Lieferantenerklärungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten in internationalen Lieferketten. Sie sind eine praktische Voraussetzung, damit Unternehmen Zollvorteile von (Frei-)Handelsabkommen nutzen können, etwa indem Kunden in einem anderen Land Waren zu einem reduzierten Zollsatz oder sogar zollfrei einführen dürfen. Dafür muss mit einer Lieferantenerklärung die erforderliche Ursprungseigenschaft entlang der Lieferkette dokumentiert werden. Bislang ist die Nachweisführung oft so aufwendig, dass einige Unternehmen von vornherein auf die Gewährung von Zollpräferenzen und dem verbundenen Wettbewerbsvorteil verzichten.

Neues Portal reduziert Aufwand deutlich

Mit dem neuen AEB-Lieferantenportal ASSIST4 O&P Collaboration Services lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren. Im ersten Schritt werden aus den Vorsystemen des anfordernden Unternehmens Daten zu Materialien an das Lieferantenportal übertragen, für die Nachweise angefordert werden sollen. Der Lieferant wird per E-Mail aufgefordert, für die entsprechenden Artikel eine LLE auszustellen. Über einen Link kann der Lieferant den Nachweis in einer Web-Oberfläche direkt und komfortabel pflegen. Er kann die erforderlichen Daten in strukturierter Form und mit hilfreichen Plausibilitätsprüfungen eingeben. Es besteht die Möglichkeit, die Daten auch über eine Excel-Tabelle zu bearbeiten oder auf Basis der im Vorjahr abgegebenen Angaben zu übernehmen. Dadurch wird der Zeitaufwand der Lieferanten verringert und das Risiko von Rückfragen durch den Kunden deutlich minimiert. Nach Abgabe der Daten wird der Sachbearbeiter des anfragenden Unternehmens informiert. Nun prüft dieser die Angaben des Lieferanten mit Hilfe der Software und gibt den Nachweis dann frei. Dieser Prozess kann unter bestimmten Voraussetzungen automatisiert ablaufen. Sollten Korrekturen erforderlich sein, findet die Kommunikation dazu ebenfalls über das Lieferantenportal ASSIST4 O&P Collaboration Services statt. Diese Form der IT-gestützten Collaboration vermeidet Medienbrüche, Doppelarbeit, steigert die Transparenz über den Bearbeitungsstand und erhöht so die Rechtssicherheit.