Robotic Process Automation

Andreas Mühlbauer,

Fünf vielversprechende Anwendungsfälle

FPT Software zeigt, wie Unternehmen die digitale Transformation voranbringen.

Robotic Process Automation. © FPT Software

Die aktuelle Krise stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar, insbesondere wirtschaftlich. Um die Turbulenzen zu meistern, lohnt sich der Einsatz neuer technologischer Lösungen, die Unternehmen unterstützen, mehr Produktivität, Qualität und Kundenzufriedenheit zu generieren. Dazu zählt unter anderem die Nutzung von Robotic Process Automation (RPA). RPA bedeutet, dass ein Software-Roboter manuelle Prozesse innerhalb von Anwendungen und auch über diese hinweg nachahmt und automatisch durchführt. Diese Arbeitsweise bietet in vielen Anwendungsszenarien den Vorteil, dass ein Zugriff auf Schnittstellen oder Konnektoren für die Automatisierung von Prozessen unnötig ist. 

„Für die Automatisierung eigenen sich alle Prozesse, die eine klare Struktur aufweisen. Nötig sind dafür feste Regeln, die dem Software-Roboter als Anleitung dienen“, erklärt Hai Le, CEO von FPT Deutschland. Der Experte von FPT Software stellt an fünf Beispielen vor, in welchen Szenarien der Einsatz von RPA einen hohen Mehrwert bietet:

1. Anwendungsfall: Extraktion und Migration von Daten 

Wenn Altsysteme von Unternehmen durch neue Lösungen ergänzt oder ersetzt werden, ist immer auch eine Extraktion und Migration von Daten nötig. Wie gut dies funktioniert, liegt vor allem an der Kommunikation zwischen den Systemen. Die Entwicklung von Schnittstellen und Konnektoren setzt häufig einen erheblichen Aufwand voraus. Hier kann RPA die Aufgabe von Schnittstellen übernehmen und als Vermittler zwischen den Systemen fungieren. Sie setzt die Extraktion und Migration der jeweiligen Daten automatisch um. Außerdem ist RPA in der Lage, die Übertragungen der Daten zu kontrollieren. Anomalien und Daten von geringer Qualität werden erkannt und mögliche Probleme im Vorfeld behoben. RPA spart demzufolge viel Zeit ein, die ansonsten notwendig wäre, um im Verlauf einer späteren Überprüfung noch einmal den gesamten Datensatz durchzugehen.

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2. Anwendungsfall: Kundenservice

Mitarbeiter im Kundenservice erledigen Aufgaben, die sich dank ihrer Routine ideal für den Einsatz von RPA eigenen. Ein typisches Szenario für die Technologie ist beispielsweise ihre Nutzung im Prozess rund um den Liefernachweis. Ein Liefernachweis beziehungsweise Proof of Delivery (POD) ist ein Warenbegleitpapier, das die ordnungsgemäße Auslieferung der entsprechenden Ware bestätigt. In vielen Branchen gehört der Beleg als wichtiger Bestandteil zum Kundenservice. Unternehmen rufen die Dokumente und ihre Informationen ab, indem ihre Mitarbeiter regelmäßig die Websites ihrer Spediteure checken – eine sich stets wiederholende Aufgabe, die für Menschen ermüdend ist. Doch folgt dieser Prozess festen Regeln und ist damit ein perfektes Einsatzszenario für RPA. Entsprechende Lösungen können die Informationen aus den Dokumenten automatisch mit den internen Daten eines Unternehmens verknüpfen und so die Auftragsverfolgung beschleunigen sowie Reaktionszeiten gegenüber Kunden verbessern.

3. Anwendungsfall: Bearbeitung von Rechnungen

Die Bearbeitung von Rechnungen gilt als ein zeit- und arbeitsintensiver Prozess, da sie mehrere Vorgänge umfasst, die von verschiedenen Mitarbeitern ausgeführt werden. Zudem macht dieser Umstand den Prozess weitaus anfälliger für menschliche Fehler, etwa durch versehentliche Klicks oder Unachtsamkeit. Je mehr Menschen mitwirken, desto größer ist die Gefahr eines Fehlers. Monotone Aufgaben, in die sich oft der Schlendrian einschleicht, steigern sie zusätzlich. Software kennt jedoch keine Monotonie. Unternehmen können RPA nutzen, um zum Beispiel Dokumente zu scannen und die Rechnungen an die einzelnen Abteilungen zu senden.  Diese können sich anschließend um die Genehmigung und die Aktualisierung der Rechnungen kümmern. 

4. Anwendungsfall: Bestandsverwaltung 

Im Back Office ist die manuelle Verwaltung von Beständen ein besonders zeit- und arbeitsintensiver Prozess. Mitarbeiter stehen in ihrem Lagerverwaltungssystem vor der Aufgabe, die richtigen Datenelemente zu validieren sowie relevante Informationen zu sammeln und zu vermerken. Hier kommt erneut RPA ins Spiel, die mit Blick auf die Bestandsverwaltung für Erleichterung sorgt. Sie kann Informationen zu neuen Bestellungen automatisch in die Datenbank eines Unternehmens aufnehmen und zugleich Stakeholdern via E-Mail eine Bestätigung dazu zuschicken.

5. Anwendungsfall: Compliance

Unternehmen wenden viel Zeit und Ressourcen auf, um Compliance-Checklisten zu entwickeln, relevante Daten aus diesem Bereich aufzubereiten und regulatorische Berichte zu erstellen. Der Einsatz von RPA verringert an der Stelle die Belastung von Mitarbeitern. RPA erlaubt, aus allen verfügbaren Daten automatisch Berichte zu generieren. Das reduziert den Zeitaufwand für Compliance-Aufgaben erheblich. Darüber hinaus lässt sich die Technologie einfach und schnell an neue Vorschriften anpassen. 

Aller Anfang ist leicht 

Entscheidend ist bei RPA, mit kleinen Projekten zu starten, aus ihnen zu lernen und dann darauf aufzubauen. Insgesamt bietet die Technologie für Unternehmen die Möglichkeit, die eigene Produktivität und Effizienz langfristig zu steigern, Fehler zu vermeiden sowie die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Mit Hilfe von RPA werden Mitarbeiter entlastet und haben dadurch mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben, wodurch sich ihre Zufriedenheit ebenso erhöht. Aufgrund all dieser Vorteile ist es Unternehmen gerade jetzt – in der Zeit der COVID-19-Pandemie – zu empfehlen, sich mit RPA zu beschäftigen

Hai Le resümiert: „RPA in das IT-System eines Unternehmens zu implementieren, dauert nur wenige Wochen. Dank ihrer Fähigkeit menschliche Interaktionen mit Programmen nachzuahmen, kann RPA vielfältig eingesetzt werden. So können beispielsweise viele Migrationsprozesse durchgeführt werden, ohne dass eine aufwendige Entwicklung von Schnittstellen nötig ist. Wichtig ist aber, das eigene IT-Team einzubeziehen, damit keine Schatten-IT entsteht.“

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