KI + Datenanalyse
Hybride Archivierung
Unternehmen müssen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsdokumente langfristig denken. Der Leipziger Archivierungsspezialist RT Reprotechnik empfiehlt daher die so genannte »Hybride Archivierung«. Mit diesem neuartigen Verfahren lässt sich nicht nur ein digitales Informationsmanagement, sondern gleichzeitig auch ein langlebiges Mikrofilm-Archiv anlegen.
Voraussetzung für eine solche Lösung ist, dass alle Daten eines Unternehmens digital und auf Mikrofilm vorliegen. »Filme sind extrem beständig und bleiben auch noch nach Jahrzehnten lesbar«, erklärt Petra Wallasch, Geschäftsführerin des Leipziger Unternehmens. »Da sie zudem fälschungssicher sind, ist diese Archivierungsform absolut rechtssicher.« Die digitalen Daten ermöglichen gleichzeitig den einfachen Umgang für den alltäglichen Gebrauch und dienen als Basis für ein E-Discovery-System.
Da das Erstellen von Mikrofilmen aufwändig und teuer ist, wird bei der »Hybriden Archivierung« im Zuge der Digitalisierung gleichzeitig ein Mikrofilm-Archiv gleichzeitig angelegt. Dadurch lassen sich die Kosten gegenüber herkömmlichen Belichtungsverfahren für Mikrofilme um mehr als die Hälfte reduzieren. Die RT Reprotechnik ist nach eigenen Angaben europaweit einer der wenigen Anbieter, der Papiere mit nur einem einzigen Scan zugleich in ein digitales Archiv als auch auf einem Mikrofilm speichern kann. Der Archivierungsvorgang selber soll für Unternehmen nur mit geringem Aufwand verbunden sein: Mit einem eigenen bundesweiten Kurierdienst sorgt die RT Reprotechnik für den Transport der Dokumente in die RT-Archivierungszentrale nach Dresden. Dafür sind 30 Fahrzeuge an 35 Standorten für das Unternehmen unterwegs. In besonders dringenden Fällen können die Dokumente auch in einer der RT-Filialen vor Ort gescannt und digital nach Dresden geschickt werden, wo sie als DVD und Filme aufbereitet werden. Sollten die Dokumente streng vertraulich sein, ist es sogar möglich, diese direkt beim Kunden zu scannen, so dass die Unterlagen die Büroräume gar nicht erst verlassen. -sg-
RT http://Reprotechnik.de GmbH, Leipzig Tel. 0341/9968060, http://www.reprotechnik.de
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