Die Wacht am Tor

Je mehr Besucher ein Unternehmen aufsuchen, desto schwieriger wird deren Abwicklung. Diese Erfahrung machte auch die Freudenberg Service, der Infrastruktur-Dienstleister der Unternehmensgruppe Freudenberg am Standort Weinheim. Dort betreibt das weltweit tätige Unternehmen seit 1995 einen Industriepark, der von konzerneigenen und fremden Firmen genutzt wird. Auf rund 1,2 Quadratkilometern arbeiten inzwischen rund 40 Unternehmen. Täglich werden an den Werktoren über 200 Besucher weitergeleitet. Hinzu kommen 300 bis 400 Bewegungen von Lastkraftwagen sowie etwa 200 weitere Fremdfirmenfahrzeuge. ¿Die damit verbundene Informationsaufnahme und -verarbeitung ließ sich manuell nicht mehr effizient handhaben¿, so Jürgen Steinmetz, Leiter des Industrieparks und unter anderem zuständig für die Bereiche Security und Telekommunikation/IT.

Bereits 1979 begann am Standort Weinheim der Aufbau eines automatischen Zugangskontrollsystems mit Schranken für Zweiradfahrer und Kraftfahrzeuge, Drehkreuzen und -sperren sowie Schleusenanlagen. Die Umwandlung in einen Industriepark stellte das Unternehmen vor neue Herausforderungen. Fortan sollten Wünsche und Bedürfnisse unterschiedlicher Kunden im Zugangsmanagement flexibel umgesetzt werden. Hinzu kam, dass Ende 2000 eine neue Pforte in Betrieb genommen wurde, welche die Aktivitäten von zwei Toren (Lkw- beziehungsweise Fremdfirmenabwicklung) und einem Besucherempfang bündelte. ¿Ohne Unterstützung durch ein DV-System hätten wir die Aufgaben von drei Pforten mit sechs Werkschutzmitarbeitern nicht auf eine Pforte mit drei Mitarbeitern konzentrieren können¿, betont Steinmetz. Das zu dieser Zeit noch praktizierte System mit manuell erstellten Besucherausweisen und Einfahrberechtigungen hatte auch den Nachteil, dass das Duplikat immer nur am ausstellenden Tor vorlag. War am Abend dieses Tor bereits geschlossen und der Besucher musste zu einem anderen Tor herausfahren, konnte dessen Werkschutzmitarbeiter den Vorgang nicht schlüssig nachvollziehen.

Drei Abwicklungsverfahren

In Zusammenarbeit mit den Unternehmen am Standort wurde das Zugangsmanagement neu organisiert mit dem Ziel, hohe Flexibilität und Transparenz zu ermöglichen.

Dies gilt insbesondere für den Lieferverkehr: Hier sind heute drei Abwicklungsverfahren praktizierbar: Lkw melden sich an der Pforte an. Die gewonnenen Informationen werden der Ladestelle im Intranet der Freudenberg Service zur Verfügung gestellt. Die Ladestelle entscheidet individuell, wann sie den Lkw abruft.

Alternativ dazu können regelmäßig verkehrende Lkw, beispielsweise Lieferdienste, direkt auf die Waage am Tor fahren. Via Kamera wird über das Fahrzeugkennzeichen der Lkw erfasst und der Vorgang auf den Bildschirm geholt. Der Lkw kann auf diese Weise zügig abgefertigt werden.

Einen eigenen Komplex und damit die dritte Variante stellen die Muldenfahrzeuge dar. Hier wird neben dem Fahrzeug auch die Muldennummer sowie das Gewicht der Mulden erfasst und an ein Abrechnungssystem weitergeleitet.

Diese komplexen Praxisanforderungen sowie die Integrierbarkeit in eine vorhandene IT-Landschaft galt es zu lösen. Technische Anforderungen waren unter anderem die Anbindung an ein Intranet als der Hauptstütze des Gesamtsystems, zu den Lkw-Waagen, einem Touchscreen zur Eingabe von Daten durch Einfahrer und zur Piepseranlage für den Aufruf der Lkw zur Fahrt an die Laderampe.

Start ohne Testphase

Die meisten der am Markt vorhandenen Besucherverwaltungssysteme erwiesen sich nach Ansicht der Freudenberg-Techniker als zu wenig flexibel, um den gestellten Anforderungen gerecht zu werden. Interessant erschien ihnen das Produkt Visit des Softwareunternehmens Astrum. Obwohl die Funktionalitäten ursprünglich auch hier begrenzt waren, zeigten die Erlanger von Anfang an großes Engagement und Flexibilität in Bezug auf Sonderwünsche.

Nach den ersten Gesprächen im dritten Quartal 1998 wurde es schnell konkret: Freudenberg gab die Prozesse einschließlich der spezifizierten Masken für den Bildschirm vor. Astrum wiederum entschied, ob die Vorgaben im Projekt realisierbar waren. ¿Von Anfang an musste alles für die Auslieferung stimmen, denn für die Inbetriebnahme des gesamten Systemkomplexes gab es keine Vorlaufzeit. Wir mussten die bisherigen Tore schließen und das neue Tor zeitgleich in Betrieb nehmen¿, erinnert sich Steinmetz.

Die Lösung funktionierte vom Start weg und nur kleinere Mängel waren in den ersten Monaten zu beheben erklärt Henning Faas, Leiter Netz/Intranet: ¿Es fehlte zum Beispiel manchmal ein Datum auf dem Ausdruck oder eine Maskensteuerung entsprach nicht der Vorgabe. Man muss aber tolerieren, dass Neuentwicklungen auch Kinderkrankheiten haben.¿ Diese Anlaufprobleme seien jedoch mit den ersten Updates schnell behoben worden.

Ein System statt Inseln

Die Kommunikation verschiedener Softwaresysteme ist die Grundlage für einen erfolgreichen Workflow. Das Besucherverwaltungssystem Visit wurde auch deshalb ausgewählt, da es problemlos in die DV-Landschaft passte. Es läuft auf einem Server, der zugleich als Datenbankserver für das Intranet dient. ¿Visit ist für die Lkw-Abwicklung ans Intranet angebunden. Die Informationen, welche die Fahrer an der Pforte beziehungsweise am Tor hinterlassen werden mit der Software erfasst und dann im Intranet eingestellt. Damit erhalten alle verantwortlichen Stellen im Industriepark dieselben Informationen¿, erklärt Faas. Hierbei helfen auch Barcodeleser, die das Identifizieren der Lkw-Fahrer und Besucher erleichtern.

Die Besuchervoranmeldung im Intranet erfolgt über eine Maske. Personen- und Firmenname werden eingetragen. Liegen die Besucherdaten dem System durch eine Voranmeldung vor, wird der Besucher beim Eintreffen sofort erkannt und der Ausweis schnellstmöglich ausgedruckt. Erscheint ein Besucher zum wiederholten Mal an der Pforte, werden seine Angaben schon bei der Eingabe mit der Datenbank verglichen. So wird in beiden Fällen der Vorgang stark beschleunigt.

Auch die Koppelung der vielen verschiedenen eingesetzten Systeme gelang: Von der Piepseranlage über die Waagen an der Pforte bis hin zu unterschiedlichen Barcodelesern musste alles aufeinander abgestimmt werden. Visit erwies sich auch hier als äußerst flexibel und anpassungsfähig. Das Gesamtsystem läuft seit Dezember 2000 reibungslos.

Der Industriepark Freudenberg Weinheim ist heute ohne dieses moderne Zugangsmanagement nicht mehr vorstellbar. Im Mittelpunkt steht das Intranet, das wichtig ist für die Kommunikation zwischen der Freudenberg Service als Dienstleister und den Mietern am Standort. Das Besucherverwaltungssystem Visit stellt einen bedeutenden Baustein in diesem Kommunikationsprozess dar. Inzwischen ist der Einsatz an weiteren Standorten geplant.

Stefan Graf

Die Unternehmensgruppe Freudenberg ist ein weltweit tätiger Automobilzulieferer in der Dichtungs- und Schwingungstechnik, der weltgrößte Vliesstoffproduzent und ein global aktiver Anbieter mechanischer Reinigungsprodukte. Sie kann auf eine über 150-jährige Firmengeschichte zurückblicken und ist inzwischen in mehr als 40 Ländern präsent.

Links: http://www.astrum.de, http://www.freudenberg.de