Die Vielfalt beherrschen

Diesen Belastungen zum Trotz zwingen stagnierende Märkte immer mehr Unternehmen, Nischen zu erforschen und kundenspezifisch zu produzieren. Besonders betroffen sind der Maschinen- und Anlagenbau und die Automobilzulieferer. Gerade im Zulieferbereich wird Marktexperten zufolge die Zahl der Variationen eher noch zunehmen. Bereits seit längerer Zeit sind große Unternehmen für diese Thematik sensibilisiert, inzwischen ist das Thema Variantenmanagement aber auch im Mittelstand angekommen. Allerdings besteht dort nach Ansicht von Dirk Assmann-Staudt, Berater beim IT-Dienstleister Newtrust, noch viel Aufklärungsbedarf: „Vor allem Vertriebs-, Service- und Qualitätsmanager müssen sich der Herausforderung stellen.“Über die Bedeutung des Variantenmanagements gehen die Ansichten vieler – auch selbst ernannter Experten – auseinander. Zudem betiteln unterschiedliche Firmen ein und dasselbe Aufgabengebiet höchst verschieden. Daraus resultiert eine Komplexität, die einerseits die Entscheidung für eine bestimmte Lösung erschwert und andererseits dazu beiträgt, das Problem immer wieder zu vertagen. „Viele mittelständische Unternehmen glauben zwar, dass sie etwas tun müssten, um ihre Variantenvielfalt in den Griff zu bekommen. Sie beruhigen sich aber gleichzeitig mit der Illusion, dass sich ihre Mitarbeiter die Produkte schon irgendwie merken würden“, hat Assmann-Staudt beobachtet.

Variantenmanagement ist eine Herausforderung, der sich in erster Linie Vertriebs- und Servicemitarbeiter sowie die Qualitätsabteilung stellen müssen. Besonders in der Auftragsabwicklung und Angebotserstellung muss darauf geachtet werden. Um einen Auftrag schnell abzuwickeln, benötigen die zuständigen Mitarbeiter allerdings den Zugriff auf die Produktdaten. Wollen sie beispielsweise feststellen, ob eine bestimmte Produktversion schon einmal mit einer speziellen Systemkomponente ausgeliefert wurde, genügt im besten Fall ein Mausklick. Im schlimmsten Fall befragen sie alle Mitarbeiter der Entwicklungsabteilung und stellen dann fest, dass der Ingenieur, der es ihnen sagen könnte, schon seit einem Jahr nicht mehr im Unternehmen ist. Dann ist es jedoch meistens zu spät um gegenzusteuern. Oft kommt ein weiteres Problem hinzu: Die Daten aus der Konstruktion liegen in unstrukturierter Form vor. Viele Unternehmen setzen bis heute keine Software für das Produktdatenmanagement ein.

In Lebenszyklen denken

Das Variantenmanagement ist nach Ansicht von Assmann-Staudt auch unabdingbar, um Produktadaptionen nachvollziehbar zu dokumentieren: „Im Garantiefall müssen sie nachweisen können, dass sie sich bei Entwicklung und Produktion an gesetzliche Vorschriften gehalten haben. Zusätzlich lässt sich durch eine lückenlose Dokumentation immer ermitteln, wann Änderungen vorgenommen wurden oder wann sich ein Fehler eingeschlichen hat.“

Entdeckt man beispielsweise in unterschiedlichen Ausbaustufen fortgesetzt denselben Fehler, sei das als Warnzeichen für unzureichendes Variantenmanagement ernst zu nehmen. Dr. Wüpping gibt noch einen anderen Aspekt zu bedenken: „Durch Varianten entstehen oft Qualitätsprobleme, weil vieles auf den Markt geworfen wird, ohne erprobt worden zu sein. Das bedeutet Mehrkosten für Ersatz und Service. Im ganzen Product Lifecycle müsste stärker an die Gewährleistung gedacht werden und an die dadurch verursachten Kosten.“ An diese ist natürlich auch bei der Entscheidung über die Einführung eines Variantenmanagementsystems zu denken: Ob sich die Implementierung lohnt, hängt in erster Linie davon ab, wie gut die eingespielten Arbeitsprozesse damit abgebildet werden können und wie die Mitarbeiter es annehmen. Oft nämlich profitieren jene, die ein solches System pflegen, erst in zweiter Linie davon: Konstrukteure und Entwickler sind es, die Produktdaten und Produktänderungen erfassen müssen, Vertrieb und Service hingegen können die Angaben für ihre Arbeit verwenden. „Hier sind Psychologie und Motivation gefragt“, bestätigt Assmann-Staudt. „Am wichtigsten für die Implementierung eines solchen Systems ist aber die strategische Überlegung, welche Prozesse damit abgewickelt werden sollen.“ Wie die Aufgabe am besten gelöst werde, hänge stark von der Firmenstruktur und der Produktpalette ab – sei also sehr individuell. „Deswegen enthält Newtrust eine Prozessengine, mit der wir alle denkbaren Arbeitsabläufe effizient im Informationssystem abbilden können.“ Denn Fakt ist: Variantenmanagementsysteme für den Mittelstand müssen sich in einem für das Unternehmen vertretbaren Rahmen bewegen. Trotzdem soll ihr Funktionsumfang selbstverständlich alle Aufgaben eines Variantenmanagements abbilden und die Anbindung des Systems an die unternehmensinternen Prozesse gewährleisten. Gleichzeitig muss es schnell, einfach und ohne großen Beratungsaufwand zu implementieren sein.