Sonnige Aussichten in Sachen Projektmanagement

Die Münchener MEP Asset Management GmbH hat bislang Photovoltaik-Projekte mit einer Gesamtleistung von etwa 130 Megawatt projektiert und realisiert: das entspricht einem Projektvolumen von zirka 460 Millionen Euro. Der gesamte Wertschöpfungsprozess wird aus einer Hand angeboten – angefangen bei der Planung und Entwicklung über Bau und Betrieb bis hin zu Finanzierung und Vermarktung an institutionelle Investoren. MEP betreut derzeit Großprojekte unter anderem in Deutschland, Spanien und Tschechien. Langfristig will das Unternehmen ein marktführender Player im Bereich erneuerbare Energien werden. Dieses Ziel und immer komplexere Photovoltaik-Großprojekte führten zur Entscheidung für die Implementierung eines Projektmanagementsystems. Bis dahin gab es im Unternehmen kein zentrales System zur Projektsteuerung. Die Mitarbeiter behalfen sich mit einer angepassten Excel-Lösung, an einigen Einzelplätzen wurde zudem MS Project eingesetzt.

Mit der Evaluierung und Einführung einer geeigneten Lösung wurde die Abteilung Project Controlling beauftragt. Sie erarbeitete zunächst einen detaillierten Anforderungskatalog. „Die neue Lösung sollte insbesondere die Terminplanung abbilden und einen transparenten Überblick über Projekte und Projektfortschritte liefern. Auch eine gute Usability war uns wichtig. Wir wollten kein High-End-System, das ein halbes Jahr Training gebraucht hätte, um es rudimentär nutzen zu können. Viel wichtiger waren uns eine intuitive Bedienbarkeit gepaart mit vernünftiger Funktionalität“, sagt Projektleiter Stefan Warthmann. Den Anforderungskatalog schickte er an verschiedene Anbieter – zehn Systeme kamen in die engere Auswahl und wurden auf Basis von Online-Demos und Vor-Ort-Präsentationen genauestens unter die Lupe genommen. Vier Lösungen kamen in die engere Auswahl. Die Entscheidung für Sciforma PSNext fiel dann auf Basis einer Entscheidungsmatrix und unter Einbeziehung aller Mitarbeiter. Die webbasierte Projekt- und Portfoliomanagement (PPM)-Software Sciforma PSNext wird im deutschsprachigen Raum von der Sciforma GmbH in Taunusstein vertrieben.

Transparenter Überblick

„Für uns als dynamische Organisation ist insbesondere die hohe Flexibilität und die umfassende Anpassbarkeit der Lösung entscheidend, beispielsweise was die Berichtsgestaltung angeht“, begründet Warthmann die Entscheidung. „Ein großer Vorteil ist, dass wir das Formular- und Berichtsdesign in den meisten Fällen selbst anpassen können. Generell haben uns die Usability und die einfache Bedienbarkeit der Lösung überzeugt.“ Nach dem zweimonatigen Auswahlprozess startete im April 2010 die Einführung der PPM-Software. Im Rahmen der Implementierung wurde die Lösung an die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst. „Die meisten Anpassungen haben wir im Bereich Reporting umgesetzt“, sagt Warthmann. „Wir haben das Layout verändert, zusätzliche Attribute definiert und spezifische Informationen und Zusatztabellen, etwa zu Risiken oder vorgangsbezogenen Kosten, hinzugefügt, die in Form von Berichten ausgegeben werden.“ Nach nur knapp zwei Monaten – Anfang Juni 2010 – erfolgte der Go-live.

Derzeit arbeiten beim Photovoltaik-Spezialisten fünf Projektmanager aktiv mit der Lösung. Die Geschäftsführer und Anteilseigner des Unternehmens haben zudem als Viewer Zugriff auf alle für sie relevanten Berichte. Sciforma PSNext unterstützt MEP insbesondere bei der Realisierung von internationalen Großprojekten im Bereich Photovoltaik. Diese haben jeweils eine durchschnittliche Laufzeit von eineinhalb bis zwei Jahren. Die Projekte werden in Sciforma PSNext anhand von Arbeitspaketen chronologisch abgebildet. „Zu den Arbeitspaketen gehören beispielsweise die Akquisitionsphase, der Bau mit seinen verschiedenen Phasen, Verträge oder auch der Verkauf“, berichtet Warthmann. Pro Projekt werden 200 bis 400 Vorgänge in der PPM-Software abgebildet. „Durch diese genaue Erfassung haben wir stets einen aktuellen Überblick über die Projekte, ihren Fortschritt, Kosten, anstehende Aufgaben oder Meilensteine. So können wir die Projekte optimal planen, steuern und kontrollieren.“ Auch das Reporting hat sich verbessert. „Das Berichtswesen unterstützt unsere Geschäftsführer und Anteilseigner signifikant.“ Für die Zukunft ist geplant, den Einsatz von Sciforma PSNext weiter auszubauen. Immer wenn neue Geschäftsfelder und -aktivitäten angegangen werden, wird zunächst geprüft, ob die PPM-Lösung von Sciforma sie sinnvoll unterstützen kann. -sg-

Sciforma GmbH, Taunusstein, Tel. 06128/9665-0, http://www.sciforma.de