Millionen Dokumente im Blick

Eine Vielzahl von Kunden und Millionen von Bestellungen jährlich – der Großhändler Fiebig in Rheinstetten war mit seinem alten Dokumenten-Management-System (DMS) an die Grenzen effektiver Abläufe geraten. Im Jahr 2011 beschloss daher die Fiebig-Geschäftsleitung ein neues DMS einzuführen: „Das neue System sollte sich leicht in unser heterogenes Systemumfeld integrieren lassen und einfach zu erweitern sein. Dabei sollte es flexibel auf neue Anforderungen reagieren, die Arbeitsprozesse durch Workflows optimieren und den Umgang mit Dokumenten deutlich vereinfachen“, so der IT-Leiter Christian Kluger. Die Verantwortlichen erwarteten zudem einen schnelleren und einfacheren Zugriff auf die archivierten Dokumente sowie eine daraus resultierende Zeit- und Kostenersparnis. Ein weiterer Knackpunkt war die Datensicherheit. Sie galt es zu optimieren, unter anderem durch ein differenziertes Berechtigungssystem.

Migration – Integration – Automation

Gemeinsam mit dem IT-Partner startete das Projekt im Oktober 2011 und konnte ein Jahr später erfolgreich abgeschlossen werden. Ziel war zum einen, die Daten aus dem alten DMS zu migrieren. Zum anderen sollte Elo Enterprise zentral etabliert und mit den vorhandenen Anwendungen für Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und E-Mail sowie dem eigenentwickelten ERP-System verzahnt werden. Gleichzeitig hieß es, das „Fiebig Kundenportal“ aufzubauen.

Dank seiner leistungsstarken Module und der serviceorientierten Architektur (SOA) verlief die Integration des ECM-Systems in die Drittapplikationen nahtlos. Alle Elemente der gesamten IT-Struktur sind seither in der Lage, miteinander zu kommunizieren und sicher Informationen auszutauschen. Unternehmensübergreifende Prozesse lassen sich so denkbar einfach umsetzen. Dank der direkten Anbindung an das ERP-System werden beispielsweise kaufmännische pdf-Dateien automatisch archiviert und Eingangsrechnungen aus der Beleg-Klassifizierung übernommen.

Verbesserter Kundenservice

Auch der Kundenservice profitiert. Auf Basis des Elo Web-Client konnte wie geplant das Kundenportal realisiert werden. Mit Hilfe der leistungsfähigen Benutzerverwaltung lässt sich exakt steuern, welche Benutzer(gruppe) auf welche Webseitenelemente Zugriff haben. Der gesamte Content wird dabei im ECM-Archiv verwaltet, so dass die Sicherheit der Kundeninformationen gewährleistet ist. Das Webportal legt automatisiert die Elo-User an, führt den Stammdaten-Abgleich mit dem ERP-System aus und überprüft die Berechtigungen serverbasiert.

Selbst die Administration sehr komplexer und umfangreicher Webseiten geht dank der integrierten Workflow-Engine leicht von der Hand. Diese stellt sicher, dass Webinhalte nicht unkontrolliert veröffentlicht werden. Alle gängigen ECM-Funktionen lassen sich sinnvoll mit dem Web-Client kombinieren. Hierzu zählen beispielsweise Workflow, Benutzerverwaltung, Signatur, Berechtigungskonzepte, Versionierung, Archivierung und Check-in/Check-out.

1,5 Millionen Dokumente

Alle anvisierten Ziele wurden vollständig erreicht. Hundert Arbeitsplätze sind mittlerweile an das System angeschlossen. Bereits Ende Dezember 2012 hat das System 1,5 Millionen Dokumente verwaltet – und mit jedem Werktag, Samstag inklusive, kommen rund 4.000 neue hinzu. Dabei sorgt das DMS für eine reibungslose Dokumenten-Ablage und ermöglicht Workflows im Bereich der Kunden- und Lieferanten-Retouren. Das Papierarchiv konnte zwischenzeitlich stark zurückgefahren werden.

Die Akzeptanz im Unternehmen ist hoch: Die Dokumentenablage funktioniert reibungslos, zahlreiche Arbeitsprozesse wurden beschleunigt – und all dies ohne aufwendige Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter. Zahlreiche Arbeitsprozesse wurden durch Workflows automatisiert und beschleunigt. Im Kundenportal können Apotheker über den Elo Client zum Beispiel ihre Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine einsehen. Auch das Retouren-Management – von Apotheken wie von Lieferanten – gestaltet sich jetzt wesentlich effizienter. Dessen manuelle Bearbeitung war sehr zeitaufwendig. Heute steuert dies ein Workflow. Das System prüft so automatisch, ob Gutschriften beziehungsweise Mahnungen zu erstellen sind.

Auch die Geschäftsführung sieht ihre Zielsetzung erreicht: „Dwurch optimierte Abläufe und Prozesse in punkto Datenarchivierung und Dokumentenmanagement haben unsere Kunden mehr Zeit für ihr Kerngeschäft“, so Andreas Sauer.

Mittelfristig ist geplant, den E-Mail-Client Lotus Notes zu entlasten. Elo Enterprise verfügt über alle Funktionen für ein umfassendes E-Mail-Lifecycle-Management (ELM): von der einfachen E-Mail-Archivierung bis hin zum umfassenden E-Mail-Prozessmanagement. Darüber hinaus sollen das Vertragsmanagement, die Bedarfsmeldungen sowie die Personalakten integriert werden. -sg-

Sabina Merk, München

Elo Digital Office GmbH, Stuttgart, Tel. 0711/806089-0, http://www.elo.com