Hand in Hand: ECM und Collaboration

Systeme für Enterprise Content Management (ECM) dienen als leistungsfähiges Fundament. Dank ihres hohen Automatisierungsgrads entlasten sie Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und optimieren den Informationsfluss. Moderne Tools zum IT-gestützten Austausch von Kollegen und Partnern in Echtzeit orientieren sich dabei an den bewährten Konzepten der sozialen Medien.

Collaboration – als Teilbereich des Social Business – nimmt mittlerweile einen immer höheren Stellenwert im geschäftlichen Umfeld ein. Denn nicht zuletzt erwarten vor allem junge Mitarbeiter eine moderne Arbeitsweise à la Facebook & Co. Entsprechen die von der IT-Abteilung bereitgestellten Dienste oder Geräte nicht ihren gewohnten Abläufen, so besteht die Gefahr, dass sie sich quasi inoffiziell sozialer Software bedienen, die weder technisch noch strategisch in die Unternehmens-IT eingebunden ist. Die Nutzung dieser so genannten Schatten-IT birgt jedoch unter Umständen Risiken in Bezug auf Datensicherheit und/oder Compliance. Abhilfe schaffen hier moderne Strukturen und Systeme, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ermöglichen. Als einer der ersten mittelständischen ECM-Hersteller hat Elo Digital Office daher in einem ersten Schritt sein neues ECM-Release um einen so genannten Dokumenten-Feed erweitert. Er bietet den Anwendern einen Content-bezogenen, interaktiven Informationsaustausch in einer Art Chat. Diese Herangehensweise bietet dem Nutzer großen Mehrwert. Das „Elo Collaboration“ Tool ist in allen Elo Clients (Java, Windows, Web) verfügbar und soll in Zukunft noch erweitert werden. Dokumentenbezogene Kommunikation sowie Ereignisse werden in übersichtlicher Form zusammengeführt und nachhaltig vorgehalten. Der Anwender profitiert von einem verzögerungsfreien dokumentenbezogenen Austausch.

Dokumenten-Feed statt Telefon und E-Mail

Anwender sind in der Lage, analog zu den sozialen Netzwerken Beiträge zu verfassen sowie bestehende Beiträge oder jegliche Aktionen zu kommentieren beziehungsweise zu bearbeiten. Dabei werden alle Aktivitäten chronologisch dargestellt. Geschäftsprozessspezifische Aktivitäten lassen sich über Workflows, Elo Clients oder Fremdapplikationen in den Feed aufnehmen und lokalisieren. Das Tool zeigt auch alle Versionsänderungen an und unterscheidet dabei zwischen einer völlig neuen Version, einer neuen oder einer geänderten Arbeitsversion. Der Feed lässt sich an unterschiedliche Endgeräte wie Smartphones und Tablet-Computer anpassen.

Praktisch ist dies beispielsweise bei der Klärung von Unstimmigkeiten im Zuge der Rechnungsfreigabe. Dank der engen Verzahnung mit dem ECM-System werden sämtliche abgegebenen Kommentare im Feed protokolliert, so dass der Sachverhalt auch zu einem späteren Zeitpunkt lückenlos nachvollzogen werden kann.

Wichtiger Funktionen im schnellen Zugriff

Neben Belegen und Informationen, die von Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern eingehen, erstellen Anwender täglich auch eigene Belege. Dazu gehören beispielsweise Angebote oder Rechnungen, die nach der Übermittlung an Geschäftspartner oder Kunden gespeichert werden müssen. Bisher bedurfte es dazu mehrerer Arbeitsschritte. Mit dem Feature „Print & Archive“ lassen sich nun in nur einem Arbeitsschritt Rechnungen drucken, archivieren und per E-Mail versenden – direkt aus der jeweiligen Software-Applikation wie einem Warenwirtschaftssystem heraus.

Die „Drop-Zone“ ermöglicht dagegen den einfachen und schnellen Zugriff auf häufig verwendete ECM-Funktionen. Dies erleichtert nicht nur den Ablageprozess, sondern steigert auch die Effizienz. Im Windows 8-Look stehen so genannte Kacheln zur Verfügung. Diese kann der Administrator global konfigurieren, so dass sie allgemein verfügbar sind. Alternativ kann sie auch der Anwender selbst für seinen eigenen Nutzen mit nur wenigen Klicks erstellen. In einer so genannten Suchkachel lassen sich zum Beispiel festgelegte Parameter (Indexwerte) für wiederkehrende Suchen hinterlegen. Der Anwender kann beispielsweise einen Firmennamen und eine bestimmte Zeitspanne definieren; bei Betätigung der Suchkachel erhält er dann alle dazu passenden Dokumente in einer Trefferliste angezeigt. Möglich ist auch die Kopplung mit Drittsoftware, die Erstellung von Standard-Ablagestrukturen oder das Generieren von Berichten. In der Praxis geht es jedoch zumeist darum, eine Verschlagwortungsmaske und das gewünschte Ablageziel festzulegen, was die Archivierung vereinfacht. Des Weiteren kann der Nutzer dem zur Ablage bestimmten Dokument Metadaten wie eine Rechnungsnummer entnehmen, die automatisch in der Verschlagwortungsmaske hinterlegt werden.

Schnelle Suche

Zeit ist Geld. Daher sollten gewünschte Informationen einfach und schnell gefunden werden. Mit Hilfe von „Click & Find“ kann der Anwender einen beliebigen Begriff markieren und anhand einer selbst definierten Tastenkombination die Suche danach im ECM-Archiv auslösen. Das Ergebnis liefert die Trefferliste des Elo Clients.

Die Aufgabe eines ECM-Systems besteht darin, alle unternehmensrelevanten Dokumente zu verwalten und zu archivieren. In bestimmten Fällen ist es jedoch sinnvoll, auch externe Partner wie Steuerberater einzubinden, die das ECM-System nicht einsetzen. Benötigen sie Zugriff auf ein bestimmtes Dokument, kann der Anwender einen speziellen, etwa temporären oder limitierten, Link generieren: Dabei lässt sich konfigurieren, ob der Abruf zeitlich eingeschränkt oder die Anzahl der Zugriffe limitiert werden soll. Dieser Dokumenten-Link kann per E-Mail verschickt oder in die Zwischenablage kopiert werden. Im ersteren Fall generiert das System automatisch eine E-Mail, die den Link enthält und ggf. über die zeitliche Befristung der Zugriffsoption informiert. Klickt der externe Partner den Link an, öffnet sich der Browser und er kann die verlinkte Datei herunterladen.

Insgesamt bietet die neue ECM-Suite dank höherem Automatisierungsgrad und integriertem Tool zur verzögerungsfreien Zusammenarbeit noch mehr Komfort, Flexibilität und Transparenz. Sie ist nicht nur eine wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag, sondern birgt auch Potenzial, um die Produktivität zu steigern. -sg-

Karl Heinz Mosbach, Stuttgart

Elo Digital Office, Stuttgart, Tel. 0711/806089-0, http://www.elo.com