Werkzeug aus der Online-Kiste

Heute bestellt, morgen da

Da die Verfügbarkeit von Werkzeugen in Unternehmen oft produktionskritisch ist, hat die Hoffmann-Gruppe ein ausgeklügeltes Logistik-System entwickelt, das garantiert, dass Werkzeuge zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind – 99 Prozent der 35 000 Artikel sind im Bedarfsfall innerhalb von 24 Stunden lieferbar. Über 2000 Kunden nutzen bereits regelmäßig das Online-Angebot im Bestell-Center. Fast 60 000 Bestellpositionen wickelt die Hoffmann-Gruppe pro Tag über das Web ab.

Beim Einstieg ins E-Business war die Hoffmann-Gruppe Vorreiter. ,,Wir wollten nicht von jungen Start-Ups getrieben werden, und sind deshalb selbst früh und erfolgreich in das elektronische Geschäft eingestiegen", erklärt Bert Bleicher, Sprecher der Hoffmann-Gruppe. Sie entwickelte mit Hilfe des Software-Unternehmens Magic Software Enterprises eine der modernsten E-Business-Lösungen für den B2B-Bereich.

Die Gewinner der New Economy...

Und der Erfolg bestätigt, was auch schon andere Beispiele gezeigt haben: Die Gewinner der New Economy, wenn man dieses Begriffsystem noch nutzen möchte, sind die Big Player der Old Economy, die das Internet als neue, ergänzende Plattform für ihre etablierten Geschäftsprozesse nutzen. Lager, Logistik, Rechnungs- und Bestellwesen, alles ist bereits vorhanden und funktioniert reibungslos. Rund fünf bis zehn Prozent des Umsatzes möchte die Hoffmann-Gruppe mittelfristig über das Bestell-Center erzielen.

Kunden haben über die E-Business-Lösung grundsätzlich den Zugriff auf alle Produktinformationen, die auch der Katalog bietet. Zusätzlich gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Funktionen, die den Einkaufsprozess des Kunden erleichtern und optimieren. Diese Funktionen sind, wie die gesamten Geschäftsprozesse der Hoffmann-Gruppe, ganz auf die Bedürfnisse von Unternehmenskunden abgestimmt. Sie können sie selbst administrieren und ihren individuellen Zwecken gemäß anpassen. Dies umfasst zum Beispiel die Vergabe von Budgets und Bestellrechten an definierte Mitarbeiter und das Erstellen von individuellen Katalogen sowie Musterbestellvorlagen. Die Software kontrolliert durch einen mitlaufenden Warenkorb die Einhaltung der Budgets und zeigt dem Benutzer den aktuellen Stand an. Zu Controlling-Zwecken bietet die Lösung personen- und zeitraumbezogene Statistiken sowie Gesamtübersichten über alle Transaktionen.

Um den Bestellvorgang nahtlos in die Geschäftsprozesse des Kunden einzubinden, kann die Hoffmann-Applikation über ein so genanntes Open Catalog Interface zu SAP direkt an dessen ERP-System gekoppelt werden. Bestellungen transferiert das virtuelle Bestell-Center dann direkt in die Unternehmenssoftware. Andere automatische Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an x-beliebige Warenwirtschaftssysteme.

...sind die Big Player der Old Economy

Die Herausforderung bei der Realisierung der Lösung lag nicht nur in der Abbildung des komplexen Produktkataloges und seine Verbindung mit modernen E-Business-Funktionen. Auch die spezielle Struktur der Unternehmensgruppe war zu berücksichtigen. Jede Bestellung wird von der Software einem Partner der Hoffmann-Gruppe direkt zugeordnet, um dort den Auslieferungsprozess anzustoßen und die Daten für die administrative Bearbeitung der Transaktion bereitzustellen.

Umgekehrt muss jeder Partner selbst die Möglichkeit haben, in der Software, die zentral in München läuft, seinen Kundenbereich zu administrieren. So hat jeder Partner über ein Administrationsmodul die Möglichkeit, eigene Kunden anzulegen, Rechte zu vergeben, Preise zu hinterlegen oder Kataloge frei zu schalten.

Schnittstellen zu SAP R/3, das die Hoffmann-Gruppe als Unternehmenssoftware einsetzt, garantieren, dass die virtuelle Filiale der Gruppe perfekt in die Unternehmensprozesse eingebunden ist.

Internationalisierung eingebaut

Zukünftige Entwicklungen sind in der Software auch schon berücksichtigt: Da die Hoffmann-Gruppe international präsent ist, ist das Online-Bestell-Center mehrsprachig ausgelegt und kann problemlos Partnern in Europa zur Verfügung gestellt werden.

Da die Website zu einem Werkzeugmarktplatz ausbaufähig sein musste, lassen sich in die Lösung auch Kataloge von Drittanbietern, etwa von Werkzeugherstellern, einbinden. Aus diesen können die Kunden Produkte auswählen und in den gleichen Warenkorb legen, den sie auch für die Einkäufe bei der Hoffmann-Gruppe nutzen. So können Bestellungen an unterschiedliche Anbieter mit einer Transaktion ausgelöst werden.

Die Hoffmann-Gruppe hat sich bei der Realisierung in zweifacher Hinsicht für Magic entschieden. Einerseits nutzt die Hoffmann-Gruppe Magic ,,eMerchant" als Basis für die Anwendung, andererseits setzte sie bei der Entwicklung der Applikation auf dessen gleichnamigen Hersteller als Projektpartner.

Innovativer Partner

Für diese Software-Kombination sprachen zunächst einmal die Funktionen, die sich damit im Internet aufbauen lassen. Keine andere Lösung war nach Ansicht der Münchner in der Lage, die Komplexität des Kataloges mit der Verarbeitungslogik zu verbinden, die für die kundenindividuelle Präsentation am Kundenmonitor nötig ist. ,,Ein weiteres wichtiges Kriterium war Schnelligkeit: Innerhalb von 16 Wochen musste die Anwendung in ihren Grundfunktionalitäten entwickelt werden, da den Kunden das Bestell-Center bereits im Katalog für den Sommer 2000 annonciert worden war," erläutert Bert Bleicher die Dienstleister-Auswahl. Ausgestattet mit diesen effektiven Software-Werkzeugen konnte die Magic-Mannschaft den Verantwortlichen der Hoffmann-Gruppe am besten glaubhaft machen, die Komplexität des Projektes in der gebotenen Geschwindigkeit zu realisieren.

Bis heute wird die ,,Hoffmann-Lösung" stetig weiter ausgebaut und hat ihre volle Funktionalität noch nicht erreicht. Aber auch voll ausgebaut wird das elektronische Bestell-Center die gedruckte ,,Werkzeugbibel" nicht verdrängen, ebenso wenig wie die Internet-Wirtschaft die traditionelle Wirtschaft verdrängen konnte. ,,Trotz Internet möchten bislang nur wenige unserer Kunden auf den gedruckten Katalog verzichten", erklärt Bert Bleicher. Der Katalog wird weiter orange leuchtend in den Regalen stehen – zum Blättern, als Arbeitsgrundlage, zum gemeinsamen Hineinschauen, zum ,,Schwarz-auf-Weiß-Haben". Die Bestellungen aber werden zunehmend bequem und rationell über das Internet abgewickelt werden. Womit die Brücke zwischen alten und neuen Medien geschlagen wäre.Stefan Graf