Sparschwein im Dornröschenschlaf

Eigentlich gehören Planung und Organisation der betrieblichen Postbearbeitung in die Hände von Logistikern. Schließlich geht es dabei um nichts anderes als Materialfluß und Distribution. Post kommt rein, Post geht raus, Post muß verteilt werden. Zügig, fehlerfrei und just in time ¿ so einfach ist das. Doch immer noch wird vielerorts personalintensiv und mit viel Handarbeit umständlich und zeitraubend herumgewurstelt. Dabei läßt sich über den Weg der Teilautomation auch die Poststelle in ein modernes Kommunikationscenter verwandeln.

Viel Wasser fließt zusammen, wo sich Donau, Inn und Ilz begegnen. Und ziemlich eng ist es in diesem Tal am Rande des Bayrischen Waldes. Drüben ein malerisches Stadtbild mit barockem Dom, am hiesigen Ufer entlang die Fabrik, dazwischen die Donau und hinter uns ein steiler Berghang: Passau. Gerne hätte ich wenigstens einen kurzen Blick in den Dom mit seiner gewaltigen Orgel geworfen. Doch die Zeit drängt. Man erwartet uns in der Zahnradfabrik Passau.

Komplette Achsensysteme für Busse und Personenwagen entstehen hier, Getriebe für Bagger und Lenksysteme für Traktoren. Tolle Konstruktionen von Weltruf. 3900 Menschen in 90 Fachabteilungen arbeiten daran. Sie entwickeln, konstruieren, produzieren, montieren, prüfen, verwalten und verkaufen. Viele von ihnen verschicken tagtäglich Post und bekommen tagtäglich Post: Bis zu 1000 Sendungen treffen allmorgendlich ein und bis zu 600 versandfertige Aufträge ¿ oft vielblättrige Sammelsendungen ¿ verlassen nach der Mittagspause das Unternehmen. Und all das muß durch ein Nadelöhr: die Poststelle.
Lange teilte die Poststelle der Zahnradfabrik ihr Schicksal mit vielen ihrer Artgenossen in anderen Industriebetrieben. ¿Ziemlich antiquiert¿, so beurteilt Dorothea Keilhofer, die Chefin der ZF-Büro-Organisation das alte Erscheinungsbild der hauseigenen Poststelle im Nachhinein. Über Jahrzehnte wurde dort kaum investiert, als operative Fachabteilung dämmerte sie lange im Dornröschenschlaf. Zur Kenntnis genommen allenfalls als Kostenstelle im Controlling ¿ wahrscheinlich eher mit Verdruß als mit Euphorie. Rationalisierungspotential vermutete hier kaum jemand. Und das, obwohl die Poststelle ständig an ihre Kapazitätsgrenze stieß und steigende Postaufkommen immer wieder mit zusätzlichem Personal aufgefangen werden mußten. Post läßt sich nun mal nur manuell bearbeiten. Nicht zu ändern. Da läßt sich nichts einsparen. Oder etwa doch? Dorothea Keilhofer und Kundenberater Martin Beck vom Postanlagen-Hersteller Stielow werden mir jedenfalls in den nächsten Stunden zeigen, daß es durchaus anders geht: daß sich Abläufe automatisieren, Zeit sparen und Personal reduzieren lassen ¿ bei steigender Leistungsfähigkeit!

Projekt mit drei Stufen

Drei Arbeitsbereiche hat eine betriebliche Poststelle für gewöhnlich: Posteingang, Postausgang und interne Hauspostverteilung. Passau bildet da keine Ausnahme. Und auch die Art und Weise, wie man hier die Postbearbeitung neu organisiert hat, kann durchaus Vorbild sein für andere Industriebetriebe: Drei Bereiche in drei Stufen.

Doch bevor sie überhaupt eine Maschine oder ein Möbelstück orderte, verschaffte sich Dorothea Keilhofer mit Unterstützung von Stielow-Mann Martin Beck einen genauen Überblick über organisatorische Abläufe, Postaufkommen, Umschlagformate und Raumsituation. Auch die Anzahl der benötigten Mitarbeiter wurde überprüft. Zudem plante man von vorneherein Kapazitätsreserven ein, was sich heute als weise Voraussicht bestätigt: In den letzten zwei Jahren ist allein das Aufkommen der Eingangspost um mehrere hundert Sendungen täglich angewachsen.

Die intensive Ist-Analyse führte zutage, daß sich weit über die Hälfte des Postaufkommens maschinell bearbeiten lassen. Damit galt die Poststelle als eindeutiger Automatisierungs-Kandidat. Erster Schritt der Neuorganisation: Die komplette Postabteilung wurde in einem eigens dafür modernisierten und elektrifizierten Raum zentralisiert, damit sowohl bei automatisierten als auch bei manuellen Arbeiten ein störungsfreier Materialfluß gewährleistet ist. ¿In den alten Räumen hätten wir keine Chance gehabt, unsere Ziele zu verwirklichen¿, so Keilhofer. Früher befand sich die Postbearbeitung in drei getrennten Räumen. Das bedeutete lange Wege und umständliche Abläufe. Für die neue Poststelle wurde ein rechteckiger Raum ausgewählt, in dem alle drei Postbereiche einen eigenen Materialkreislauf bilden. Links der Posteingang, rechts der Postausgang und in der Mitte die Hauspostverteilung. Technik und Einrichtung wurden dann unter drei Prämissen ausgewählt: Automation wo möglich, Durchlaufzeiten verkürzen und Abläufe vereinfachen.

Innerhalb des dreistufigen Projekts wurde zunächst die Eingangspost neu strukturiert und teilautomatisiert. Anschließend kam der Bereich der Ausgangspost an die Reihe. Stufe drei ist die Neuorganisation der Hauspost. Sie steht für nächstes Jahr an. Ein vernünftiges, sehr entspanntes Vorgehen, das die Gesamtinvestitionen ¿ immerhin eine sechsstellige Summe ¿ wohltuend entzerrt. Das Ziel des Vorhabens bringt Dorothea Keilhofer mit vier Worten auf den Punkt: ¿Kurze Wege, wenig Handling¿. Logistik eben.

Weiße Post, braune Post

Was das in der Praxis bedeutet, erkennt man schon beim Posteingang. Der allmorgentlich eintreffende Postberg ist ¿ wie anderenorts auch ¿ eine kunterbunte Mischung aus Umschlägen mit verschiedenen Formaten und Dicken. Da dieses Konglomerat maschinell kaum handelbar ist, wird es zunächst per Hand grob vorsortiert in weiße Post und braune Post. Die weiße Post, das sind Hunderte von Standardkuverts in den Formaten C6 bis B5. Die lassen sich allesamt maschinell und sehr schnell öffnen. Dazu steht in Passau eine dynamische Bearbeitungsanlage von Stielow. Im kontinuierlichen Durchlauf vereinzelt sie die Umschläge mit einem pneumatischen Greifer, führt sie automatisch zu, schlitzt sie schonend und präzise an drei Seiten auf, trennt den Inhalt vom Kuvert, separiert die einzelnen Inhaltsseiten, stellt sie zur Entnahme bereit und schickt das ausgediente Kuvert als Abfall in einen bereitgestellten Müllsack. So werden einige hundert Sendungen in wenigen Minuten abgearbeitet. ¿Das konnte man sich auch bei uns lange nicht vorstellen¿, so Dorothea Keilhofer, ¿daß es eine Maschine gibt, die den Brief automatisch öffnet und dem Bediener den Inhalt mundgerecht vorlegt.¿

6000 pro Stunde

Bedient wird diese Maschine von einer Person, die lediglich den Inhalt entnimmt und den einzelnen Abteilungsfächern zuordnet. Dabei sorgt eine automatische Dickenkontrolle dafür, daß kein Scheck verloren geht. Je nach Postaufkommen läßt sich die Arbeitsgeschwindigkeit der Anlage in vier Stufen regeln. Bis zu 6000 Briefe verarbeitet sie pro Stunde. Da hat man in Passau also noch ordentlich Luft nach oben.

Grundsätzlich läßt sich diese Anlage mit zahlreichen weiteren Funktionen aufrüsten, die die Leistungsfähigkeit und den Automationsgrad weiter erhöhen. Für die Zahnradfabrik setzte Stielow beispielsweise eine passende Sortiereinheit mit den Fächern der Empfänger auf, so daß die Eingangspost sofort nach dem Öffnen weiterverteilt werden kann. Darüber hinaus läßt sich der Prozeßfluß per Barcode erfassen und kontrollieren. Durch den Einsatz eines zusätzlichen Kleinmonitors können zudem Posteingangsstatistiken fürs Controlling erstellt werden. Da das gesamte System auch steuerungstechnisch modular angelegt ist, steht einer Reihenschaltung von mehreren dieser Anlagen nichts im Wege.

Die Bearbeitung der braunen Eingangspost bleibt hingegen vorwiegend Handarbeit. Aufgrund der Heterogenität der Sendungen läßt sich hier wenig automatisieren. Allerdings wird das Öffnen und Verteilen der Sendungen unterstützt durch automatische Brieföffner für besonders dicke Umschläge, elektrische Hefter und Datierer sowie gut bedienbare Sortierfächer und modern gestaltete Postmöbel. Alles ist so angeordnet, daß störungsfreie und zeitsparende Arbeitsabläufe erzielt werden.

Die Summe der Maßnahmen bringt den Materialfluß ordentlich auf Touren. Die 1000 Sendungen der Eingangspost sind innerhalb von drei Stunden geöffnet, sortiert ¿ und zugestellt! Mit anderen Worten: Spätestens um 11.00 Uhr vormittags hat jede Abteilung im Unternehmen ihre Tagespost vorliegen. Das verkürzt die Reaktionszeiten mitunter entscheidend und sorgt für einen reibungslosen Kommunikationsfluß: Selbst enge Zahlungstermine lassen sich so halten, dringende Kundenanfragen noch rechtzeitig (vor der Konkurrenz) beantworten und wichtige Konstruktionsdaten liegen früh am Arbeitstag vor.

Raus damit!

Doch Schnelligkeit zählt nicht nur bei der Eingangspost. Auch bei der Ausgangspost wird aufs Tempo gedrückt. Sie muß zügig das Haus verlassen. Damit ihr bei dieser Unternehmensgröße keine Zuordnungsfehler passieren, verfügt die Poststelle der Zahnradfabrik hier über zahlreiche Sortierregale. Dabei handelt es sich nicht um starre Einbauten, sondern um mobile Einheiten. Die lassen sich je nach Bedarfslage neu positionieren und gruppieren.

So stehen beispielsweise für ¿Großabnehmer¿ ¿ Lieferanten, Großkunden und andere Empfänger größerer Volumen ¿ insgesamt 240 beschriftete Sammelpostfächer für den täglichen Postausgang parat. Getrennt nach In- und Ausland landen dort Preislisten, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Angebote oder Konstruktionspläne für Kundendienst, Vertrieb, Zulieferer, Niederlassungen und andere Empfänger. Auch Bankpost und EDV-Listen werden hierüber abgewickelt. ¿Früher wurde am Tisch stapelweise hin- und hersortiert. Bis eine Sammelpostsendung komplett war, wurde ein Stapel zigfach zur Hand genommen und neu abgelegt. Das kostete Zeit und führte häufig zu Fehlern¿, erinnert sich Büroorganisatorin Keilhofer.

Etwa 1000 Einzelsendungen aus dem ganzen Unternehmen sind es täglich, die durch die geschickte Organisation der Postfächer zu ungefähr 600 versandfertigen Sammelsendungen zusammengefaßt werden. Allein das spart ein paar Hundert Mark Porto und Material ¿ jeden Tag! ¿Überdies trägt diese Vorgehensweise zu unserem Image als sparsam wirtschaftendem Unternehmen bei¿, so Keilhofer.

Automatisch ¿eingetütelt¿

¿Und hier wird eingetütelt¿, ergänzt die Chefin der Büroorganisation und führt mich zum Stolz einer jeden Poststelle: Eine vollautomatische und modern designte Kuvertierstraße. Die Anlage führt die Einzelseiten der Ausgangspost in Windeseile zusammen, falzt sie auf verschiedene Art und packt sie in Umschläge der Formate C6 bis C4. Ein kleines Förderband transportiert die verschlossenen Kuverts danach zur elektronischen Frankiermaschine mit Fernwertabfrage. Und dann heißt es nur noch: ab die Post!

Ein genauer Blick auf die als Baukastensystem konstruierte Kuvertierstraße zeigt, daß auch hier noch Kapazitäten für das wachsende Postvolumen der Zahnradfabrik eingeplant wurden. Denn die Maschine vermag bis zu 4100 Briefe pro Stunde zu verpacken. Außerdem lassen sich bis zu drei Zuführstationen für mehrseitige Sendungen integrieren sowie eine Spezialzuführung für Endlosformulare. Außerdem kann eine optische Leseeinheit eingesetzt werden, mit der über Steuerzeichen auf Briefen oder Belegen wechselnde Funktionen wie ¿Sammeln¿, ¿Verpacken¿ oder ¿Beilage hinzufügen¿ ausgelöst werden. So lassen sich selbst bei hohen Auflagen ganz individuelle Sendungen zusammenstellen. Dabei bleibt die Anlage über ein Kontrolldisplay einfach zu bedienen. Zumal sich wie beim Bürokopierer häufig wiederkehrende Routine-Jobs einprogrammieren lassen.

Kreuzfalz oder Doppelwickel?

Nicht zuletzt erlaubt es Ihnen das Baukastensystem, mit ein oder zwei Modulen klein einzusteigen und dann Ihrem Bedarf entsprechend peu a peu nachzurüsten. Ganz gleich, ob Ihre Marketingabteilung nun plötzlich Kreuzfalz statt Doppelwickelfalz verlangt oder dicke mehrseitige A4-Broschüre ungefaltet in C4-Umschläge eingeschoben werden sollen.

Und wie sieht es bei ZF mit der Zeitersparnis im Postausgang aus? Dorothea Keilhofer hat alles genau ausgerechnet. Im Vergleich zu früher ¿spart¿ man jetzt einen halben Postlauftag. Alle Sendungen, die bis spätestens 14.00 Uhr in der Poststelle eintreffen, verlassen noch am gleichen Tag das Haus. Früher blieben viele Sendungen bis zu nächsten Tag liegen. Keine Frage, daß sich dieser Zeitgewinn auch in einem verbesserten Kundenservice niederschlagen kann.

¿Noch mehr drin . . . ¿

Dorothea Keilhofer zeigt sich schon heute recht zufrieden mit den erzielten Einsparungen. Rein rechnerisch betrachtet beschäftige das Unternehmen im Postausgang früher 2,5 Mitarbeiter; heute sind es nur noch 1,5. Und den Posteingang bewältigen statt einer Halbstagskraft und drei stundenweise eingesetzten Aushilfen heute zwei Mitarbeiter in je drei Stunden. Wohlgemerkt: Die Poststelle arbeitet um Stunden schneller als früher. Darüber hinaus hinterläßt die gesamte Poststelle einen ebenso wohlorganisierten wie freundlichen Eindruck. Keine Spur mehr vom alten Muff zwischen meterhohen Poststapeln. Helle Farben und gutes Design schaffen eine offene und motivierende Atmosphäre.

Ohne Zweifel, das Ganze hat auch seinen Preis. Über das gesamte Investitionsvolumen verrät uns Büroorganisatorin Keilhofer allerdings nur, daß es sich innerhalb von 1,5 Jahren amortisiert hat. Und mit Blick auf zukünftige Einsparpotentiale erwähnt sie eher beiläufig: ¿Da ist noch mehr drin¿.

Mit ihrer kosten- und zeitsparenden Mischung aus manuellen und automatisierten Arbeitsschritten verwandelte sich die ehemals antiquierte Poststelle jedenfalls in ein modernes, zukunftsfähiges Zentrum der betrieblichen Kommunikation. Vom häßlichen Entlein zum ansehnlichen Schwan, könnte man sagen ¿ womit wir wieder beim Wasser wären. Und wenn die geplante neue Hauspoststation fertig ist, werde ich nochmal vorbeischauen in Passau. Vielleicht klappt es dann ja auch mit der Besichtigung von Orgel und Dom.

Michael Stöcker / Juni 1999