Dank der umfassenden Analysemöglichkeiten der Sage Lösung sieht heute Dederichs auch im Detail, welche Artikel die anvisierten Margen erzielen. So kann der Händler schneller als bisher auf Trends reagieren. Aber erst mal von vorn:

Das Familienunternehmen Dederichs liefert Fahrzeugteile, Industriebedarf und Berufskleidung an mehrere Tausend Kunden aus dem Raum Eifel, Aachen und Köln/Bonn. Mehr als 40.000 Positionen hält der Händler derzeit auf Lager. Die Besonderheit: Den Löwenanteil von 70 Prozent seiner Kfz-Teile kauft die mittlerweile 55 Mitarbeiter zählende Dederichs GmbH bei einem einzigen Großhändler.

Diese enge Verzahnung der beiden Unternehmen wollte der Einzelhändler in seiner Betriebswirtschaftssoftware abgebildet sehen. Beispielsweise sollten die Mitarbeiter des in Euskirchen sitzenden Unternehmens direkt aus dem Sage System den Lagerbestand für alle Artikel beim Großhändler einsehen können. Ein wichtiger Punkt für die 1982 von Rolf Dederichs, dem Vater von Michael und Marcus Dederichs, gegründete Firma. Da ihre Kunden schnell agieren müssen, erwarten diese auch schnelle Statusauskünfte und natürlich prompte Lieferungen.

Die Lösung immer vor Augen

Da ihr gewichtigster Großhändler ebenfalls mit der ERP-Lösung von Sage arbeitet, lag es für Michael Dederichs immer schon nahe, ebenfalls auf Sage umzusteigen, um die Prozesse miteinander zu verzahnen. Hinzu kam, dass Dederichs und sein Bruder bei dem Großhändler gelernt hatten und dort bereits „den Funktionsumfang sowie die Bedienerfreundlichkeit der Sage Lösung schätzten“. Mit dem beruflichen Einstieg in den elterlichen Betrieb war den Brüdern deshalb sofort klar, dass die seit zwanzig Jahren im Unternehmen genutzte ERP-Lösung nicht mehr zeitgemäß war.

Mehr als 40.000 Artikelpositionen hält die Firma Dederichs in ihrem Lager vor.

Ein sofortiger Umstieg auf Sage ERP b7 ließ sich angesichts der Investitionshöhe jedoch nicht gleich umsetzen. Zwei Jahre lang geduldeten sich die Juniorchefs der Dederichs Industriebedarf GmbH, darauf wartend, dass der „alte“ ERP-Anbieter seine Lösung modernisieren würde. Viel Zeit, um sich auch andere Lösungen anzuschauen und um festzustellen, dass „bei Sage das Preis-Leistungs-Verhältnis absolut stimmt“.

Am 17. August 2014 war es dann soweit: Dederichs wechselte von seiner „alten“ Software auf Sage ERP b7. Lediglich sieben Monate lagen zwischen den ersten Gesprächen mit einem Sage-Berater und der Live-Schaltung. Eine Zeitspanne, die noch deutlich kürzer ausgefallen wäre, hätten „wir nicht immer wieder die eine oder andere Anpassung an unsere spezifische Situation gewünscht“, so der 27-jährige Groß- und Außenhandelskaufmann.

Offen für individuelle Prozesse

Dank der Anpassung des Softwareprogramms sparen sich die 13 Verkäufer von Dederichs heute viel Zeit: Ist ein Artikel nicht im Dederichs-Lager verfügbar, können die Kunden im Online-Shop einfach den gewünschten Artikel direkt aus dem Lager des Großhändlers in ihren Warenkorb packen. Alle dahinter liegenden Prozesse wie die Erzeugung der Bestellung beim Großhändler laufen dank Sage bei Dederichs nun automatisch ab.

Michael Dederichs (links) mit Mutter, Vater und dem Bruder vor der Filiale in Euskirchen bei Köln.

Zwischen einer halben Stunde und einer Stunde pro Tag spart sich nach Schätzung von Michael Dederichs jeder Mitarbeiter allein durch diese Automatisierung im Verkauf. Zeit, die die Mitarbeiter jetzt zur Verfügung haben, um mehr Kundenanfragen bearbeiten bzw. Neukunden akquirieren zu können. Der Kaufmann ist sich sicher, dass demnächst der Umsatz wachsen wird. Denn zusätzlich zieht die Branche nach Monaten der Ruhe wieder an und die Software kann ihre Vorteile „nun richtig ausspielen“, so der Juniorchef.

Wareneingang vereinfacht

Die positiven Effekte der Umstellung auf ein neues ERP-System spürt der Kfz-Händler auch in anderen Bereichen. So profitieren die Mitarbeiter im Wareneingang durch zeitliche Einsparungen und durch eine Aufwertung ihrer Arbeit. Beispielsweise gleichen die Lagerarbeiter jetzt nicht mehr nur die Lieferscheine mit den gelieferten Waren ab. Sie verbuchen die Lieferscheine nun auch direkt in der Software, anstatt sie wie zuvor üblich, an die Mitarbeiter im Verkauf zu übergeben.

Dabei ist die Verbuchung in Sage ERP b7 laut Dederichs denkbar einfach: Die Mitarbeiter wählen den entsprechenden Lieferschein aus, der vom Händler digital versendet wurde und auf dem Server liegt. Per Maus lässt sich der virtuelle Lieferschein in die Wareneingangsmaske „ziehen“. Dort wird die Ware automatisch verbucht. Auch Fehlbestände können die Lagerarbeiter jetzt dank der Software bequem einsehen. „Alles ist so einfach und intuitiv zu verstehen“, dass die Mitarbeiter laut Dederichs bereits während der Schulungsphase „sofort loslegen wollten“.

Auf Tour gebracht

Mit dem Wechsel zu Sage hat sich für Dederichs auch die Tourenplanung deutlich verbessert. Bis zu sechsmal pro Tag liefert der Händler im Stadtgebiet und bis zu dreimal über Land an die Kunden aus. Dabei werden zahlreiche Betriebe, darunter viele Kfz-Werkstätten, durchschnittlich drei- bis viermal pro Tag angefahren. Nicht jeder Kunde braucht jedoch die georderten Teile bereits kurz nach der Bestellung.

Drei- bis viermal am Tag liefert Dederichs die Waren an ihre mehr als 5000 Kunden aus.

Mit der ERP-Lösung von Sage ist Dederichs jetzt erstmals in der Lage, individuell für jeden seiner rund 5.000 Kunden zu hinterlegen, wie oft diese angefahren werden wollen. Der Vorteil für die Kunden – sie reduzieren mit der Zusammenlegung ihrer Bestellungen die Frachtkosten. Auch wann frühestens bzw. spätestens geliefert werden soll, lässt sich in Sage ERP b7 aufnehmen, das die Touren dann entsprechend plant. Das vermindert die Fehlerquote und hebt die Zufriedenheit der Kunden, wie Dederichs sagt.

Schneller Entscheidungen treffen

„Bei zig Tausend Artikeln und Hunderten Bestellungen pro Tag kann man nur noch mit einem umfassenden Analysetool die richtigen Entscheidungen treffen“, betont der Jungunternehmer Dederichs, der seit 2010 im väterlichen Unternehmen arbeitet. Anders als ihre alte Lösung liefert die Betriebswirtschaftslösung von Sage der Geschäftsführung jetzt deutlich mehr und genauere Auswertungen, die zudem anschaulich in Grafiken dargestellt werden.

„Wir sehen jetzt sofort, bei welchen Artikeln die Margen stimmen und wo wir nachverhandeln müssen.“ Für die Familie Dederichs ist dies in ihrem hart umkämpften Markt eine wettbewerbsentscheidende Funktion und die Grundlage, „um heute noch profitabel zu arbeiten“. Auch bei anderen Entscheidungen hilft die zusätzlich gewonnene Transparenz – beispielsweise lassen sich jetzt auch Trends im Verkauf „früher erkennen und damit schneller berücksichtigen“.

Für Michael Dederichs steht daher fest: „Der Wechsel auf Sage ERP b7 hat uns wettbewerbsfähiger gemacht.“ Die Zeichen des Familienunternehmens, das 2014 bereits mehrere Millionen Euro umsetzte, stehen jedenfalls auf Wachstum. Das nächste Zukunftsprojekt ist in Arbeit: Eine neue Filiale soll kommen. kf