Das Unternehmen nutzt ein nach DIN EN ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem und setzt dafür eine QM-Software ein. "Nachdem wir strukturell und umsatzmäßig stark gewachsen sind, hatten unsere Audits gezeigt, dass die bis dahin bestehende Software nicht mehr zu unseren Ansprüchen passte", erklärt Dipl.-Wirtsch.-Ing. Muhammet Ay, QHSE-Administrator im Unternehmen. Die neue Lösung sollte eine systematische Dokumentation ermöglichen, mit der sich die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Prozessen und Dokumenten transparent nachvollziehen lassen. Zudem sollten sich Schnittstellen und Wechselwirkungen unternehmensweit darstellen lassen. Des Weiteren zählten zu den Anforderungen eine einfache Suchfunktion sowie eine transparente Zuordnung von Prozesskennzahlen.

Ein System, zwei Zugriffsmöglichkeiten

"Wir haben unter sechs verschiedenen Anbietern eine Nutzwertanalyse durchgeführt, wobei Consense die höchste Punktzahl erreicht hat und damit den Zuschlag erhielt", sagt Muhammet Ay. Stauff entschied sich für Consense IMS Enterprise. Die hochkonfigurierbare Softwarelösung eignet sich zum Aufbau eines transparenten und leicht zu pflegenden Qualitätsmanagement- oder integrierten Managementsystems. Die Enterprise-Version wurde für Unternehmen mit komplexen Managementsystem- oder Ablaufstrukturen, mehreren anzuwendenden Normen oder weiteren Regelwerken entwickelt. Auch für komplexe Organisationsstrukturen mit mehreren Standorten sowie den internationalen Einsatz ist sie optimiert und lässt sich durch zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten und modulare Erweiterungen auf die individuellen Anforderungen abstimmen.

Die Consense-Software ist als Desktop-Anwendung sowie als Web-Anwendung für endgeräte- und betriebssystemunabhängige Managementsysteme erhältlich. Stauff wählte beide Lösungen. Die Nutzung erfolgt über die lokal installierte Consense Suite oder per Browser über die webbasierte Lösung Consense Portal. Vorteilhaft an der Webanwendung ist der schnellere Roll-out sowie weniger Aufwand für Wartungen und Updates. Beschäftigte können damit geräte- und ortsunabhängig auf alle Prozesse und Dokumente sowie weitere Inhalte ihres Managementsystems zugreifen.

Einführungsprojekt in fünf Phasen

Ein Projektteam aus Projektleiter Muhammet Ay sowie Dipl.-Ing. Rüdiger Grewen, Leiter QHSE, und Stefan Baumbach, Teamleiter Qualitätssicherung, steuerte die Einführung. Darüber hinaus wurden alle Prozessverantwortlichen mit einbezogen, die für die verschiedenen Bereiche Key-User bestimmten und bei der Prozessdurchführung mitwirkten. Die Umsetzung fand in fünf Phasen statt. Der erste Schritt beinhaltete die Analyse, die aus der Definition der Anforderungen, der Sondierung der Anbieter sowie der Entscheidung der Geschäftsführung für die Lösung des Aachener Softwarehauses bestand. Im nächsten Schritt ging es um das Design: Die Ist-Aufnahme der Prozesse wurde vorbereitet, ein Kick-off-Meeting mit den Prozessverantwortlichen und Key-Usern gab den Startschuss zur Umsetzung, und die Beteiligten wurden geschult. Danach wurden im dritten Schritt die Prozesslandschaft gestaltet und die Prozesse aufgenommen, ausgearbeitet und modelliert. Über einen integrierten Prozesseditor ermöglicht die Consense-Software eine schnelle und einfache grafische Abbildung der Unternehmensprozesse in Form von Flussdiagrammen. Das System bestand die anschließenden Tests der Phase 4, und schließlich erfolgte im fünften Schritt der Roll-out von Consense IMS Enterprise. Die Einführung wurde parallel an die Beschäftigten kommuniziert.