Wissen ist Macht – auch unterwegs

Gerade im Bereich der Dokumenten- und Prozessteuerung gibt es seit Jahrzehnten Technologien, die Unternehmen den Arbeitsalltag erleichtern. Firmen kämpfen tagein tagaus mit einer immensen Informationsflut. E-Mails, Briefe, Faxnachrichten, Rechnungen, Formulare et cetera gilt es, sicher und transparent zu verwalten. Es werden Anträge gestellt, Angebote ausgearbeitet und eingehende Aufträge schließlich in Vertragsform gegossen. Dabei stecken die Informationen oftmals in unterschiedlichen Anwendungen – wie E-Mail-Archiven, Shared-File-, Customer Relationship Management (CRM)- oder Enterprise Ressource Planning (ERP)-Systemen.

Gewusst wo: Best-Practices stehen Pate

Wissen ist Macht. Effizientes Informationsmanagement ist ein wichtiger Baustein im Wettlauf um Innovationen. Wo also ansetzen? ECM-Archive fungieren sozusagen als (Daten-)Schatztruhe des Unternehmens, sicher verschlossen und dennoch allzeit (abruf-)bereit. Fachapplikationen sollten nahtlos mit einem ECM-System zusammenspielen, damit die zugrunde liegenden Prozesse von dessen Funktionsspektrum profitieren. Im besten Fall lassen sich die Anwendungen schnell implementieren und individuell an die einzelnen Kundenanforderungen anpassen. Abgestimmt auf die jeweilige Branche, versteht sich.

Was wie ein Widerspruch klingt, ist dank vorgefertigter Musterlösungen bei ELO Digital Office längst Realität: Eingeflossen sind hier die Best-Practice-Erfahrungen seines Business-Partner-Netzwerkes. Intelligenz und konfigurierte Business-Logik verbinden hier beide Ansätze. Die Plug-Ins zeichnen sich neben der fachspezifischen Geschäftslogik dadurch aus, dass sie einfach auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten werden können. Das Plug-In-Konzept bildet derzeit das Projekt-, Sitzungs- und Vertragsmanagement ab. Grundlage des Plug-In-Konzepts ist die Technologie des ELO Business Logic Provider (BLP). Mit dessen Hilfe lassen sich im ERP-Umfeld Geschäftsprozesse und Applikationslogik frei konfigurierbar in eigenen Templates abbilden.

Betrachtet man den Lebenszyklus eines Vertrages, so kann dieser unterschiedlich lang sein. Eine Musterlösung muss in der Lage sein, sämtliche Aktivitäten in Bezug auf dessen Entstehung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung transparent zu verwalten und zu steuern. So lassen sich beispielsweise – je nach Vertragsart – passende Vorlagen für spätere Berichtsfunktionen einstellen. Stichwortlisten helfen, die relevanten Vertragsdaten zu erfassen. Eine übergeordnete Rolle für die sichere Vertragsverwaltung spielt das Vertragscontrolling: Es müssen Algorithmen hinterlegt sein, die sicherstellen, dass sämtliche Zahlungs-, Leistungs- und Kündigungstermine fristgerecht eingehalten werden.

Ein weiterer Vorteil, die Vertragslösung eng in das ECM-System einzubinden, ist die sichere Steuerung der Abläufe mit Hilfe einer Workflow-Engine. Vordefinierte Genehmigungsverfahren gewährleisten transparente Prozesse innerhalb der Vertragsverwaltung. Die Benutzerverwaltung weist Rollen und Verantwortungsbereiche eindeutig zu und erhöht damit die Sicherheit. Der ECM-Workflow sorgt anhand definierter Einstellungen dafür, dass die Verträge automatisch weiterbearbeitet, versioniert sowie archiviert werden.

Außerdem kann er Freigabeszenarien initiieren, wie etwa die Zustimmung zur Vertragsunterzeichnung. Sowohl Änderungen an den Vertragsdaten als auch der Verlauf der Workflow-Prozesse werden protokolliert, um Vorgänge lückenlos nachvollziehen zu können. Archiviert wird die gesamte Vertragsakte – einschließlich aller zum Kontrakt gehörigen Dokumente wie Schriftwechsel, Entwürfe, Anfragen oder Angebote. Die Musterlösungen sind so konzipiert, dass der Kunde gewünschte Anpassungen in der Regel selbst vornehmen kann. Dies senkt die laufenden Kosten im Betrieb.

Arbeiten in Echtzeit

Zeit ist Geld, Leerlaufzeiten waren gestern. Heute kann es sich (fast) kein Manager mehr leisten, Anfragen erst nach Rückkehr von einer Dienstreise zu beantworten. Mobile Lösungen sind die Antwort. Und seit der mobilen Revolution, die Apple mit seinen erfolgreichen mobilen Computern ausgelöst hat, sind sie ein Muss. Über dedizierte Schnittstellen kann der Geschäftsreisende von seinem Smartphone oder Tablet-PC auf relevante Daten - auch aus ERP- oder CRM-Systemen - zugreifen sowie Freigaben erteilen.

Damit schließt sich der Kreis, wenn es darum geht, die Philosophie des Dokumenten- beziehungsweise Enterprise Content Managements umzusetzen: Dem Anwender stehen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Dies lässt sich nur mit Hilfe eines ausgeklügelten Mobility-Konzepts verwirklichen. Elo Digital Office war einer der Vorreiter, die ECM-Technologie „mobil zu machen“. Mit ihrer App für das Apple iPhone weckten die Stuttgarter auch Begehrlichkeiten bei ihren Kunden, die Smartphones anderer Hersteller nutzten. Also folgten Apps für Rim Blackberry und Android sowie das Apple iPad. Mittlerweile sind die Apps unabhängig vom Betriebssystem einsetzbar.

Die Handhabung ist einfach: Der Anwender verbindet sich mobil über eine gesicherte Verbindung mit dem ECM-Server und erhält über das hochauflösende Display die gewünschten Daten. Anzeigen lassen sich Bilder, Textdateien oder Pdf-Dokumente. Die Sicherheit der Daten ist zum einen über den Passwortschutz, zum anderen über speziell abgesicherte Übertragungsprotokolle gegeben. Der zentrale Informationszugriff erfolgt über den ELO Web-Access-Server. Alternativ dazu bieten einige Business-Partner auch den Zugang über Cloud-Services an.

Auch offline im Bilde

Die mobilen Endgeräte von Apple genießen auch im Business-Umfeld hohe Akzeptanz. Daher hat Elo eine eigene App für das iPad konzipiert. Neben den üblichen Funktionen bietet sie die Möglichkeit, Dokumente offline abzurufen. So lassen sie sich auch bei schwacher oder abgebrochener Netzverbindung nutzen. Außerdem kann das iPad dank der hochauflösenden integrierten Kamera als Scanner fungieren: Abfotografierte Dokumente können mit Hilfe des Foto-Upload direkt im ECM-Archiv abgelegt werden.

Selbstverständlich beschränken sich mobile Szenarien nicht auf die Anzeige von Daten beziehungsweise die Suche danach. Vielmehr lassen sich auch Workflow-Funktionen abbilden. So kann der Manager etwa von unterwegs Vertragsangebote freigeben, die ihm aus der Firmenzentrale in Form einer Aufgabe zugestellt wurden.

Gleiches gilt für die Prüfung einer Rechnung. Der Anwender kann hier bequem per Knopfdruck zwischen den ERP-Buchungsdaten und Belegen hin und her navigieren. Er kann Anmerkungen ergänzen und den Workflow-Prozess abschließend freigeben und/oder die Aufgabe dem nächsten Bearbeitungsschritt zuführen. -sg-

Elo Digital Office GmbH, Stuttgart Tel. 0711/806089-0, http://www.elo.com