Wie ERP Projekte gelingen

Vor der Software-Suche ist eine Zieldefinition essentiell. Dabei ist zu überlegen, wo die Unternehmensstrategie hinführt und wo das Unternehmen in fünf Jahren stehen soll. Diese Zielsetzung darf während des gesamten Projekts nicht aus den Augen verloren werden.

Anschließend ist eine Analyse erforderlich, was für das Unternehmen den entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellt und wie dieser weiter ausgebaut werden kann. Danach sind die Kernprozesse zu definieren, die die neue Software abbilden muss.

Zeitplan und Budget rechtzeitig festlegen

Bei der Projektplanung sind ausreichende Pufferzeiten und ein großzügiges Projektbudget unerlässlich. Es ist wesentlich, darauf zu achten, dass das Projekt nicht im Tages- oder Saisongeschäft untergeht und dass den Teammitgliedern ausreichend Zeit zur Verfügung steht (idealerweise durch eine Freistellung im Unternehmen).

Ein effizientes Projektcontrolling ist notwendig, um bei den ersten Anzeichen einer Abweichung beim Zeitplan oder beim Budget zügig eingreifen zu können. So bleibt das Projekt auf Erfolgskurs.

Eine gute Zusammenarbeit zwischen dem Anbieter der ERP-Software und dem Unternehmen als Auftraggeber im Projekt-Team ist essentiell. Wichtig sind hierbei insbesondere klare, persönliche Verantwortlichkeiten, ein regelmäßiger (wöchentlicher) Austausch aller Projektmitglieder sowie eine verbindliche Aufgabenliste, die nachgehalten wird.

Entlastung der Entscheidungsträger

Um die Geschäftsführung und das Top-Management zu entlasten, macht bei größeren Unternehmen eine Unterteilung der Verantwortlichkeiten Sinn. Hierbei ist es jedoch wesentlich, ausstehende Entscheidungen zeitnah bei den übergeordneten Entscheidungsträgern einzufordern. Um das Projekt voranzutreiben, kann ein Alpha-Decision-Team bestimmt werden, das für betriebliche Entscheidungen zuständig ist. Bei unternehmenskritischen Entscheidungen wird dieses um Mitglieder des Top-Managements auf ein Beta-Decision-Team erweitert.

Vor der Übernahme der Unternehmensdaten in eine neue ERP Software ist eine ausreichende Datenaufbereitung wichtig. Dabei ist es wesentlich, den Datenbestand zu bereinigen und beispielsweise Karteileichen zu entfernen, damit das neue System möglichst effizient arbeiten kann.

Damit sich die Mitarbeiter zeitnah in das System einarbeiten, ist ein mehrstufiger Einarbeitungsprozess essentiell. Eine Grundschulung mit Echtdaten versetzt die Mitarbeiter in die Lage, schnell eigenständig die ersten Schritte im System zu tätigen. Wenn nach einer mehrwöchigen Einarbeitung das Verständnis für die Grundprozesse da ist, erfolgt eine tiefergehende Zweitschulung. Darin erhalten die Mitarbeiter Tipps für die weitere Software-Nutzung.

Langfristige ERP Strategie

Eine langfristige ERP Strategie ist notwendig, um eine optimale Nutzung der ERP-Software für die nächsten Jahre sicherzustellen. Dabei hilft ein regelmäßiger Austausch mit dem ERP-Anbieter, um den Nutzungsgrad der Software ständig weiter zu erhöhen sowie regelmäßige Mitarbeiterbefragungen zum Umgang mit dem ERP System.

Für ERP-Projekte ist es bedeutsam, stets Ziel und Nutzen im Blick zu behalten, realistisch zu planen und die einzelnen Projektschritte nachzuhalten. Nicht zu unterschätzen sind außerdem eine ausreichende Datenaufbereitung und ein umfassender Know-how-Transfer vom Anbieter zum Unternehmen. Wesentlich ist außerdem eine langfristige ERP-Strategie, damit das ERP Projekt gelingt. -sg-

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