Die in Wuppertal ansässige Heinz Berger Maschinenfabrik ist ein international agierender Anbieter im Bereich der Schleif- und Poliertechnik. Die Kunden des 1957 gegründeten Mittelständlers schätzen die hohe Qualität der Anlagen, die sie für die präzise Bearbeitung ihrer hochwertigen Werkstücke nutzen. Schneidwaren und Handwerkzeuge zählen ebenso dazu wie chirurgische Erzeugnisse oder Produkte für die holzverarbeitende Industrie. Technologisch führend ist das Bergische Familienunternehmen auf dem Gebiet der Prozessautomation, die über eine umfassende maschineninterne Vernetzung und die Integration moderner Robotertechnologie erreicht wird. Die zusätzlich verbaute Sensorik liefert zudem fortwährend aktualisierte Analysen zur Produktionssteuerung, durch die das Risiko von Maschinenstillständen minimiert wird.

Zuschnitt auf die Einzelfertigung

Um noch weiter in Richtung Industrie 4.0 gehen und den Anlagennutzern digitale Service-Konzepte wie Predictive Maintenance anbieten zu können, wurden inzwischen auch betriebsorganisatorisch die notwendigen Voraussetzungen geschaffen und eine moderne Software-Landschaft implementiert. Das Kernelement dieser Restrukturierung bildet das Multiprojektmanagement-System ams.erp, das seit Ende 2017 die Geschäftsprozesse durchgängig steuert.

Großen Einfluss auf das Zustandekommen dieser Entscheidung hatte Jens Neumann, der 2013 als stellvertretender Betriebsleiter ins Unternehmen eingetreten war. Der studierte Maschinenbauer erkannte recht bald, dass das damals eingesetzte ERP-Systems zu wenig Unterstützung für die Projektabwicklung bot. Die Ursachen sah er einerseits in der fehlenden Funktionalität der Software, die viel zu sehr auf die Serienfertigung ausgelegt war, und andererseits darin, dass sie nie richtig implementiert worden war. Informationen zu beschaffen, war immer mit großem Aufwand verbunden. Es bestand kaum die Möglichkeit, sich einen schnellen Überblick über den Status quo zu verschaffen, wodurch die Software für das bei Heinz Berger typische, stark auftrags- und projektbezogene Arbeiten mit hoher individueller Kundenorientierung im Grunde nicht verwendbar war.

Fest stand von Beginn an, dass die neue Software auf die Anforderungen der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung zugeschnitten sein musste, da im Prinzip jede Anlage kundenindividuelle Eigenheiten und Anpassungen aufweist. „Im Segment der Unikatfertigung reduziert sich die Zahl der relevanten Anbieter recht schnell“, stellte Jens Neumann fest, der inzwischen die Rolle des ERP-Projektleiters bekleidete. Zu diesen Anbietern gehörte die ams.Solution AG, die neben zwei weiteren Kandidaten zu ausführlichen Präsentationen eingeladen wurde. Bei diesen Veranstaltungen waren auch die Key User zugegen, die ihre jeweiligen Anforderungen zuvor in einem Lastenheft zusammengetragen hatten und diese nun mit den System-Funktionalitäten abgleichen konnten. Die Anbieterpräsentationen wurden danach unter Einbeziehung der Rückmeldungen der Key User bewertet. Dabei erreichte ams.erp die höchste Punktzahl.

ERP-Nutzung komplett im Standard

Um sich bei Entscheidung nicht allein auf das eigene Urteil zu verlassen, zogen die Verantwortlichen bei Heinz Berger die unabhängige ERP-Beratungsfirma UBK hinzu. „Wir wollten die größtmögliche Objektivität bei der Bewertung unserer teilweise eingefahrenen Abläufe erreichen“, sagt Jens Neumann, der sich sehr wahrscheinlich aber auch ohne die externe Bestätigung für ams.erp entschieden hätte. Denn die Software brachte alle für einen Einzelfertiger erforderlichen Funktionalitäten im Standard mit – sei es für die Beschleunigung des Beschaffungsprozesses, sei es für den effizienten Umgang mit Stücklisten oder sei es für den jederzeit aktuellen Überblick über den Projektstand. „Wir wollten weit mehr als das reine Einstempeln auf einen Montagearbeitsgang. Vielmehr sollte die Software mit sich verändernden Produktstrukturen im Projekt umgehen können und eine exakte mitlaufende Kalkulation bieten“, bekräftigt der ERP-Projektleiter.

Den großen Vorteil von ams.erp sieht er darin, dass zur Erlangung dieser Ziele keinerlei Anpassungen notwendig waren, was zugleich der Empfehlung des ams-Beraterteams entsprach. Natürlich musste sich das Unternehmen dabei der Software an einigen Punkten anpassen, was laut Jens Neumann allerdings leicht zu verkraften war. Gab es dennoch Diskussionsbedarf, konnte er immer den grundsätzlichen Nutzen der durchgängigen Daten aufzeigen. Jens Neumann nennt ein Beispiel: „Die Lageristen wissen aus dem System, wenn eine Bestellung getätigt wurde. Weil diese Bestellung direkt mit dem dazugehörigen Auftrag verknüpft ist, ergibt sich, was mit bestimmten Bau- oder Bestellteilen zu geschehen hat. Das Ergebnis: Die zuvor häufigen Rückfragen entfallen.“

Der Gesamtprozess startet damit, dass der Vertrieb die Angebote im ERP-System erstellt und diese bei erfolgreichem Abschluss in Aufträge gewandelt werden. Dabei werden gewisse kaufmännische Werte direkt mitgegeben. Aufgrund der Tatsache, dass bei Auftragseingang die letztliche Ausprägung der Anlagen – wie in der Einzelfertigung üblich – fast nie bekannt ist, wird ein Großteil der konstruktiven Tätigkeiten erst nach und nach über das PDM-System an das ERP-System übertragen. Die Flexibilität, in dieser Weise vorgehen zu können, wird unter anderem über die Funktionalität der „wachsenden Stückliste“ erreicht, die versionssicher alle Änderungen abbildet, welche sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da ams.erp die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuelle Projektstand zur Verfügung. Ohne Zeitverzug erfahren sie, welche Arbeiten bereits ausgeführt wurden, welche weiteren Arbeitsschritte wann anstehen und welchen Fertigungs- bzw. Lieferstatus die noch zu verbauenden Teile haben.

Jederzeit der Überblick über den Projektstatus

Ebenso besteht vollständiger Überblick darüber, in welche Richtung sich die Projektkosten entwickeln. Im Zusammenspiel mit der integrierten Personal- und Auftragszeiterfassung bringt das ERP-System standardmäßig sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und jederzeit aktuelle mitlaufende Kalkulation mit. Somit besitzen die Verantwortlichen stets in Echtzeit Zugriff auf den Status der laufenden Projekte unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten. Kostenseitige Fehlentwicklungen in der Auftragsabwicklung, die sich im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion ergeben können, lassen sich somit frühzeitig erkennen.

Jens Neumann sieht die Durchgängigkeit und die Möglichkeiten der tiefen Integration, die die ERP-Lösung u.a. in Richtung der eingesetzten PDM- und DMS-Systeme des ams-Partners Revalize (ehemals Pro.File) bietet, als große Pluspunkte, da relevante Dokumente direkt den zugehörigen Datensätzen zugeordnet werden. Dies unterstütze die Arbeitsvorbereitung ungemein, da sich beim Schreiben von Arbeitsplänen sogleich die relevanten Zeichnungen in der Vorschau anzeigen lassen. Ein Faktor, den der Projektleiter inzwischen mindestens ebenso sehr zu schätzen weiß, ist die Flexibilität der Software bei der Bereitstellung von Informationen: „Berichte über Crystal Reports anzufertigen, ist sicher auch mit anderen Systemen möglich. Die Zusatzfunktionen und Optionen zur Erstellung von Workflows und Dashboards unseres ERP-Systems sind hingegen ein Alleinstellungsmerkmal. Denn darüber können wir die für uns relevanten Inhalte selbst zusammenstellen.“ Damit steigert er die Akzeptanz für das System noch einmal erheblich, weil neben projektrelevanten Informationen auch persönliche Daten abrufbar sind, beispielsweise die Anzahl der verbliebenen Urlaubstage. Der Bedarf an solchen weiterführenden Informationen ist derart hoch, dass inzwischen ein kürzlich eingestellter Mitarbeiter im Bereich Betriebsentwicklung mit der Erstellung weiterer Dashboards betraut wurde.

Weiteres Potenzial soll ausgeschöpft werden

Insgesamt bewertet der ERP-Projektleiter das System äußerst positiv, sowohl aufgrund der bislang geleisteten Unterstützung im Rahmen der täglichen Projektabwicklung als auch hinsichtlich der Perspektiven, die es noch bietet. Er nennt das Beispiel der Arbeitsvorbereitung, die dafür sorgen muss, dass alle benötigten Komponenten zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Hier punktet ams.erp mit seiner Materialdisposition und der integrierten Unterdeckungsprüfung. Dank ihr wird automatisch ein Bestellvorschlag angelegt, sobald der Saldo in der Materialdisposition am Ende eines bestimmten Betrachtungszeitraums den festgelegten Mindestbestand unterschreitet. Zwar hatte vor der Neueinführung bereits eine Arbeitsvorbereitung existiert, allerdings mit sehr rudimentären, händischen Prozessen. Systemseitig ließen sich zuvor keine Lagerorte festlegen und es gab auch keinerlei Transparenz darüber, welche Stücklistenpositionen bereits bestellt waren, geschweige denn, wann sie geliefert werden sollten. Häufig genug stellte erst sich bei Montage heraus, dass Teile gar nicht geordert worden waren. Hier liefert ams.erp heute die entsprechenden Informationen.

Großes Potenzial zur Ablaufbeschleunigung sieht Jens Neumann zudem in der Nutzung der webbasierten Konfigurationsplattform ams.flex, über die ohne Programmierkenntnisse betriebssystemunabhängige, standardisierte Business-Apps für individuelle Geschäftsprozesse erstellen lassen. Ein neu entwickeltes, universelles Application Interface sorgt dabei für den sicheren und kontrollierten Zugriff auf ams.erp. Dasselbe Interface namens ams.erp API spielt in den Planungen des ERP-Experten auch eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Sensorik der eigenen Maschinen an die ERP-Software anzubinden und den Berger-Kunden damit künftig eine digital basierte „vorausschauende Wartung“ anbieten zu können.

Guido Piech, PR-Redakteur, ams.Solution