Proalpha Business Cockpit

Zahlen und Trends auf einen Blick

Seit 2005 steuert das Unternehmen HL Hamburger Leistungsfutter fast alle administrativen Abläufe mit Proalpha. Nun wurde das Proalpha Business Cockpit eingeführt, um wichtige Daten und Trends transparent, aktuell und auf einen Blick erfassbar darzustellen.

Relevante Kundeninformationen werden im Vertriebscockpit tagesaktuell dargestellt.

HL Hamburger Leistungsfutter stellt mit etwa 160 Mitarbeitern am Standort Hamburg Misch-, Spezial- und Heimtierfutter im großen Stil für den deutschen, aber auch internationalen Markt her. Rund 250.000 Tonnen Futtermischungen pro Jahr produziert und vertreibt HL an Kunden in etwa 40 Ländern, darunter viele osteuropäische Staaten, aber beispielsweise auch in die Vereinigten Arabischen Emirate oder Bangladesch. Mit etwa 2.000 Produkten und kundenspezifischen Mischungen werden rund 100 Millionen Euro Umsatz jährlich erzielt.

Das Unternehmen ist in den letzten Jahren jeweils deutlich gewachsen, entsprechend anspruchsvoller wird die Steuerung der Abläufe. Kurzfristig hatte die Unternehmensleitung entschieden, verschiedene individuell zugeschnittene Proalpha Business Cockpits als Business-Intelligence-Tools zu nutzen, "um Zahlen und Daten aus dem Tagesgeschäft grafisch aufbereitet, quasi mit einem Blick von oben darzustellen", erklärt Mathias Grenzendörfer, Projektleiter bei HL. "Besonders attraktiv erscheint uns, dass wir hier einerseits den kompletten, individuell zugeschnittenen Überblick ermöglichen können, andererseits bei Bedarf und Fragen mit wenigen Klicks direkt bis auf den Beleg fokussieren können." Nutzen lässt sich das - außer auf dem PC am Arbeitsplatz - auch auf externen Geräten an jedem Ort, beispielsweise per Smartphone, Tablet oder Laptop. Das System läuft in allen Standardbrowsern, auf dem Gerät muss Proalpha also nicht installiert sein. Eine VPN-Verbindung schafft bei externer Nutzung Sicherheit. Im Bedarfsfall können der Geschäftsführer oder andere Berechtigte sich also jederzeit und an jedem Ort einen schnellen und sehr aktuellen Überblick über ihren Verantwortungsbereich verschaffen.

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Als erstes Projekt wurde das "Vertriebscockpit" eingeführt. Basierend auf dem Standardcockpit wurde es intern entsprechend den speziellen Anforderungen und Wünschen der Mitarbeiter konfiguriert. "Das ist vor allem eine Customizing-Aufgabe, die Daten sind ja bereits alle vorhanden, sie müssen nur so geordnet und dargestellt werden, wie es unsere Anwender wollten", beschreibt Mathias Grenzendörfer die Vorgehensweise. "Im Hintergrund betreiben wir allerdings ein recht komplexes Kennzahlengerüst, da wir allein bei den Umsätzen unterschiedliche Berechnungsarten nebeneinander nutzen." Als zentrales Element dienen hier die Teilegruppen, also die Bereiche Misch-, Spezial- und Heimtierfutter. Hier werden Umsätze ab Werk sowie frachtfrei, Verkaufsmengen und Roherträge differenziert betrachtet. Diese und weitere Daten werden im Vertriebscockpit entsprechend tagesaktuell dargestellt.

Nur so viel wie nötig

Sinn des Cockpits ist es, dem Nutzer einen schnellen Überblick auf die für sie relevanten Informationen zu verschaffen. Dementsprechend wurden bei der Hamburger Leistungsfutter "schlanke Cockpits" erstellt. Statt möglichst viele Informationen in einer Ansicht zu konzentrieren, wurde verschiedenen Varianten der Vorzug gegeben. Neben dem "Vertriebscockpit" entstand das Cockpit für die Auftragssteuerung. Das stellt stündlich die aktuellen Auftragsbestände je Produktgruppe für die kommenden sieben Tage dar. So dürfen Auftragseingänge die Kapazitätsgrenzen der einzelnen Produktionslinien keinesfalls überschreiten, um Liefertermine sicher halten zu können. Neben den gewohnten tabellarischen Auswertungen wird hier anhand grafischer Darstellungen auf einen Blick klar, wohin die Trends laufen. "Abgelöst haben wir damit etliche, manuell erstellte Excel-Tabellen", erklärt Grenzendörfer.

Die verschiedenen Cockpits basieren alle auf der gleichen Proalpha Datenbasis, sie liefern lediglich unterschiedliche, für die Nutzergruppen angepasste Darstellungen. Das hat laut Grenzendörfer zwei Vorteile: Zum einen ergibt sich damit die Möglichkeit, vergleichsweise einfach ein schlüssiges Berechtigungskonzept zu realisieren. Zum anderen sind keine Schnittstellen zu externen Auswertungstools zu schaffen und zu pflegen, das System ist standardmäßig voll integriert. Aktuell in der Testphase ist derzeit das "Finanzcockpit", welches die für Finanzmanagement und kaufmännische Leitung relevanten Kennzahlen und Daten verdichtet darstellt. Schon heute wird das Unternehmen weitgehend über Kennzahlen gesteuert, mit dem Business Cockpit soll das komfortabler und schneller möglich werden. Trends lassen sich mit verschiedenen Zeithorizonten einfacher darstellen. Bei Auffälligkeiten ist das Finden und Verfolgen der Ursachen innerhalb von Proalpha einfach möglich. Das hilft den Verantwortlichen, das Unternehmen und seine Abteilungen auf Kurs zu halten.

Beispielhaft nennt Grenzendörfer Auswertungen in Anlehnung an die Portfolioanalyse, in denen Umsätze und Roherträge dargestellt werden, wobei die Kreisgröße über den absoluten Rohertrag grafisch informiert. Hier wird schnell klar, mit welchen Kunden, Branchen oder in welchen Regionen die im betriebswirtschaftlichen Sinn wirklich guten Geschäfte gemacht werden.

Überschaubarer Aufwand

Trotz der teilweise speziellen Datenstrukturen im Finanzbereich war der Anpassungsaufwand aus Sicht von Grenzendörfer überschaubar: "Rund drei Tage externe Dienstleistung haben wir für die Installation und Parametrisierung der Software sowie einen Tag für die Einweisung und Schulung benötigt. Das eigentliche Anpassen der vorgefertigten proALPHA Business Cockpits wird intern, also in Eigenregie vorgenommen." Dementsprechend ist HL in der Lage, die Darstellungen bei sich verändernden Anforderungen schnell anzupassen oder auch weitere Cockpits zu definieren und den Nutzern schnell zur Verfügung zu stellen.

Noch für den Herbst 2013 plant HL den Umstieg von der Version 5.1 auf 6.1, um Vorteile der modernen Bedienoberfläche, aber auch einige funktionale Neuerungen nutzen zu können. Die Cockpits werden als integraler Bestandteil der Installation automatisch migriert. kf

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