Relevanz. In der befragten Zielgruppe findet sich zudem bereits eine hohe Abdeckung mit Lösungen, die sowohl das Themengebiet ECM wie auch Archivierungsanforderungen abbilden. Rund drei Viertel der befragten Unternehmen geben an, das Thema mit einer Lösung zu adressieren. Dieses Ergebnis zeigt sich im Rahmen der RAAD-Studie „DMS & ECM 2012“. In Kooperation mit Partnern befragte RAAD Research zu diesem Zweck über 300 IT-Leiter von Unternehmen verschiedener Branchen mit mehr als 500 Mitarbeitern telefonisch zu ihren ECM-Initiativen.

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Informationen verfügbar machen

Hierbei zeigte sich, dass über 60 Prozent der Befragten ECM/DMS momentan eine hohe oder sehr hohe Bedeutung im Rahmen der Unternehmensaktivitäten zumessen. Nur jedes zehnte Unternehmen sah das Thema für aktuell weniger wichtig an. Damit ist der Bereich ECM/DMS so gut aufgestellt wie kaum ein anderer in Deutschland. Allein Business Intelligence hat branchenübergreifend noch eine ähnlich hohe Bedeutung für die Unternehmen.

Treiber für das Thema ECM/DMS sind häufig noch mehr als gesetzliche Anforderungen die Befürchtung, den Überblick über die eigenen Unternehmensdokumente und das Wissen darüber zu verlieren und der Wunsch, Effizienzgewinne durch die Realisierung eines digitalen Dokumenten-Workflows zu realisieren. Die vergleichsweise hohe Bedeutung zeigt auch auf, dass der Markt im Vergleich zu anderen Applikationsthemen ein investitionsfreundliches Umfeld bietet, denn jedes fünfte Unternehmen gab im Rahmen der Befragung an, eine Investition in den Bereich Dokumenten-Management und Archivierung vornehmen zu wollen. Viele Unternehmen sehen die Anforderungen vor allem ERP-zentriert. Klassische Einstiegsszenarien sind die Posteingangsoptimierung oder die Auffindbarkeit von Dokumenten.

Diese hohe Investitionsquote ist überraschend, zumal bereits drei Viertel der befragten Unternehmen angaben, die Umsetzung von DMS-Initiativen mit einer Standardsoftware zu adressieren. Darunter sind aber nicht immer ausgereifte DMS-Suiten, sondern häufig auch noch Einstiegslösungen für einzelne Anforderungen zu finden. Daher gibt es auch hier noch Konsolidierungs- und Erweiterungsbedarf. Die meisten Planungen kommen aber von Unternehmen, die bisher noch keine Lösung im Einsatz haben. Dies zeigt, dass mittelfristig jedes große Unternehmen eine Lösung für den Umgang mit digitalen Dokumenten im Einsatz haben wird, mit weiterem Ausbaupotenzial. -sg-

Raad Research, Münster, Tel. 0251/4880-0, http://www.raad.de

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