Business Process Management

Schlank durch Organisation

Mit hochwertigen, umweltfreundlichen Getränkeverpackungen gelingt es Elopak, seine Marktanteile trotz starker Konkurrenz kontinuierlich weiter auszubauen. Das Erfolgsrezept des norwegischen Unternehmens: innovative Lösungen, passgenau für Premium-, Massen- und Nischenprodukte entwickelt, kombiniert mit der notwendigen Flexibilität, um schneller auf Trends reagieren zu können - alles mit Hilfe einer exakten Prozessdokumentation .
Getränkeverpackungen erhalten ihre umweltfreundliche Schicht. (Quelle: Elopak, Norwegen)

Hohe Ziele hat sich das mittelständisch geprägte Unternehmen Elopak gesteckt: Zum einen die Qualitätsführerschaft in der Getränkeverpackungsindustrie und zum anderen die Expansion in neue Märkte. Um dies zu erreichen, hat Elopak 2010 damit begonnen, Back-Office-Strukturen zu optimieren und damit mehr Transparenz und schnellere Reaktionszeiten erreicht. „Unsere Prozesse waren anfangs nur teilweise standardisiert und dokumentiert. Oft weichen Strukturen und Workflows von Standort zu Standort voneinander ab“, erklärt Thorsten Möller, Director Infrastructure and Development Projects, Elopak. „Zudem sind unsere IT-Systeme nur bedingt zukunftsfähig und fragmentiert. Daher müssen wir nicht nur unsere Prozesse, sondern auch unsere Systemlandschaft optimieren.“ Herausforderung dabei ist es, Prozesse aus unterschiedlichen Branchen, die das Unternehmen vereint – vom Maschinenbau bis zur Logistik – zu vereinheitlichen.

Auslöser dieses Transformationsprozesses war die Überlegung bestehende ERP-Systeme zu vereinheitlichen, zu optimieren oder zu ersetzen. „Hierfür war schnell klar: Wir müssen zuerst unsere Prozesse verstehen und darstellen, und zwar zentral und standardisiert für alle Fachabteilungen“, so Thorsten Möller. Bis dahin wurden einzelne Prozesse dezentral mit Programmen wie Visio, Word und Excel und unterschiedlichen Standards wie Waterfall und EPK dokumentiert.

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Für die Prozessdokumentation hat Elopak die IDS Scheer Consulting, eine Tochter der Software AG, als Partner mit ins Boot geholt. Mithilfe der Aris-Plattform, einem Softwaresystem zur Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen, hat das Unternehmen begonnen, unternehmensweit Kern Strukturen und Prozesse abzubilden, dabei zu analysieren und zu optimieren. Hierfür wurde jeder Prozess zunächst in zehn bis fünfzehn Schritte unterteilt und anschließend ‚gemappt‘, d.h. mit Hilfe von Aris digital dargestellt. Von Anfang an war es das Ziel von Elopak, einen Prozessstandard mit Unterstützung von IDS Scheer Consulting zu entwickeln, der es ermöglichte, Geschäftsprozesse innerhalb von 1-2 Stunden mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen zu erstellen. Mit einem kleinen Team von nur 4 Mitarbeitern konnten so bis zu 50 Prozesse in der Woche dokumentiert werden.

Aris bietet Anwendern die Möglichkeit, sämtliche Strukturen und Abläufe bis hin zu Rollen und Arbeitsschritten zu visualisieren und allen Mitarbeitern auf einer zentralen Datenbank zugänglich zu machen. Über ein Web-Interface kann an allen Standorten auf Charts, Tabellen und Kontakte zugegriffen werden. Durch die Hinterlegung der Organigramme beispielsweise lassen sich ganz einfach Mitarbeiter unternehmensweit suchen und finden – eine hilfreiche Funktion, die Elopak auch auf Mobilgeräte ausbauen will.

Langfristig profitiert das Unternehmen durch die Prozess-Standardisierung von mehr Effizienz und Qualität. Einsparungen stellen sich durch die Automatisierung der Transaktionsprozesse, der Nachvollziehbarkeit der Wertschöpfungskette sowie des Finanz-Reportings über eine einheitliche Datenbank ein. Auch der Aufbau neuer Standorte wird erheblich erleichtert. Das Unternehmen bleibt organisatorisch schlank und ist dennoch in über 40 Ländern weltweit präsent.

Prozessorientiertes Denken

Die Prozessdokumentation vereinfacht zudem die Qualitätssicherung und Zertifizierungen nach Standards wie ISO. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sind klar definiert, was die Zusammenarbeit vereinfacht und Reaktionszeiten verkürzt. Das Prozessverständnis und die Optimierung sei eine Voraussetzungen für das internationale Wachstum des Unternehmens, erklärt Thorsten Möller.

„Das war eine große Veränderung für uns als mittelständisch geprägtes Unternehmen. Zudem haben wir parallel unseren Artikelstamm standardisiert, und ein Tool zur zentralen Lagerübersicht eingeführt“, so Thorsten Möller. Das Prozeßverständnis hat sich auch als wichtiger Baustein herausgestellt, als Elopak parallel zu den genannten Projekten nach Rußland expandierte, ein Werk baute und eine ERP Lösung mit völlig neuen Mitarbeitern eingeführt hat. „All das haben wir innerhalb von rund zweieinhalb Jahren in einem überschaubaren Kostenrahmen umgesetzt, was wir als sehr effizient betrachten. Dennoch brauchen wir etwas Geduld, bis alle Mitarbeiter den Nutzen erkennen und ihre Prozesse eigenständig dokumentieren.“

Einen Großteil dieses Projekts hat das Unternehmen innerhalb von nur zwei Jahren umgesetzt. Der nächste Schritt ist, Prozesse zu automatisieren und in eine einheitliche IT-Infrastruktur umzusetzen. Hierfür werden die in Aris modellierten Prozesse für zukünftige ERP Projekte genutzt. „Darin liegt ein starker Wachstumsmotor. Wenn wir neue Märkte erschließen, können wir den Ausbau IT-seitig effizient unterstützten“, erklärt Thorsten Möller den zukünftigen Mehrwert. ee

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